A munkacsoport ülésének napirendje. A találkozók szervezési vonatkozása a vállalkozásnál

A titkár egyik szent feladata a különböző szintű vezetők által kezdeményezett értekezletek, konferenciák, ülések előkészítése. Az ilyen eseményekről a legtöbb esetben a titkár is jegyzőkönyvet vezet. Ebben a cikkben elmondjuk, hogyan teheti hatékonyabbá ezeket a folyamatokat.

Ahhoz, hogy a protokollról beszéljünk, az első lépés az ülés előkészítéséről. Egy ilyen esemény előtt fontos átgondolni a napirendet, meghatározni a résztvevők összetételét, és megismerkedni az összes előadó beszámolójával és egyéb anyagokkal. Mindez további erőfeszítéseket igényel, de ennek eredményeként a protokoll karbantartása sokkal könnyebb lesz.

HOGYAN SPÓROLJON IDŐT?

Különböző tanulmányok szerint a szervezet vezetője és a többi dolgozó munkaidejének 10-50%-a fordítható értekezletekre. Az időköltségek csökkentése érdekében a találkozók kezdeményezőinek, szervezőinek és résztvevőinek emlékezniük kell a következő szabályokra:

Az értekezleten csak azokat a kérdéseket vitassák meg, amelyeket a munka során nem lehet megoldani.

Korlátozza az értekezletek résztvevőinek számát. Ez egyenesen arányos az esemény időtartamával. Ha egy 5 fős megbeszélés időtartama 1 óra, akkor 10 vagy több résztvevő esetén nagy valószínűséggel 2 vagy több órát vesz igénybe.

A találkozóra előzetesen tájékoztató anyagokat készítsen. A számításokat, elemző jelentéseket, táblázatokat, grafikonokat, jelentéseket, fotó- és videóanyagokat, prezentációkat, termékmintákat, szakvéleményeket erre szakosodott szakembereknek kell biztosítaniuk. De az anyagok készenlétének ellenőrzéséért az ülés titkára a felelős. Ezért egy-két nappal az esemény előtt:

a) prezentációt készítő felelős személyek segítségével összeállítja az összes információs anyag listáját;

b) elektronikus formában átvenni a felelős személyektől anyagokat (például prezentációkat, magyarázó jegyzeteket stb.);

c) átveszi a felelős személyektől nyomtatott kivonatokat és jelentések szövegeit.

Minden kérdéshez jelöljön ki egy felelős alkalmazottat, még akkor is, ha a megbízást egy csoportnak kell végrehajtania.

Ne vesztegesse az időt a bűnösök feltárásával. Ne feledje, hogy minden ülés fő célja a napirend megvitatása és az azzal kapcsolatos döntések meghozatala.

NAPIREND

Ez azoknak a kérdéseknek a listája, amelyeket az ülésen terveznek megvitatni. Ezeket az ülés elnöke határozza meg. Ebben a folyamatban azonban a titkár is részt vehet.

A napirend kialakítása során kövesse az alábbi irányelveket:

Bontsa fel több altémára a túl tág értekezleti témákat. Szükség esetén a felelősök az egyes altémákhoz előkészítő értekezletet tarthatnak.

Például a hónap végére tervezett megbeszélést „A főbb gyártóüzemek tervezett indikátorainak végrehajtásáról” témában egy sor kisebb megbeszélés előzze meg az üzletekben: „A terv végrehajtásáról öntöde”, „A terv beszerző műhely általi megvalósításáról”, „A terv gépműhely általi megvalósításáról”, „A terv összeszerelő műhely általi végrehajtásáról”. Vagy az „ERP-rendszer bevezetéséről a vállalatban” témájú megbeszélést több találkozónak kell megelőznie: „Az ERP-rendszer termelésben történő bevezetésének problémáiról”, „Az ERP-rendszer és az 1C közötti kommunikáció biztosításáról a könyvelésben ”, „Az ERP rendszer technikai támogatásáról és az adatátvitelről” stb.

Tegye napirendre az egyenlő jelentőségű kérdéseket, amelyeket egy közös téma egyesít.. Például a szállítás biztosítása, a raktárba szállítás eljárása, a késztermékek kiszállítása és elszállítása a vállalkozás területéről.

