Program stretnutia pracovnej skupiny. Organizačný aspekt konania stretnutí v podniku

Jednou z posvätných povinností tajomníka je príprava stretnutí, konferencií a stretnutí iniciovaných manažérmi na rôznych úrovniach. Tajomník vo väčšine prípadov vedie o takýchto udalostiach aj zápisnice. V tomto článku vám povieme, ako tieto procesy zefektívniť.

Ak chcete začať hovoriť o protokole, prvým krokom je hovoriť o príprave stretnutia. Pred takýmto podujatím je dôležité premyslieť si program, určiť zloženie účastníkov a oboznámiť sa so správami všetkých rečníkov a ďalšími materiálmi. To všetko si bude vyžadovať ďalšie úsilie, ale v dôsledku toho bude údržba protokolu oveľa jednoduchšia.

AKO UŠETRIŤ ČAS?

Podľa rôznych štúdií možno na poradách minúť od 10 do 50 % pracovného času vedúceho organizácie a ostatných zamestnancov. Na zníženie časových nákladov musia iniciátori, organizátori a účastníci stretnutí pamätať na nasledujúce pravidlá:

Na stretnutí diskutujte iba o problémoch, ktoré sa nedajú vyriešiť v práci.

Obmedzte počet účastníkov stretnutí. Je priamo úmerná dĺžke trvania akcie. Ak je trvanie stretnutia s 5 zamestnancami 1 hodina, potom s 10 účastníkmi bude s najväčšou pravdepodobnosťou trvať 2 hodiny alebo viac.

Vopred si pripravte informačné materiály na stretnutie. Výpočty, analytické správy, tabuľky, grafy, správy, foto a video materiály, prezentácie, vzorky produktov, odborné posudky musia byť poskytnuté špecializovanými odborníkmi. Ale za kontrolu pripravenosti materiálov je zodpovedný tajomník schôdze. Deň alebo dva pred podujatím by ste preto mali:

a) s pomocou zodpovedných osôb, ktoré budú robiť prezentácie, zostaviť zoznam všetkých informačných materiálov;

b) prijímať materiály v elektronickej forme od zodpovedných osôb (napríklad prezentácie, vysvetlivky a pod.);

c) prijímať tlačené abstrakty a texty správ od zodpovedných osôb.

Pre každý problém vymenujte jedného zodpovedného zamestnanca, aj keď zadanie musí vykonávať skupina ľudí.

Nestrácajte čas odhaľovaním vinníkov. Pamätajte, že hlavným účelom každého stretnutia je diskutovať o programe a rozhodovať o ňom.

AGENDA

Toto je zoznam otázok, o ktorých sa plánuje na stretnutí diskutovať. Určuje ich predseda schôdze. Na tomto procese sa však môže zúčastniť aj tajomník.

Pri vytváraní agendy použite nasledujúce pokyny:

Rozdeľte témy stretnutí, ktoré sú príliš široké, na niekoľko podtém. V prípade potreby môžu zodpovedné osoby organizovať prípravné stretnutia ku každej podtéme.

Napríklad stretnutiu naplánovanému na koniec mesiaca na tému „O implementácii plánovaných ukazovateľov hlavnými výrobnými závodmi“ by mala predchádzať séria malých stretnutí v predajniach: „O implementácii plánu zo strany zlieváreň“, „O realizácii plánu obstarávacou dielňou“, „O realizácii plánu strojárňou“, „O realizácii plánu montážnou dielňou“. Alebo stretnutiu na tému „O implementácii ERP systému v podniku“ by malo predchádzať niekoľko stretnutí: „O problémoch implementácie ERP systému vo výrobe“, „O zabezpečení komunikácie medzi ERP systémom a 1C v účtovníctve “, “O technickej podpore ERP systému a prenose dát” atď.

Zaraďte do programu otázky rovnakej dôležitosti, ktoré spája spoločná téma.. Napríklad zabezpečenie dopravy, postup pri dodaní do skladu, odoslanie a odvoz hotových výrobkov z územia podniku.

Do programu možno zaradiť aj širšiu škálu vzájomne súvisiacich problémov. Môžu sem patriť napríklad:

Nákup novej výrobnej linky;

Technologická príprava výroby;

Vykonávanie zmien projektovej a technologickej dokumentácie v súvislosti s obstaraním nového zariadenia;

Modernizácia výrobných budov a rozvoj strojových spojov;

Logistická podpora výroby.

Zároveň sa na tomto stretnutí jednoznačne neoplatí diskutovať o rekonštrukcii továrenskej kontroly či organizácii elektronických platieb za priepustky v závodnej jedálni.

Je jasné, že tajomník nemôže vždy ovplyvniť obsah agendy. Stretnutie zvoláva vedúci, ktorý zároveň načrtne okruh problematiky. A ak manažér zaradí na program jedného stretnutia nákup novej výrobnej linky na výrobu odliatkov a organizáciu jarného upratovacieho dňa na vyčistenie územia, potom sa ho už možno nepodarí presvedčiť. Z vašej strany však môžete navrhnúť, aby sa diskusia o organizovaní upratovania preniesla na iné stretnutie, napríklad skombinovaním s otázkou maľovania fasády budovy alebo usporiadaním osláv pri príležitosti narodenín organizácie.

Program zostavte len z tých záležitostí, ktoré sú v kompetencii a oblasti zodpovednosti účastníkov stretnutia. Napríklad bude zbytočné diskutovať o problémoch s dodávkami v neprítomnosti vedúceho dodávateľskej služby.
Obmedzte počet tém a bodov programu. Malo by ich byť toľko, koľko sa dá efektívne prediskutovať a vyriešiť v stanovenom časovom období. Napríklad za 1 hodinu stretnutia môžete prediskutovať 1 až 5 problémov v závislosti od rozsahu diskutovaných tém a kvality prípravy stretnutia.
Zahrnúť do programu správu o úlohách a pokynoch, ktoré boli dané na poslednom stretnutí, ak stretnutia spája spoločná téma a zloženie účastníkov. Pripravte sa na to, že aj keď takýto bod na programe nie je, predsedajúci ho môže svojim poverením uviesť. Zoznam pokynov si preto radšej vopred vytlačte – mal by ho mať predseda, zodpovedná osoba a tajomník.

ÚČASTNÍCI STRETNUTIA

Všeobecné požiadavky pre účastníkov podujatia:

Kompetencia a záujem o problémy na programe;

Dostatočne vysoká pozícia na rozhodovanie a dávanie pokynov podriadeným na základe výsledkov porady.

Zloženie účastníkov sa môže počas podujatia meniť. Ak program obsahuje témy, ktoré sa týkajú všetkých účastníkov stretnutia a problémy, ktoré sa týkajú len niektorých z nich, potom by sa mali najprv prediskutovať všeobecné otázky. Na konci tejto časti stretnutia môžu byť prepustení zamestnanci, ktorí nie sú zapojení do ďalšej diskusie.

