Оформление деловых бумаг. Методические указания по составлению деловых бумаг
Введение ………………………………………………………………………………… | ||
1. Деловая бумага: ключевые понятия ……………………………………………... | ||
2. Функции документа ………………………………………………………………… | ||
3. Типы документов …………………………………………………………………… | ||
4. Разновидности управленческих документов ……………………………………. | ||
5. Основные свойства документа ……………………………………………………. | ||
6. Алгоритм составления деловых бумаг ……………………………………........... | ||
7. Составление и языковое оформление отдельных видов документов………… | ||
7.1. Заявление……………………………………………………………………… | ||
7.2. Доверенность…………………………………………………………………. | ||
7.3. Автобиография ………………………………………………………………. | ||
7.4. Резюме ………………………………………………………………………... | ||
7.5. Служебная записка ………………………………………………………....... | ||
Упражнения …………………………………………………………………………….. | ||
Список использованной литературы ……………………………………………….. | ||
Приложение 1. Языковые модели деловых бумаг ………………………………… | ||
Приложение 2. Образцы резюме …………………………………………………….. | ||
Приложение 3. Образцы служебных записок ……………………………………… | ||
Приложение 4. Образцы заявлений …………………………………………………. | ||
Приложение 5. Общие правила употребления сокращений …………………….. | ||
Список наиболее употребительных условных сокращений ……. | ||
Список наиболее употребительных аббревиатур ………………... |
Введение
Культура речи предполагает адекватное речевое поведение в любой конкретной ситуации. Навыки делового общения как особой разновидности речевой деятельности включают в себя, помимо прочего, и умение правильно создавать и оформлять деловые бумаги. Значительное место формированию этих навыков отводится в рамках вузовских курсов «Русский язык и культура речи» и «Стилистика и литературное редактирование», поскольку одним из основных требований к современному специалисту является владение принципами составления документов и умение выбрать для этой цели соответствующие языковые средства.
Данные методические рекомендации, призванные помочь студентам в усвоении темы «Официально-деловой стиль», особенно раздела «Деловые бумаги», имеют ярко выраженную практическую направленность. В связи с этим мы ограничились лишь необходимым минимумом теоретических сведений об основных видах деловой документации и о принципах составления отдельных жанров официально-деловых бумаг.
Свою основную задачу мы видели в том, чтобы сформировать у студентов понимание сущности правил и алгоритмов составления и оформления текстов документов в соответствии не только с языковыми нормами, но и специфическими требованиями официально-делового стиля. Развитию соответствующих умений, необходимых при составлении и редактировании разного рода документов, способствуют включенные в методические рекомендации упражнения, предполагающие как анализ фактов языка и речи, так и самостоятельную работу по составлению документа.
Основное внимание уделено справочно-информационным документам (заявлению, автобиографии, доверенности, резюме, докладной и объяснительной запискам), которые, на наш взгляд, являются наиболее востребованными в любой профессиональной сфере. При характеристике резюме было учтено несколько факторов, в том числе настоятельная потребность у студента и выпускника вуза в овладении этим жанром, отсутствие унифицированного, общепринятого образца этой деловой бумаги и, наконец, сама специфика этого жанра, заключающаяся в совмещении черт документа, с одной стороны, и PR-текста, с другой стороны.
Теоретической базой для данных методические рекомендации явились сведения, содержащиеся в ГОСТе, в справочной и учебно-методической литературе.
Методические рекомендации адресованы в первую очередь студентам НГТУ, преподавателям лингвистических дисциплин, лицам, занимающимся организацией и управлением производства, а также всем желающим повысить культуру делового общения.
Отмеченные ниже особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в
текстах документов закономерно и закреплено традицией. Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых
средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной
и эмоционально- экспрессивной окраски.
В языке деловых бумаг и документов широко используются:
Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь - это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).
Нетерминологические слова , употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).
Имена существительные - названия людей по признаку , обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).
Отглагольные существительные . Среди них особое место занимают существительные с префиксом не- (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).
Сложные отыменные предлоги
,
выражающие стандартные аспекты содержания (в
целях., в отношении, в силу, по линии, в части
и т. п.).
Предлог по
с предложным падежом для обозначения
временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего
возраста
и т. п.).
Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).
"Расщепленные" сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).
"Нанизывания" родительного падежа в цепочке имен существительных (...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).
Утверждения через отрицание , в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает..., Коллегия не отклоняет..., Ученый совет не отвергает... и т. п.).
Страдательный залог
при
необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата
гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена
и т. п.).
Действительный залог
употребляется,
когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект
юридической ответственности (Завод "Электросталь"
срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение
норм техники безопасности
и т. п.).
В языке деловых бумаг и документов широко используются
1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т.п.).
2. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т.п.).
3. Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т.п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т.п.).
4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т.п.).
5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т.п.). Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т.п.).
6. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т.п.)
7. Сложные сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т.п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т.п.).
В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.
1. Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый…, или Уважаемый…! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.
Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.
2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику.
Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, уже вытеснено словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношения.
3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо "я прошу" пишут "прошу". Вместо "я выполнил" пишут "мною выполнено". Однако нельзя сказать "мною решено". Правильно: "я решил". В целом местоимение "я" употребляется только в докладных и объяснительных записках.
4. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением "он". Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое оно составляется.
5. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т.п. Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.
2.6. Некоторые правила правописания
в деловых документах
С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных организаций и учреждений страны, а также важнейших международных организаций (Верховный Совет Российской Федерации, Организация Объединенных Наций).
С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Министерство промышленности Российской Федерации; Федерация независимых профсоюзов России).
С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России; Музыкальное училище им. Гнесиных; Политехнический музей; Первый московский часовой завод). Если перед индивидуальным названием стоит определение, тоже индивидуальное, то оба слова пишутся с прописной буквы (Государственная Третьяковская галерея; Центральный Дом журналиста).
Деловые тексты часто включают в себя различные перечни, списки, которые требуют условных обозначений. Существуют определенные технико-пунктуационные правила рубрицирования текста документа.
Для обозначения частей перечней используются:
Высший уровень членения – прописные буквы (А, Б, В и т.д.) и римские цифры (I, II, III и т.д.);
Средний уровень членения – арабские цифры (1, 2, 3 и т.д.);
Низший уровень членения – арабские цифры со скобками (1) 2) 3) и т.д.) и строчные буквы со скобками (а) б) в) и т.д.).
После строчных букв и арабских цифр со скобками не ставится точка, а после прописных букв и римских цифр ставится точка(а). 1), А. 1.). При рубрицировании со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точками с запятыми (1)…; 2)…;). Точка ставится в конце рубрик (1. … 2).), оформленных без скобок.
В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т.п. Не желательны и спонтанные (авторские) сокращения. В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращения: почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т.п.); наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т.п.); названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т.п.); слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году); денежные единицы (2000 руб., 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн.); текстовые обозначения (т.д., т.п., см., пр., напр., др., с., гл., с.г.).
Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться "Словарем сокращений русского языка" (М., 1969).
Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т.п. сокращают:
а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел;
б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн. (миллионов) рублей.
Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.
Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ). В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения – строчными (НИИСтройдормаш-Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения). По первым слогам (РОССЕЛЬМАШ).
Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. Или об-о, так как это может быть понято по разному (обязанности, обстоятельство и т.п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во.
Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.
Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке – это слово не сокращается.
Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.