Az egymással összefüggő problémák szélesebb köre is napirendre kerülhet. Ilyenek lehetnek például:

Új gyártósor vásárlása;

Gyártás technológiai előkészítése;

Tervezési és technológiai dokumentációk módosítása új berendezések beszerzésével kapcsolatban;

Termelő épületek korszerűsítése és gépcsatlakozások fejlesztése;

A termelés logisztikai támogatása.

Ugyanakkor a gyári ellenőrzőpont rekonstrukciója vagy a gyári étkezdében a bérletek elektronikus fizetésének megszervezése nyilvánvalóan nem érdemes ezen az ülésen megvitatni.

Nyilvánvaló, hogy a titkár nem mindig tudja befolyásolni a napirend tartalmát. Az értekezletet a vezető hívja össze, aki felvázolja a kérdések körét is. És ha a menedzser egy értekezlet napirendjére felveszi az öntvénygyártáshoz szükséges új gyártósor beszerzését és a tavaszi nagytakarítási nap megszervezését a terület megtisztítására, akkor előfordulhat, hogy nem sikerül meggyőzni. De a maga részéről javasolhatja, hogy a takarítás megszervezésének megvitatását egy másik találkozóra vigye át, például egy épület homlokzatfestésének kérdésével vagy ünnepségek tartásával a szervezet születésnapja alkalmából.

Csak azokból a kérdésekből állítson össze napirendet, amelyek az ülés résztvevőinek hatáskörébe és felelősségi körébe tartoznak. Például hiábavaló lesz az ellátási kérdések megvitatása az ellátási szolgálat vezetőjének távollétében.
Korlátozza a napirenden szereplő témák és pontok számát. Legyen belőlük annyi, amennyit hatékonyan meg lehet beszélni és megoldani a megadott időn belül. Például egy értekezlet 1 órájában 1-5 kérdést lehet megvitatni, a megvitatott témák nagyságrendjétől és a megbeszélés előkészítésének minőségétől függően.
A napirendbe vegye fel a legutóbbi ülésen adott feladatokról és utasításokról szóló beszámolót, ha a találkozókat egy közös téma és a résztvevők összetétele köti össze. Készüljön fel arra, hogy ha nincs is ilyen napirendi pont, az elnök felhatalmazásával előterjesztheti. Ezért jobb, ha előre kinyomtatja az utasítások listáját - az elnöknek, a felelős személynek és a titkárnak rendelkeznie kell vele.

TALÁLKOZÓ RÉSZTVEVŐK

Általános követelmények a rendezvény résztvevőivel szemben:

Hozzáértés és érdeklődés a napirenden lévő kérdések iránt;

Elég magas pozíció ahhoz, hogy az értekezlet eredményei alapján döntéseket hozzon és utasításokat adjon a beosztottaknak.

A résztvevők összetétele a rendezvény ideje alatt változhat. Ha a napirenden olyan témák szerepelnek, amelyek az értekezlet összes résztvevőjét érintik, és olyan kérdések, amelyek csak néhányukra vonatkoznak, akkor először az általános kérdéseket kell megvitatni. Az értekezlet ezen részének végén a további megbeszélésekben részt nem vevő alkalmazottak elengedhetők.

Hogyan értesítsünk mindenkit

Tájékoztassa az ülés valamennyi résztvevőjét az esemény dátumáról, időpontjáról, helyszínéről, témájáról.

A találkozót telefonhívással, SMS-ben, e-mailben (kézbesítési és olvasási értesítéssel) vagy személyes látogatással jelentheti be.

Ha valamelyik résztvevő különböző okok miatt (éves szabadság, átmeneti rokkantság, üzleti út stb.) hiányzik a munkahelyéről, a távollét okát ki kell deríteni, és emlékeztetni kell a távollévőt helyettesítő munkavállalót a helyettesítési terv szerint jelen kell lennie az ülésen.

Hasznos lehet az is, ha felugró ablakot vesz fel a számítógépes naptárába, például „emlékeztesse helyettesét, hogy vegyen részt az értekezleten”.

Táblázatba beírható az az információ, hogy ki és mikor kapott értesítést a találkozóról (1. példa).

1. PÉLDA

Az értekezlet résztvevőinek értesítése

A megbeszélésre 2017. június 24-én 11.00 órakor kerül sor a beszerzési igazgatói irodában.

Téma: Szállítókkal történő szerződéskötés 2017. második félévre.