Ako upozorniť všetkých

Informujte všetkých účastníkov stretnutia o dátume, čase, mieste, téme udalosti.

Stretnutie môžete nahlásiť telefonicky, SMS správou, emailom (s upozornením na doručenie a prečítanie) alebo osobnou návštevou.

Ak niektorý z účastníkov chýba na pracovisku z rôznych dôvodov (ročná dovolenka, dočasná invalidita, pracovná cesta a pod.), je potrebné zistiť dôvod neprítomnosti a pripomenúť zamestnancovi, ktorý absenciu nahrádza podľa náhradná schéma, že musí byť prítomný na stretnutí.

Môže byť tiež užitočné umiestniť do kalendára počítača kontextovú výzvu, ako napríklad „pripomeňte svojmu zástupcovi, aby sa zúčastnil stretnutia“.

Informácie o tom, kto a kedy dostane oznámenie o stretnutí, možno zadať do tabuľky (Príklad 1).

PRÍKLAD 1

Informovanie účastníkov stretnutia

Stretnutie sa uskutoční dňa 24. júna 2017 o 11:00 v kancelárii riaditeľa obstarávania.

Téma: Uzatváranie zmlúv s dodávateľmi na druhý polrok 2017.

Usporiadanie sedenia pre účastníkov stretnutia

Nezabudnite pripraviť tabuľku sedadiel pre účastníkov stretnutia, ak budú prítomné nasledovné:

Vyšší predstavitelia (mesto, kraj, územie, republika, federácia);

vlastníci nadnárodných korporácií a holdingov atď.;

Zástupcovia partnerských organizácií.

Ak je to možné, tajomník dostane miesto pri samostatnom stole vedľa stola predsedu (príklad 2).

Príklad 2

Tabuľka sedadiel

Kartičky s menami

Na stoly oproti príslušným miestam je potrebné umiestniť kartičky s menami s pozíciou a (alebo) celým menom. každého účastníka. Najjednoduchšou možnosťou je list papiera zložený do „domu“ (obr. 1)

Ryža. 1. Vizitka s menom účastníka stretnutia

Odznaky

V obzvlášť kritických prípadoch je potrebné pripraviť odznaky (prsné karty), na ktorých by ste mali uviesť:

CELÉ MENO. účastníci;

Ich pozície;

Názov organizácie, ktorú každý účastník zastupuje;

Lokalita, v ktorej sa nachádza zadaná organizácia.

Odznak môže obsahovať aj:

Logo organizácie, ktorú účastník zastupuje;

Logo (emblém) podujatia (stretnutia, konferencie atď.).

Odznaky môžete použiť so šnúrkou na krk alebo štipcom na bielizeň. Predávajú sa v papiernictve a predajniach kancelárskych potrieb.

Vložky s textom si môžete navrhnúť sami, potom ich vytlačiť na tlačiarni, nastrihať nožnicami a vložiť do odznakov (obr. 2).

Ryža. 2. Vlastná vložka na odznak

Ak je na prípravu vyčlenených dostatok finančných prostriedkov, vkladacie karty je možné objednať u organizácie, ktorá poskytuje tlačové služby. A na pravidelné interné stretnutia nebudú odznaky vôbec potrebné.

TRVANIE STRETNUTIA

Rôzne typy stretnutí majú rôzne množstvo času. Napríklad ranné plánovacie stretnutie môže trvať asi pol hodiny, ale medziregionálne stretnutie o konkrétnej otázke môže trvať celý deň.

Trvanie stretnutia by sa malo naplánovať vopred. Všetci účastníci musia poznať čas začiatku a konca podujatia. Pomôže vám to pracovať rýchlo a efektívne, aby ste sa nemuseli zdržiavať neskoro.

Prestávky

Ak trvanie stretnutia presiahne astronomickú hodinu (60 minút), potom je potrebné urobiť prestávky po každej akademickej hodine (45 minút).

Na obzvlášť dlhých podujatiach môžu byť poskytnuté prestávky, počas ktorých je účastníkom ponúknuté občerstvenie (sendviče, ovocie, sladkosti) a nápoje (čaj, káva, džúsy, minerálna voda atď.).

Keď je úroveň stretnutia nízka a vedľa miestnosti, kde sa stretnutie koná, je k dispozícii chladnička, kávovar a jednorazový riad pre návštevníkov kancelárie, potom si účastníci stretnutia budú môcť naliať kávu, čaj alebo vodu.

Fľaše vody a poháre sa dajú vopred položiť na stoly, za ktorými sedia účastníci stretnutia – smäd potom môžu uhasiť nielen cez prestávku, ale kedykoľvek. Je lepšie nedávať jedlo na stoly. Bude nepríjemné, ak niektorý z účastníkov pustí sendvič na obchodné papiere alebo rozleje kávu.

Stôl s občerstvením a nápojmi je lepšie postaviť v samostatnej miestnosti. Zvyčajne to robí tajomník, ale iba vtedy, ak nerobí zápisnicu. Ak sekretárka nemôže počas porady opustiť miestnosť, iný zamestnanec, ktorý je za to zodpovedný, musí zorganizovať prestávku. Alebo ako možnosť, sekretárka pripraví všetko na prestávky na kávu pred začiatkom stretnutia. Na rozšírených stretnutiach sú asistenti zvyčajne nepostrádateľní.

Časový rámec

Trvanie akcie musí byť regulované. Na dodržiavanie tohto pravidla dohliada predseda schôdze.

Pri plánovaní stretnutia nezabudnite vziať do úvahy čas potrebný na to, aby každý rečník vystúpil a každý problém, o ktorom sa má diskutovať.

Overte si u predsedu pravidlá pre každý prejav.

V prípade potreby naplánujte prestávky.

Spočítajte všetky časové úseky na kalkulačke a pripočítajte k výslednej sume

Predseda by mal byť informovaný o tom, ako dlho môže schôdza trvať. Ak súhlasí s týmto údajom, musia byť na predpisy upozornení všetci účastníci, ak nie, budú musieť byť vykonané úpravy a znovu oznámené predsedovi.

Po dohode je všetkým účastníkom stretnutia zaslaný program s časovým obmedzením (príklad 3).

PRÍKLAD 3

Agenda s časovými limitmi

ZÁPISNICA STRETNUTIA: 5 ZÁKLADNÝCH KROKOV

Protokol dokumentujú tak činnosť stálych kolegiálnych orgánov (komisie, výbory, rady a pod.), ako aj dočasných kolegiálnych orgánov – rôzne stretnutia, konferencie, semináre a konferencie.

Rozlišujú sa tieto typy protokolov:

. Stručný protokol- dokument, v ktorom je zaznamenané celé meno. a pozície účastníkov stretnutia, jeho téma, hlavné problémy, súhrn správ, prijaté rozhodnutia, zoznam úloh pre každú zodpovednú osobu. Takéto zápisnice sa zvyčajne vedú na operačných poradách.

. Úplný protokol, okrem všetkého uvedeného, obsahuje podrobné záznamy všetkých vystúpení, názorov, pozmeňujúcich a doplňujúcich návrhov a iných nuáns diskusie. Tento dokument vám umožňuje obnoviť podrobný obraz stretnutia.

Formu vyhotovenia zápisnice volí predseda schôdze alebo vedúci podniku.

Texty vystúpení a ďalšie materiály pripravené na rokovanie sú pripravené vo forme príloh. Musia byť uvedené v texte protokolu.

Tajomník je zodpovedný za to, ako presne a úplne je zaznamenaný priebeh stretnutia. Túto zodpovednosť nemožno podceňovať, pretože protokol je jediným dokumentom, ktorý odráža všetky prejavy, diskusie, pripomienky a rozhodnutia, ktoré sa musia vykonať. Počas stretnutia nemusia účastníci niečo počuť alebo mať čas si to zapísať. Toto bude ľahké obnoviť pomocou protokolu.

Krok 1: príprava pracoviska

Aby ste si uľahčili písanie minút pred začiatkom stretnutia:

. Vyberte si miesto v hale kde sa bude podujatie konať. Mal by byť viditeľný pre všetkých účastníkov osobne, prejavy predsedu, rečníkov a „repliky zo sály“ by mali byť jasne počuteľné (pozri tabuľku sedadiel v príklade 2).

. Umiestnite na stôl zoznam účastníkov stretnutia s uvedením ich celých mien. a pozície, ako aj tabuľku sedadiel. Pred začiatkom stretnutia by bolo dobré si pozorne preštudovať, kto kde sedí, a potom si podľa potreby pozrieť schému.

. Zásobte sa kancelárskymi potrebami. Vezmite si so sebou 2-3 perá, 2 ceruzky, 2 gumy.

. Skontrolujte, či kancelárske vybavenie a iné zariadenia fungujú: hodinky, diktafón, videokamera (ak je k dispozícii). Nezabudnite na napájací kábel a náhradné batérie alebo dobíjacie batérie.

Pred stretnutím si osviežte pamäť na hlavné body všetkých správ.

Krok 2: Zaznamenajte priebeh stretnutia

Okrem materiálov pripravených na rokovanie (texty správ, vystúpenia, referencie, návrhy rozhodnutí, program rokovania, zoznamy účastníkov a pod.) sa zápisnica vyhotovuje na základe zvukových záznamov, videozáznamov, prepisov alebo hrubých rukou písaných poznámok. ktoré sa uchovávajú počas stretnutia.

Ako si udržať hrubé poznámky?

1. Pripravte listy pre návrh protokolu- ich počet závisí od veľkosti agendy. Na prvý list napíšte dátum stretnutia, jeho tému, číslo zápisnice, zoznam účastníkov, program (príklad 4).

PRÍKLAD 4

Návrh zápisnice zo schôdze. List č.1

Otázky predložené na diskusiu napíšte na samostatné prázdne hárky papiera, pričom ponechajte dostatok miesta na poznámky:

List č.2: „O stave prác pri uzatváraní zmlúv na dodávku neželezných a železných kovov.“ Správa Prokhorova P.D.;

List č.3

List č.4: „O podpore prepravy zásob.“ Správa Medvedeva V.Yu.;

List č.5: ... (vyplní sa počas schôdze);

List č.6: „O stave vyrovnaní podľa uzatvorených a uzatvorených zmlúv o nákupe surovín a zásob.“ Správa Fomina K.D.;

List č.7: ... (vyplní sa počas schôdze);

List č.8: „O uzatvorení dohôd so spoločnosťou Amethyst LLC o dodávkach ocele a zliatin pre ESPZ OJSC.“ Návrhy od Telegina I.I.;

List č.9: ... (vyplní sa počas schôdze).

2. Skontrolujte, či sú prítomní všetci účastníci stretnutia. Neprítomných v návrhu protokolu prečiarknite ceruzkou – možno meškajú. Zistite dôvody neprítomnosti a meškania po stretnutí.

Čas príchodu meškajúcich zapíšte priamo do textu protokolu v zátvorkách:

V tomto prípade bude presne známe, kto z prítomných a čo konkrétne im počas stretnutia chýbalo.

3. Vyplňte položku „POSLÚČENÉ“. Na prvom hárku návrhu a na hárkoch so zodpovedajúcimi názvami správ dôsledne zaznamenajte svoje celé meno. a pozície rečníkov, témy prejavov a ich zhrnutie. Stačí zaznamenať základné informácie: dátumy, čísla, fakty. Následne poznámky porovnajte s poskytnutými textami prejavov (téz). Ak zistíte nejaké nezrovnalosti, oznámte to predsedovi stretnutia.

4. Zadajte položku „VYKONANÉ“(Ak je to nevyhnutné). Táto položka sa vyplní, keď je postup rečníkov prerušený komentármi, otázkami a námietkami ostatných účastníkov. V úplnom protokole Každá takáto poznámka by sa mala okamžite zaznamenať, najmä ak je doplnená vetou: „Zapíšte to do protokolu“. Napríklad:

Faktom je, že akékoľvek vyhlásenie môže zmeniť priebeh stretnutia a následne môže byť potrebné zdôrazniť moment, kedy a prečo sa tak stalo.