Ülésrend a találkozó résztvevői számára

Feltétlenül készítsen ültetési táblázatot az ülés résztvevői számára, ha a következők jelen lesznek:

Magasabb tisztségviselők (város, régió, terület, köztársaság, szövetség);

Transznacionális vállalatok és holdingok tulajdonosai stb.;

Partnerszervezetek képviselői.

A titkárnak lehetőség szerint az elnöki asztal mellett külön asztalnál kell helyet biztosítani (2. példa).

2. példa

Ültetési rend

Névkártyák

A megfelelő helyekkel szemben lévő asztalokon névkártyákat kell elhelyezni a pozícióval és (vagy) teljes névvel. minden résztvevő. A legegyszerűbb lehetőség egy „házba” hajtogatott papírlap (1. ábra)

Rizs. 1. Az értekezlet résztvevőjének névjegykártyája

Jelvények

Különösen kritikus esetekben elő kell készíteni kitűzőket (mellkártyákat), amelyeken fel kell tüntetni:

TELJES NÉV. résztvevők;

pozícióik;

Az egyes résztvevők által képviselt szervezet neve;

Az a hely, ahol a megadott szervezet található.

A jelvény a következőket is tartalmazhatja:

A résztvevő által képviselt szervezet logója;

A rendezvény logója (embléma) (találkozók, konferenciák stb.).

Használhat jelvényeket zsinórral vagy ruhacsipesszel. Írószer- és irodaszer boltokban értékesítik.

Szöveges betéteket saját maga is megtervezhet, majd nyomtatóra nyomtathatja, ollóval kivághatja és kitűzőkbe rakhatja (2. ábra).

Rizs. 2. Saját tervezésű jelvénybetét

Ha elegendő pénz áll rendelkezésre az előkészítésre, a betétkártyákat egy nyomdai szolgáltatást nyújtó szervezettől lehet megrendelni. A rendszeres belső értekezletekhez pedig egyáltalán nem lesz szükség jelvényekre.

A TALÁLKOZÁS IDŐTARTAMA

A különböző típusú találkozók eltérő időtartamúak. Például egy délelőtti tervezési értekezlet körülbelül fél órát vehet igénybe, míg egy adott kérdéssel foglalkozó régióközi értekezlet akár az egész napot is igénybe veheti.

A találkozó időtartamát előre meg kell tervezni. Minden résztvevőnek ismernie kell az esemény kezdési és befejezési idejét. Ezzel gyorsan és hatékonyan dolgozhat, így nem kell elkésnie.

Szünetek

Ha az ülés időtartama meghaladja a csillagászati órát (60 perc), akkor minden tanulmányi óra (45 perc) után szünetet kell tartani.

Különösen hosszú rendezvényeken szünetek biztosíthatók, amelyek során a résztvevőket harapnivalókkal (szendvicsek, gyümölcsök, édességek) és italokkal (tea, kávé, gyümölcslevek, ásványvíz stb.) kínálják.

Ha alacsony a megbeszélés szintje, és a terem mellett, ahol a találkozó zajlik, hűtő, kávéfőző és eldobható edények állnak az iroda látogatói rendelkezésére, majd a találkozó résztvevői kávét, teát vagy vizet tölthetnek maguknak.

Az asztalokon, amelyeknél a találkozó résztvevői ülnek, előre elhelyezhetők a vizespalackok és poharak – így nem csak szünetben, hanem bármikor olthatják szomjukat. Jobb, ha nem teszünk ételt az asztalokra. Kínos lesz, ha az egyik résztvevő szendvicset ejt az üzleti papírokra, vagy kiönti a kávét.

Jobb, ha egy külön szobában terítjük meg az asztalt harapnivalókkal és italokkal. Ezt általában a titkár végzi, de csak akkor, ha nem vesz jegyzőkönyvet. Ha a titkár az értekezlet alatt nem hagyhatja el a termet, egy másik, erre kijelölt munkatárs köteles szünetet szervezni. Vagy lehetőségként a titkár mindent előkészít a kávészünetekre az ülés kezdete előtt. A hosszabb megbeszéléseken az asszisztensek általában nélkülözhetetlenek.

Időkeret

A rendezvény időtartamát szabályozni kell. E szabály betartását az ülés elnöke ellenőrzi.