V krátkom protokole

Prvotné prijatie a overenie Investičnej žiadosti od Investičného iniciátora vykonáva Oddelenie investičných činností v súlade s ustanoveniami Pravidiel pre interakciu účastníkov investičného procesu pre tvorbu investičného programu OJSC „XXX“ .
Po skontrolovaní Žiadosti o investíciu a jej odsúhlasení s odborom ekonomického prognózovania a strategického rozvoja odbor investičných činností postupuje žiadosť o investíciu tajomníkovi odbornej rady alebo vedúcemu pracovnej skupiny.
Po prijatí investičných žiadostí vedúci pracovnej skupiny spolu s tajomníkom odbornej rady zaradí nové žiadosti do plánu zasadnutí pracovnej skupiny a vytvorí program nasledujúceho zasadnutia.
Termín najbližšieho zasadnutia pracovnej skupiny určuje vedúci pracovnej skupiny v súlade s plánom zasadnutia pracovnej skupiny. Termín zasadnutia Pracovnej skupiny, na programe ktorého je jeho žiadosť, je iniciátorovi investície oznámený minimálne 5 pracovných dní vopred.
Žiadosti o investovanie a sprievodné materiály sa zasielajú členom pracovnej skupiny najneskôr 3 pracovné dni pred zasadnutím.
Na nasledujúcom stretnutí členovia pracovnej skupiny posúdia investičné žiadosti zaradené do programu a posúdia realizovateľnosť vypracovania a realizácie navrhovaných projektov na základe efektívnosti použitých technických riešení a prognózy požadovaných nákladov.
Posudzovanie žiadostí je možné uskutočniť tak na základe predložených dokumentov bez osobnej účasti na stretnutí Investičného iniciátora, ako aj osobne na pozvanie Iniciátora a zástupcov dotknutých štruktúrnych útvarov Spoločnosti. Z iniciatívy investičného iniciátora môže byť jeho správa vypočutá na stretnutí pracovnej skupiny, ktorá odhalí podrobnosti o technických riešeniach realizovaných počas projektu.
Na základe výsledkov posúdenia Žiadosti o investíciu pracovná skupina rozhodne o prijatí, zamietnutí alebo finalizácii žiadosti. V prípade kladného rozhodnutia Pracovná skupina v prípade potreby odporučí kandidatúru technického poradcu na detailné vypracovanie jednej alebo viacerých možností technického riešenia realizácie projektu. Ak Investičný projekt nezahŕňa podstatnú technickú zložku a považuje sa za vhodný z hľadiska zadaných úloh, pracovná skupina odporúča, aby Odbor investičných činností predložil Žiadosť o investíciu Odbornej rade bez dodatočných úprav.
Ak pracovná skupina rozhodne o zamietnutí Žiadosti o investíciu alebo o jej zaslaní na prepracovanie, zápisnica zo zasadnutia obsahuje popis dôvodov takéhoto rozhodnutia.
Zápisnica z rokovania pracovnej skupiny sa dáva na vedomie investičnému iniciátorovi a oddeleniu investičných činností do troch pracovných dní odo dňa podpísania zápisnice.

Viac k téme 1. Postup prípravy a konania stretnutí pracovnej skupiny:

1. Postup prípravy a konania zasadnutí pracovnej skupiny
2. Postup prípravy a predkladania otázok na posúdenie odbornej rade
Kurnosov V.V., docent Katedry financií, Novgorodská pobočka Petrohradskej štátnej univerzity ekonómie a ekonómie ROZVOJ SOVIETNÉHO PLÁNOVANIA NA PRÍKLADE MESTSKÉHO REGIÓNU
Mechanizmus bankových pôžičiek obchodným organizáciám na doplnenie pracovného kapitálu na základe jednorazových pôžičiek a úverových liniek.

Takmer každý z nás sa už viackrát musel zúčastniť rôznych stretnutí. A myslím, že mnohí počuli od kolegov nasledujúce vyhlásenie: „Je to ďalšie stretnutie, ale kedy pracovať? Každý deň sa v našej krajine konajú státisíce stretnutí. Ale, bohužiaľ, toto je prípad, keď sa kvantita nepremieta do kvality, pretože zásada „čím viac, tým lepšie“ tu zjavne nefunguje. Len efektívne vedené stretnutia môžu priniesť hmatateľný výsledok a ovplyvniť kvalitu podniku. Chcel by som podniky, ktorých zamestnanci by sa mohli pripojiť k slávnym riadkom z básne V.V. Majakovského „Sediacich“ bolo čoraz menej:

Nebudete zaspávať od vzrušenia.
Je skoré ráno.
Vítam skoré svitanie so snom:
"Och aspoň."
Viac
Jedno stretnutie
Čo sa týka eradikácie všetkých stretnutí!

Typy stretnutí

Stretnutie - stretnutie, stretnutie, venovaný diskusii o osobitnom probléme alebo viacerých problémoch.

Typy rozšírených stretnutí sú:

sympóziu— rozšírené zasadnutie o osobitnej vedeckej otázke;
konferencie— rozšírené stretnutia, napríklad medzi vedcami a politikmi;
zjazd, zjazd- stretnutie širokého okruhu účastníkov, spravidla regionálneho, národného alebo medzinárodného rozsahu.

V rámci konkrétneho podniku sa v závislosti od hlavnej úlohy rozlišujú tieto typy stretnutí:

operatívne;
poučný;
problematické.

Klasifikácia stretnutí môže byť založená na iných kritériách, napríklad na frekvencii: plánované, neplánované.

Okrem toho sú podľa povahy stretnutia rozdelené do nasledujúcich typov:

diktátorský- charakteristické pre autoritársky typ riadenia, keď stretnutie vedie iba vedúci a má skutočné hlasovacie právo, ostatní účastníci majú len možnosť klásť otázky, nie však vyjadrovať svoje názory;
autokratický- je založená na otázkach vedúceho účastníkom a ich odpovediach na ne, spravidla neexistujú žiadne diskusie, je možný iba dialóg;
segregatívne— o správe diskutujú iba účastníci vybraní vedúcim, ostatní počúvajú a berú na vedomie prezentované informácie;
diskusia— voľná výmena názorov a vypracovanie spoločného riešenia; právo rozhodnúť sa v konečnej formulácii zostáva na manažérovi;
zadarmo— neprijíma jasný program, niekedy nemá predsedu, niekedy sa to končí rozhodnutím, ale väčšinou ide o výmenu názorov.

Spoločným stretnutím majú účastníci stretnutia príležitosť vyjadriť svoj názor na diskutované témy, sprostredkovať informácie, ktoré majú, všetkým účastníkom stretnutia, diskutovať o kontroverzných otázkach a zvážiť alternatívne riešenia. Nie nadarmo sa hovorí, že pravda sa rodí v spore.

Stretnutie je však nákladná záležitosť. Majte na pamäti, že ak má vaša organizácia hodinové stretnutie s ôsmimi ľuďmi každý deň, znamená to, že jeden zamestnanec dostáva zaplatené len za účasť na stretnutiach. Stretnutie by sa nemalo považovať za spôsob informovania zamestnancov, je to optimálny prostriedok hodnotenia a rozhodovania. Kolektívne rozhodnutie má väčšiu váhu ako individuálne rozhodnutie. Ideálne je preto stretnutie, kde sa tím potrebuje zúčastniť na diskusii o probléme a hľadaní riešení, kde je potrebné zvážiť rôzne uhly pohľadu.

Príprava stretnutia

Úspešnosť stretnutia závisí z 90% od kvality jeho prípravy. Akékoľvek stretnutie, dokonca aj to najkratšie, bude mať prospech z predbežnej práce.

Zamestnanec zodpovedný za prípravu podujatia musí najprv zistiť:

účel stretnutia,
hlavné témy na diskusiu,
zoznam účastníkov,
miesto, čas a formu.

Pripomeňme, že v mnohých organizáciách existuje určitý postup konania stretnutí, ktorý môže byť zakotvený v osobitných predpisoch. V tomto prípade je úloha výrazne zjednodušená.

Ak sa na príprave stretnutia zúčastňuje niekoľko ľudí, podnik spravidla vydá príkaz na stretnutie, ktorý určuje zloženie pracovnej skupiny a plán jej prípravy (pozri príklad 1).

Nastavenie agendy

Vypracovanie agendy je úlohou predsedu, jej dokumentácia však leží na pleciach tajomníka.

Program rokovania sa zostavuje až po určení účelu schôdze. V tomto prípade musí byť cieľ jasne formulovaný, musí mať logickú úplnosť a jednoznačný výklad. Program by mal obsahovať malý počet otázok aby sa mohli na stretnutí podrobne prediskutovať. Žiaľ, nie vždy je táto požiadavka splnená a agenda je preťažená, čo znemožňuje pripraviť a prediskutovať všetky záležitosti dopodrobna. Platí tu zásada „menej je viac“. Preto sa vždy snažte zbaviť drobných problémov, ktoré sa dajú vyriešiť mimo stretnutia.

Agenda sa spravidla vypracúva v písomnej (tlačenej) forme . Stretnutia sa, samozrejme, dajú uskutočniť aj bez vopred pripraveného zoznamu otázok, no v tomto prípade by sa na ne mali účastníci stretnutia dostať aspoň ústne. Nemyslím si, že by niekto tvrdil, že písomná agenda je efektívnejšia forma a umožňuje každému sústrediť sa na to, čo treba urobiť: pred stretnutím, počas stretnutia a po stretnutí. Je to plán podujatia. Bez nej sa stretnutia často zmenia na všeobecné diskusie, kde sa účastníci nesústredia na kľúčové otázky. Mnohí svedkovia nepripravených stretnutí sa už neraz museli potýkať s takou situáciou, keď si niekto urgentne vyžiadal informácie od ich podriadených a ostatní boli nútení strácať čas čakaním. Takéto nedostatky negatívne ovplyvňujú rytmus diskusie a následne aj jej účinnosť.

Čo sa týka skutočnosti ako zaradiť problémy do programu , existujú dva diametrálne odlišné názory.

Podľa prvého hľadiska by otázky mali byť usporiadané podľa dôležitosti a zložitosti. Argumenty sú nasledovné: na začiatku stretnutia sú zamestnanci aktívnejší, nie sú ešte unavení, a preto je lepšie prediskutovať najdôležitejšie a najzložitejšie problémy na začiatku.

Prívrženci druhého pohľadu sa domnievajú, že otázky, ktoré si vyžadujú rozsiahlu diskusiu a rozpracovanie, je najlepšie riešiť v druhej tretine stretnutia, keď fyzická a psychická výkonnosť účastníkov dosiahne svoj vrchol. Aktuálne problémy, ktoré si nevyžadujú veľa času, sa dajú vyriešiť ako prvé a tie najjednoduchšie záležitosti, zaujímavé a príjemné veci si môžete nechať na koniec.

Na základe pracovnej praxe môžeme čitateľom odporučiť, aby sa pridržiavali druhého hľadiska, pretože počnúc jednoduchšími otázkami si môžete nastaviť určitý rytmus, pretože nevyžadujú podrobné rozpracovanie, zamestnanci nemajú čas sa nimi unaviť - slúžia ako „akási rozcvička“ pred prácou na zložitejších problémoch. Keď je hlavná práca hotová a pozornosť publika opadne, môžete prejsť k diskusii o zaujímavejších otázkach, ktoré si nevyžadujú stres (v poslednej tretine stretnutia), napríklad o organizovaní firemnej akcie na počesť výročia spoločnosti. alebo o výsledkoch účasti na výstave.

Žijeme v dynamickom svete. Počas prípravy stretnutia sa v dôsledku získania spoľahlivejších a včasnejších informácií môžu priority opakovane meniť. To, čo bolo pre nás aktuálne len pred pár hodinami, sa môže stať úplne nezaujímavé. Preto by ste nikdy nemali považovať schválený program pracovného stretnutia za niečo vytesané do kameňa. V tomto prípade možno odporučiť vypracovať postup úpravy programu po jeho schválení, ktorý by mal byť premietnutý do Pravidiel konania schôdzí.

Pripravená agenda schválený manažérom, vzor takéhoto dokumentu je uvedený v príklade 2. V praxi sa však často používa zjednodušený formulár. Ako je zrejmé z príkladu 3, nemá schvaľovaciu pečiatku (dokonca existujú aj možnosti dizajnu bez podpisu zodpovedného vykonávateľa), ale tieto formy predvolania sú najbežnejšie. Prvý formulár je informatívnejší, obsahuje informácie o mieste, dátume a účastníkoch stretnutia a má schvaľovaciu pečiatku. Preto možno odporučiť jeho využitie pri najdôležitejších rokovaniach a pri pracovných a operatívnych rokovaniach môže program po predbežnom ústnom prerokovaní s predsedom podpisovať tajomník. Postup zostavovania programu je stanovený v Pravidlách pre organizovanie zasadnutí, ak ho podnik má.

Účastníci stretnutia

Po určení účelu stretnutia a okruhu otázok, ktoré sa na ňom budú diskutovať, môžete pristúpiť k výberu kandidátskych účastníkov. Na stretnutie zamestnanci by mali byť pozvaní :

ktorí robia kľúčové rozhodnutia o otázkach prednesených do diskusie (ich názor môže byť rozhodujúci);
ktorí majú v súlade so svojimi úradnými povinnosťami určité informácie o posudzovaných otázkach;
ktorí vzhľadom na povahu svojej činnosti musia byť oboznámení s informáciami prezentovanými na stretnutí;
ktorý bude organizovať realizáciu rozhodnutí stretnutia.

Mali by ste pozvať ľudí, ktorí sú schopní vyjadriť rôzne názory a zároveň sú pripravení na plodnú interakciu.

Užitočnosť stretnutia je nepriamo úmerná počtu jeho účastníkov. Množstvo odporúčané psychológmi na interné obchodné stretnutie - od 6 do 9 osôb, tým je zabezpečená vysoká produktivita, ľudia sa nestratia v mase a takáto skupina sa ľahšie ovláda. V praxi sa stretnutia konajú v menších aj väčších skupinách, pričom každá má svoje výhody a nevýhody.

Možno priložiť k programu rokovania zoznam hostí označujúce ich polohy. Robí sa to pri organizovaní veľkých stretnutí s veľkým počtom účastníkov. Toto sa aktívne praktizuje vo federálnych výkonných orgánoch. V komerčných organizáciách je lepšie zahrnúť účastníkov stretnutia a pozvaných do programu stretnutia, ako je uvedené v príklade 2.

Vo veľkých inštitúciách sa pripravujú stretnutia o najdôležitejších otázkach informácie o ich zásluhách , ktorý uvádza dôvod a účel nastolenia problému na diskusiu. Spolu s certifikátom môže byť ponúkaný návrh rozhodnutia .