A találkozó megtervezésekor ügyeljen arra, hogy minden felszólalónak mennyi időre van szüksége a felszólalásra, és minden egyes megvitatandó kérdést.

Az egyes beszédekre vonatkozó szabályokról érdeklődjön az elnöknél.

Szükség esetén ütemezze be a szüneteket.

Adja össze az összes időszakot a számológépen, és adja hozzá a kapott összeget

Az elnököt tájékoztatni kell arról, hogy mennyi ideig tarthat az ülés. Ha egyetért ezzel az adattal, a szabályzatot minden résztvevő tudomására kell hozni, ha nem, akkor ki kell igazítani, és újból jelenteni kell az elnöknek.

Megegyezés után a napirendet időkorlátozással megküldik az értekezlet minden résztvevőjének (3. példa).

3. PÉLDA

Napirend időkorlátokkal

TALÁLKOZÓ JEGYZŐKÖNYV: 5 ALAPVETŐ LÉPÉS

Jegyzőkönyv dokumentálja mind az állandó kollegiális testületek (bizottságok, bizottságok, tanácsok stb.), mind az ideiglenes testületi testületek – különböző ülések, konferenciák, szemináriumok és konferenciák – tevékenységét.

A következő típusú protokollokat különböztetjük meg:

. Rövid protokoll- olyan dokumentum, amelyben a teljes név szerepel. és az értekezlet résztvevőinek álláspontja, témája, főbb kérdései, a beszámolók összefoglalója, a meghozott döntések, az egyes felelősök feladatai. Az ilyen jegyzőkönyveket általában az operatív értekezleten vezetik.

. Teljes protokoll A fentieken túlmenően részletes feljegyzéseket tartalmaz minden felszólalásról, véleményről, módosításról és a vita egyéb árnyalatairól. Ez a dokumentum lehetővé teszi a találkozó részletes képének visszaállítását.

A jegyzőkönyv felvételének formáját az ülés elnöke vagy a vállalkozás vezetője választja meg.

Az ülésre készült beszédek és egyéb anyagok mellékletként készülnek. A jegyzőkönyv szövegében hivatkozni kell rájuk.

A titkár felel azért, hogy az értekezlet menetét milyen pontosan és teljes mértékben rögzítik. Ezt a felelősséget nem lehet alábecsülni, hiszen a jegyzőkönyv az egyetlen dokumentum, amely minden felszólalást, vitát, észrevételt és végrehajtandó döntést tükröz. Előfordulhat, hogy a találkozó során a résztvevők nem hallanak valamit, vagy nincs idejük leírni. Ezt a protokollra hivatkozva könnyű lesz visszaállítani.

1. lépés: a munkahely előkészítése

A jegyzőkönyvezés megkönnyítése érdekében az ülés megkezdése előtt:

. Válassza ki a helyét a hallban hol lesz az esemény. Minden résztvevő számára személyesen láthatónak kell lennie, az elnök beszédei, a felszólalók és a „teremből készült replikák” jól hallhatóak legyenek (lásd a 2. példában az üléstáblázatot).

. Tegye az asztalára az értekezlet résztvevőinek listáját teljes nevük feltüntetésével. és pozíciókat, valamint egy üléstáblázatot. A megbeszélés megkezdése előtt érdemes alaposan áttanulmányozni, ki hol ül, majd szükség szerint megnézni a diagramot.

. Irodaszerek készletezése. Vigyél magaddal 2-3 tollat, 2 ceruzát, 2 radírt.

. Ellenőrizze, hogy az irodai berendezések és egyéb eszközök működnek-e: óra, hangrögzítő, videokamera (ha van). Ne felejtse el a tápkábelt és a tartalék elemeket vagy az újratölthető elemeket.

Az értekezlet előtt frissítse fel emlékezetében az összes jelentés főbb pontjait.

2. lépés: Rögzítse a megbeszélés előrehaladását

Az ülésre készült anyagokon (beszámolók, felszólalások, referenciák, határozattervezetek, napirend, résztvevők névsorai stb.) mellett a jegyzőkönyv hangfelvételek, videofelvételek, átiratok vagy durva kézzel írott jegyzetek alapján készül. amelyeket a találkozó során őriznek.

Hogyan őrizzünk durva jegyzeteket?