Ak sa stretnutia zúčastní veľký počet ľudí, vedúcich pobočiek, dcérskych spoločností alebo zástupcov organizácií tretích strán, pošlite pozvánky (oznámenia) na stretnutie. Takýto dokument zvyčajne pozostáva z:

odvolania;
informácie o dátume, mieste a čase konania;
agenda;
pozvánky na účasť;
žiadosti o potvrdenie účasti na stretnutí.

Pozvánky (oznámenia) podpisujú osoby zodpovedné za prípravu podujatia. Možná konštrukčná možnosť je uvedená v príklade 4.

Typ stretnutia, ktoré by malo byť účastníkom distribuované, závisí aj od typu stretnutia. Typicky je toto:

pozvánka (oznámenie) na stretnutie, vystavená na hlavičkovom papieri organizácie, príp
agendu vo forme prijatej v podniku.

Program by mal byť zaslaný niekoľko dní pred podujatím (zvyčajne 3-5 dní), aby mali účastníci možnosť sa pripraviť. K nej sú priložené materiály na prerokovanie (návrhy správ ku každej problematike, informačné materiály prezentované zodpovednými osobami). Takáto podporná dokumentácia môže byť zaslaná neskôr - 1-2 dni pred stretnutím. V tomto prípade by ste mali brať do úvahy skutočný pomer množstva informácií, s ktorými je potrebné sa oboznámiť, a zostávajúceho času.

Organizátori stretnutí musia účastníkom nielen posielať pozvánky (alebo programy), ale aj podporovať spätnú väzbu. Malo by sa ujasniť, či sa budú môcť zúčastniť a či potrebujú technické prostriedky.

Príprava podkladov na stretnutie (správy, informačné materiály)

Takže nikto nebude čítať 10-15 strán pevného textu malým písmom. Nešetrite preto na svojich zamestnancoch a používajte optimálnu veľkosť písma – 12. Menší text možno použiť napríklad na poznámky pod čiarou na stránke.

Nepoužívajte príliš veľa štýlov písma súčasne (stačia 2, napr. tie najbežnejšie - Times New Roman a Arial). Je lepšie zvýrazniť časti textu pomocou rôznych štýlov (kurzíva, tučné písmo) alebo podčiarknutie.

Premyslite si, koľko úrovní nadpisov v texte budete potrebovať, potrebujete ich očíslovať, ako zvýrazníte názvy tabuliek, diagramov a obrázkov? To všetko pomôže čitateľovi rýchlo sa orientovať v dokumente.

Hlavná vec je, že zvolená logika formátovania nie je narušená v rámci jedného dokumentu a je žiaduce, aby sa dodržiavala (aj s malými odchýlkami) v celom súbore materiálov.

Možno podporiť prejavy účastníkov písomné správy . Upozorňujeme, že správa je jedným z najdlhších obchodných dokumentov. Jeho písanie je jednou zo zručností potrebných pre úspešnú kariéru. Preto dáme niekoľko zásadných odporúčaní na vypracovanie textu správy. To by malo byť:

tak stručné, ako to dovoľuje obsah a účel;
zrozumiteľné (jednoduché, nie mätúce);
logické;
štruktúrovaný.

Veľmi často je účelom napísania správy nejakým spôsobom ovplyvniť čitateľov: presvedčiť ich, aby prijali určitý uhol pohľadu, zmenili vlastný názor alebo urobili konkrétne kroky. Správa musí byť adresovaná vopred určenej skupine, musí obsahovať presvedčivé argumenty a predvídať možné námietky.

Okrem správ sa pripravujú na stretnutie informačné materiály , ktoré reproduktory používajú. Nie nadarmo hovorí ruské príslovie: „Je lepšie raz vidieť, ako stokrát počuť. Vizuálnych pomôcok je veľké množstvo. Napríklad dva jednoduché grafy môžu byť efektívnejšie ako jeden zložitý a dajú sa ľahšie a rýchlejšie zostrojiť. Moderná počítačová technika vám umožňuje zahrnúť do správy mnoho grafických obrázkov vrátane farebných ilustrácií.

Príprava priestorov

Miestnosť určená na rokovanie musí byť vopred pripravená.

Pár hodín predtým ho treba vyvetrať alebo zapnúť klimatizáciu.

Stoličky by mali byť starostlivo usporiadané a ich počet by mal byť o 1-2 vyšší ako plánovaný počet účastníkov a pozvaných. Koniec koncov, počas diskusie môže byť naliehavo potrebné pozvať jedného zo zamestnancov. Potom si budú mať kde sadnúť.

Na stoloch by mali byť písacie potreby (perá, ceruzky a listy papiera A4 alebo pohodlné zošity A5 alebo väčšie). Odporúča sa používanie písacích potrieb so značkovými symbolmi.

Minerálka a poháre sú položené na stoloch, ktoré sú položené obrátene na obrúsky a ich počet by mal byť o 1-2 väčší ako prítomných.

Ak sa kvôli prehľadnosti používajú značkovacie dosky, je potrebné poskytnúť niekoľko viacfarebných značkovačov, ako aj takzvanú „gumu“ vopred namočiť špeciálnou kvapalinou.

Ak používate technické prostriedky, musíte ich nainštalovať vopred, oboznámiť sa s prevádzkovým poriadkom a skontrolovať ich funkčnosť a zabezpečiť možnosť pripojenia notebookov. Pri používaní diapozitívov sa uistite, že sú na stretnutí k dispozícii a premietacie plátno umiestnite tak, aby ho videli všetci prítomní.

Môže byť potrebné exotickejšie vybavenie. Napríklad v potravinárskych podnikoch je možné vykonať ochutnávku produktu a porovnať ho s produktmi konkurencie. V tomto prípade je potrebné zabezpečiť jednorazový riad pre každého účastníka.

Niektoré spoločnosti z bezpečnostných dôvodov nepovoľujú nosenie mobilných telefónov na stretnutia. V takom prípade by malo byť možné ich uložiť u sekretárky manažéra.

Organizovanie stretnutia

Ak je program nabitý, tak Odporúčame stanoviť pravidlá diskusie . Usmerňuje účastníkov a pomáha predsedovi kontrolovať priebeh stretnutia. Vzorový program stretnutia na prediskutovanie jedného problému môže vyzerať takto:

úvodné slovo (určené sú časové limity priebehu stretnutia a približný čas jeho skončenia) - najviac 10 minút;
hlavná správa - do 30 minút;
otázky pre rečníka - nie viac ako 2 minúty. každý;
koreferát, správa - nie viac ako 10 minút;
otázky na spoluprednášajúceho - nie viac ako 1 minútu. každý;
prejavy - 5-7 minút. každý;
odpoveď rečníka - nie viac ako 5 minút;
odpovede spoluprednášajúcich – nie viac ako 3 minúty. každý;
informácie počas stretnutia - nie viac ako 3 minúty;
čítanie návrhu rozhodnutia - nie viac ako 3 minúty;
zhrnutie stretnutia - nie viac ako 10 minút.

Maximálne trvanie Stretnutia by nemali presiahnuť tri až štyri hodiny denne. Na základe psychofyziologických charakteristík človeka sa odporúča urobiť prestávku po 1,5 - 2 hodinách práce na 15 minút.

Konkrétny čas zasadnutia určí predsedajúci. V tomto prípade by sa mali brať do úvahy ľudské biorytmy. Ergonomické štúdie teda zistili, že najlepší čas na rozhodovanie je neskoro ráno. Psychológovia odporúčajú organizovať väčšinu stretnutí v popoludňajších hodinách. Podľa teórie biorytmov má človek dva vrcholy výkonnosti – medzi 9-12 hodinou a medzi 16-18 hodinou. Aj keď dlhé porady na konci dňa môžu ľudí prinútiť robiť rýchle a nie vždy optimálne rozhodnutia. Úspech nezávisí od dĺžky stretnutia, ale od toho, akí sú všetci jeho účastníci aktívni.

V priemere sa trvanie stretnutí v podniku pohybuje od 30 minút do 2 hodín. Mali by ste sa snažiť, aby stretnutie bolo čo najkratšie, pokiaľ to vaše ciele dovoľujú. Nie je žiadnym tajomstvom, že v mnohých firmách sa stretnutia o problémoch, ktoré by sa dali prediskutovať za 20 minút, zmenia na dlhú 2-hodinovú diskusiu. Svet nazbieral veľa skúseností s racionálnymi a dokonca originálnymi riešeniami tohto problému. Napríklad v niektorých japonských korporáciách zamestnanci vojdú do haly a tam sa schôdza koná v stoji. Niet pochýb, že takéto diskusie sa zmestia do odborníkmi odporúčaného časového rámca – hodina, maximálne jeden a pol. Je pre mňa ťažké predstaviť si túto formu stretnutí v ruských podnikoch - z hľadiska obchodnej organizácie sme stále ďaleko od Japonska, ale stále máme všetko pred sebou.

informatívne a operatívne stretnutia by nemali presiahnuť 20-30 minút a problematické - 1,5-2 hodiny;
diskusia o jednom komplexnom probléme by nemala trvať dlhšie ako 40-45 minút;
po 30-40 minútach práce začne pozornosť účastníkov slabnúť;
po 70-80 minútach sa objaví fyzická únava;
po 80-90 minútach sa vyvíja negatívna aktivita - začínajú rozhovory a vonkajšie aktivity;
Ak stretnutie pokračuje bez prestávky dlhšie ako 2 hodiny, objavia sa účastníci, ktorí súhlasia s akýmkoľvek rozhodnutím.

Dokumentácia zo stretnutia

To najdôležitejšie sa začína hneď po stretnutí. Koniec koncov, jeho účinnosť bude závisieť od implementácie prijatých rozhodnutí. Na tento účel je potrebné vypracovať protokol, v ktorom sú písomne zaznamenané rozhodnutia s uvedením zodpovedných vykonávateľov a termínov na splnenie úlohy. Zvyčajne na konci stretnutia predsedajúci zhrnie diskusiu a stručne oznámi, aké opatrenia je potrebné vykonať, kto a kedy. Je to protokol, ktorý dokumentuje dosiahnuté dohody a naznačuje smery budúcej práce.

Zápisnica je povinnou súčasťou záverečnej fázy stretnutia. Zápisnica zaznamenáva priebeh diskusie o problémoch a prijaté rozhodnutia. Protokol odráža činnosti spoločného rozhodovania kolegiálneho orgánu alebo skupiny pracovníkov.

V závislosti od typu stretnutia a iných faktorov možno zostaviť nasledovné: protokolové formuláre :

plný protokol, ktorý obsahuje záznam všetkých vystúpení na stretnutí (zaznamenáva sa v ňom prerokovaná problematika a prijaté rozhodnutia, vystúpenia účastníkov, otázky, pripomienky a pod.);
stručný protokol, ktorý obsahuje mená rečníkov a stručné poznámky k téme prejavu, prijatým rozhodnutiam (bez podrobností o diskusii).

O tom, akú formu zápisnice na schôdzi vyhotoví, rozhoduje vedúci kolegiálneho orgánu alebo vedúci organizácie.

Zápisnica je vo svojej podstate zhrnutím stretnutia. Môže tvoriť základ pre diskusiu o problémoch, ktoré sa objavia na nasledujúcom stretnutí. Z tohto dokumentu budú môcť tí, ktorí sa na schôdzi neúčastnia, získať cenné informácie (môžu zahŕňať kľúčových vedúcich pracovníkov, ktorí neboli pozvaní na diskusiu). Preto je pri zostavovaní protokolu potrebné zahrnúť tieto body:

dátum a čas workshopu;
účastníci;
agenda a jej výkon;
prijaté rozhodnutia;
plánované akcie;
zodpovední vykonávatelia;
dobu vykonania.

Zápisnicu vedie počas rokovania tajomník, ktorý si robí poznámky (stenografy) alebo páskou vystúpenia účastníkov rokovania. Hlavnou odbornou kvalitou sekretárky by mala byť schopnosť počúvať, čo je v súčasnosti nedocenená vlastnosť. Väčšina ľudí na stretnutí často začne hovoriť naraz. Zo všetkých slov, ktoré používame, len malá časť nesie objektívne informácie, ktoré sa oplatí zaznamenať v dokumente. Mnoho ľudí zarámuje svoje myšlienky slovami, ktoré vyjadrujú, čo cítia o publiku alebo čo cítia o skupine. Vytiahnuť podstatu z takéhoto prúdu slov si vyžaduje značnú koncentráciu pozornosti, ako aj znalosť základných obchodných procesov organizácie. Tým, ktorí zaznamenávajú, dáme niekoľko odporúčaní:

vnímať fakty a myšlienky, nielen slová;
počúvať slová o akciách: dokončené, navrhnuté alebo schválené;
označte slová, ktoré by hovorili o možných zmenách;
neváhajte a vyjasnite si s prítomnými, ak ste nezachytili alebo nepochopili rozhodnutie prijaté počas aktívnej diskusie alebo nadchádzajúcej akcie;
Pred prechodom na ďalší bod diskusie zhrňte predchádzajúce. V tomto prípade spravidla predsedajúci požiada nahlas prečítať návrh rozhodnutia a v prípade potreby ho upraví (treba si uvedomiť, že ak bola na rokovanie vytvorená pracovná skupina, tak práve táto skupina by mala pripraviť návrh rozhodnutia) a úloha tajomníka Zahŕňa iba zaznamenanie prijatého rozhodnutia do návrhu protokolu.