1. Készítsen lapokat a jegyzőkönyvtervezethez- számuk a napirend nagyságától függ. Az első lapra írja fel az ülés időpontját, témáját, jegyzőkönyv számát, a résztvevők névsorát, napirendjét (4. példa).

4. PÉLDA

Az ülés jegyzőkönyv-tervezete. 1. számú lap

A megbeszélésre felvetett kérdéseket írd külön üres papírlapokra, elegendő helyet hagyva a jegyzeteknek:

2. számú lap: „Szines- és vasfémek szállítására vonatkozó szerződések megkötésével kapcsolatos munkák állásáról.” Prohorov P.D. jelentése;

3. számú lap

4. számú lap: „Az ellátások szállításának támogatásáról.” Medvegyev V. Yu jelentése;

5. számú lap: ... (az ülés során kitöltendő);

6. számú lap: „A megkötött és teljesített nyersanyag- és beszerzési szerződések szerinti elszámolások helyzetéről.” Fomina K.D. beszámolója;

7. számú lap: ... (az ülés során kitöltendő);

8. számú lap: „Az Amethyst LLC-vel az ESPZ OJSC acél és ötvözetek szállítására vonatkozó megállapodások megkötéséről.” Telegin I.I. javaslatai;

9. számú lap: ... (az ülés során kitöltendő).

2. Ellenőrizze, hogy az értekezlet összes résztvevője jelen van-e. Ceruzával húzza át a jegyzőkönyvtervezetből hiányzó személyeket – talán késtek. Az értekezlet után derítse ki a hiányzások és késések okait.

A késedelmesek érkezési idejét közvetlenül a jegyzőkönyv szövegében zárójelben rögzítse:

Ebben az esetben pontosan kiderül, hogy a jelenlévők közül kik és pontosan mit hagytak ki a találkozó során.

3. Töltse ki a „HALLGATVA” pontot. A tervezet első lapjára és a jelentések megfelelő címeivel ellátott lapokra következetesen írja fel teljes nevét. és az előadók pozíciói, a beszédek témái és azok összefoglalása. Csak alapvető információkat kell rögzítenie: dátumok, számok, tények. Ezt követően hasonlítsa össze a jegyzeteket a beszédek (tézisek) közölt szövegeivel. Ha bármilyen eltérést talál, értesítse az ülés elnökét.

4. Írja be a „PERFORMED” tételt(ha szükséges). Ezt a tételt akkor kell kitölteni, ha az előadók előrehaladását más résztvevők megjegyzései, kérdései és kifogásai megszakítják. Teljes protokollban Minden ilyen megjegyzést azonnal fel kell jegyezni, különösen, ha a következő kifejezéssel jár: „Kérem, írja be a jegyzőkönyvbe.” Például:

A helyzet az, hogy bármilyen kijelentés megváltoztathatja a találkozó menetét, és ezt követően szükséges lehet kiemelni azt a pillanatot, amikor és miért történt ez.