Návrh protokolu má množstvo funkcií. Ak to trvalo niekoľko dní, dátumy začiatku a konca stretnutia sú označené pomlčkou. Číslo protokolu je poradové číslo zasadnutia kolegiálneho orgánu zo začiatku roka.

Protokol znamenia predseda a tajomník. Pri obzvlášť dôležitých príležitostiach by rečníci mali schváliť protokolu sú víza nalepené na ľavom okraji dokumentu, na úrovni nahrávky prejavu.
S protokolom sa ukladajú materiály predložené na posúdenie: certifikáty, správy, projekty atď., ktoré sa vyhotovujú ako prílohy.

Čas vyhradený na prípravu zápisnice spravidla závisí od typu stretnutia a mal by byť zakotvený v miestnych predpisoch podniku. Zápisnica je zvyčajne dokončená do niekoľkých hodín po schôdzi alebo nasledujúci deň, pričom tajomník, predseda a všetci prítomní majú na diskusiu čerstvé spomienky.

Kópia zápisnice musí byť zaslaná všetkým účastníkom schôdze a výpis zo zápisnice musí byť zaslaný zodpovedným za konkrétne záležitosti, ktorí neboli prítomní na schôdzi. ktorý by obsahoval iba informácie potrebné na vybavenie objednávky. Ukážka registrácia výpisu zo zápisnice z výrobnej porady je uvedená v príklade 5. Termín zasielania kópií zápisnice účastníkom porady alebo výpisov zo zápisnice je potrebné určiť v miestnych predpisoch podniku.

zvyčajne kópiu protokolu sa vykonáva vyhotovením fotokópie originálu zápisnice podpísanej predsedom a tajomníkom schôdze. V tomto prípade je dokument umiestnený v pravom hornom rohu pečiatka "KOPÍROVAŤ" a nie „SPRÁVNA KÓPIA“, ako sa to robí v mnohých organizáciách, a na konci protokolu sa vyhotoví certifikačná poznámka v súlade s GOST R6.30-2003: pri osvedčovaní kópie dokumentu sa umiestni certifikačná poznámka pod detailom „Podpis“. „Pravda“, postavenie osoby, ktorá kópiu osvedčila, jej vlastnoručný podpis a odpis podpisu (iniciály, priezvisko), dátum osvedčenia(Pozri príklad 6). V tomto prípade osoba, ktorá má právo overovať kópie protokolov, musí mať takéto právomoci podľa miestnych predpisov podniku, napríklad to môže byť vyjadrené v pokynoch pre prácu v kancelárii.

Kópia protokolu (ako aj výpis z protokolu) je povolená osvedčiť pečaťou organizácie, určí podľa vlastného uváženia. Kópie dokumentov (na výpisoch) používaných v rámci organizácie však spravidla nie sú opečiatkované. Preto nie je prítomný v našich príkladoch 5 a 6.

Ak robíte kópiu viacstranového protokolu, potom je potrebné okopírované listy dokumentu najskôr zviazať a osvedčenie sa v tomto prípade vykoná na zadnej strane posledného listu dokumentu. V praxi nie sú viazané viacstranové kópie používané len v rámci organizácie.

Kontrola môžu byť aktuálne a vecné. Zodpovednosť za časovú kontrolu je pridelená útvaru riadenia kancelárie a vecnú kontrolu vykonáva priamy nadriadený. Na nasledujúcom stretnutí môžete informovať zamestnancov o plnení rozhodnutí z predchádzajúceho stretnutia.

V súlade s čl. 5 Zoznamu štandardných riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií (2000) sú ustanovené nasledovné doby uchovávania protokolov :

zápisnica z kolegiálneho výkonného orgánu organizácie (kolégia, rada, riaditeľstvo, správna rada atď.) - neustále;
protokoly vedeckých, odborných, metodických, poradných orgánov organizácie (výbory, komisie, rady a pod.) - neustále;
zápisnice zo stretnutí s vedúcim organizácie - neustále;
zápisnice zo stretnutí pracovných kolektívov organizácie - neustále;
zápisnice zo zasadnutí štrukturálnych divízií organizácie - 5 rokov EPC;
zápisnice z valných zhromaždení akcionárov a akcionárov – neustále.

Väčšina protokolov má trvalú trvanlivosť, ktorá určuje dôležitosť práce s týmto typom dokumentov v podniku. Preto je dôležité nielen archívne uloženie, ale aj organizácia operatívneho uloženia protokolov v podniku v súlade so schválenou nomenklatúrou prípadov.

Elektronická správa dokumentov a stretnutia: čo majú spoločné?

Podniky čoraz viac pociťujú potrebu efektívneho riadenia. K tomu smeruje zavedenie elektronických systémov správy dokumentov (EDMS). Upozorňujeme na skutočnosť, že mnohé EDMS obsahujú modul určený na automatizáciu toku dokumentov, ktoré sprevádzajú zasadnutia kolegiálnych riadiacich orgánov. Je schopný efektívne riešiť nasledujúce úlohy:

plánovanie a príprava stretnutí;
poskytnúť manažérovi pohodlné prostriedky na analýzu predchádzajúcich stretnutí;
monitorovanie implementácie rozhodnutí prijatých po stretnutí.

V tej či onej forme (v závislosti od konkrétneho softvéru) možno implementovať nasledujúce funkcie:

zostavenie návrhu programu rokovania;
zasielanie správ exekútorom zodpovedným za prípravu návrhov rozhodnutí;
prijímanie návrhov rozhodnutí a osvedčení od zodpovedných vykonávateľov;
príprava balíka dokumentov na stretnutie;
distribúcia balíka dokumentov účastníkom stretnutia;
rozosielanie pozvánok, programov;
príprava zápisnice zo schôdze;
monitorovanie implementácie rozhodnutí schôdze.

Ak EDMS implementuje plnohodnotnú jednotku na automatizáciu kontroly vykonávania objednávok, potom vám umožňuje generovať potrebný reporting. Spravidla môžete vykonať výber podľa:

F.I. O. vedúci, ktorý dal príkaz;
F.I. O. zodpovedný vykonávateľ;
lehota na vykonanie príkazov;
objednávky po lehote splatnosti.

Správne používanie EDMS je navrhnuté tak, aby nám uľahčilo prácu a uvoľnilo čas na riešenie problémov, s ktorými si stroje zatiaľ nevedia poradiť.

* * *

Keď vezmete do úvahy, že priemerný generálny riaditeľ veľkého podniku trávi 17 hodín týždenne, výkonný riaditeľ 23 hodín týždenne a manažér na strednej úrovni 11 hodín týždenne navštevovaním stretnutí, ich efektívne vedenie môže ušetriť veľa užitočného času. energie. A váš príspevok k tejto ušľachtilej veci môže byť významný!