Rövid jegyzőkönyvben

A befektetési kérelem kezdeti elfogadását és ellenőrzését a befektetési kezdeményezőtől a befektetési tevékenységi osztály végzi a befektetési folyamatban résztvevők interakciójára vonatkozó szabályzat rendelkezéseivel összhangban az OJSC "XXX" befektetési programjának kialakításához. .
A Beruházási Pályázat ellenőrzését és a Gazdasági Előrejelzési és Stratégiai Fejlesztési Osztályral történő egyeztetést követően a Beruházási Tevékenységek Főosztálya a Beruházási Pályázatot továbbítja a Szakértői Tanács titkárának vagy a Munkacsoport vezetőjének.
A beruházási kérelmek beérkezésekor a Munkacsoport vezetője a Szakértői Tanács titkárával együtt új pályázatokat vesz fel a Munkacsoport üléstervébe, és alakítja ki a következő ülés napirendjét.
A Munkacsoport következő ülésének időpontját a Munkacsoport vezetője határozza meg a Munkacsoport üléstervének megfelelően. A Munkacsoport ülésének időpontjáról, amelynek napirendjén a kérelme szerepel, a beruházást kezdeményezőt legalább 5 munkanappal korábban értesítik.
A beruházási kérelmeket és a hozzá tartozó anyagokat legkésőbb az ülés előtt 3 munkanappal megküldik a munkacsoport tagjainak.
A következő ülésen a Munkacsoport tagjai áttekintik a napirenden szereplő beruházási kérelmeket, és az alkalmazott műszaki megoldások eredményessége és a szükséges költségek előrejelzése alapján értékelik a javasolt projektek kidolgozásának és megvalósításának megvalósíthatóságát.
A pályázatok elbírálása történhet mind a benyújtott dokumentumok alapján, a Beruházást kezdeményező ülésén való személyes részvétel nélkül, mind pedig személyesen a kezdeményező és a Társaság érintett szervezeti részlegeinek képviselőinek meghívásával. A Beruházást kezdeményező kezdeményezésére a Munkacsoport ülésén meghallgatható a beszámolója, melyben a projekt során megvalósított műszaki megoldások részleteit ismertetik.
A Beruházási Pályázat elbírálásának eredménye alapján a Munkacsoport döntést hoz a pályázat elfogadásáról, elutasításáról vagy véglegesítéséről. Pozitív döntés esetén a Munkacsoport szükség esetén műszaki tanácsadó jelölését javasolja a projekt megvalósításához szükséges műszaki megoldás egy vagy több lehetőségének részletes kidolgozására. Amennyiben a Beruházási Projekt jelentős műszaki komponenst nem tartalmaz, és a rábízott feladatok szempontjából megfelelőnek ítéli, a Munkacsoport javasolja, hogy a Beruházási Tevékenységi Főosztály a beruházási kérelmet további fejlesztés nélkül nyújtsa be a Szakértői Tanácshoz.
Ha a Munkacsoport a Beruházási Kérelem elutasításáról vagy felülvizsgálatra küldéséről dönt, az ülés jegyzőkönyve tartalmazza a döntés indokainak ismertetését.
A munkacsoport üléséről készült jegyzőkönyvet a jegyzőkönyv aláírásától számított három munkanapon belül a Beruházási kezdeményező és a Beruházási Tevékenységi Főosztály tudomására hozzuk.

Bővebben a témáról 1. A munkacsoport üléseinek előkészítésének és megtartásának rendje:

1. A munkacsoport üléseinek előkészítésének és megtartásának rendje
2. A kérdések Szakértői Tanács elé terjesztésének és előkészítésének rendje
Kurnosov V.V., a Szentpétervári Állami Közgazdasági és Gazdaságtudományi Egyetem Novgorodi Tagozatának Pénzügyi Tanszékének docense A SZOVJET TERVEZÉS FEJLESZTÉSE A VÁROSRÉGIÓ PÉLDÁJÁN
A kereskedelmi szervezetek banki hitelezési mechanizmusa a forgótőke feltöltésére egyszeri hitelek és hitelkeretek alapján.

Szinte mindegyikünknek többször is részt kellett vennie különböző találkozókon. És azt hiszem, sokan hallották a következő kijelentést a kollégáktól: „Ez egy újabb találkozó, de mikor kell dolgozni?” Naponta több százezer találkozót tartanak hazánkban. De sajnos ez az a helyzet, amikor a mennyiség nem válik minőséggé, mert a „minél több, annál jobb” elv itt nyilvánvalóan nem működik. Csak a hatékonyan lebonyolított értekezletek hozhatnak érezhetően kézzelfogható eredményt, és befolyásolhatják a vállalkozás minőségét. Olyan vállalkozásokat szeretnék, amelyek munkatársai csatlakozhatnának V. V. versének híres soraihoz. Majakovszkij „Az ülők” című darabja egyre kevesebb lett:

Nem fogsz elaludni az izgalomtól.
Kora reggel van.
Álommal köszöntöm a hajnalt:
"Ó legalább
Több
Egy találkozó
Az összes találkozó felszámolásával kapcsolatban!

A találkozók típusai

Találkozó - találkozó, találkozó, egy speciális kérdés vagy több kérdés megvitatására szolgál.

A kiterjesztett találkozó típusai a következők:

szimpózium– kibővített ülés egy speciális tudományos kérdésről;
konferencia– kiterjesztett találkozó például tudósok és politikusok körében;
kongresszus, kongresszus- a résztvevők széles körének találkozója, általában regionális, nemzeti vagy nemzetközi léptékű.

Egy adott vállalkozáson belül a fő feladattól függően a következő típusú találkozókat különböztetjük meg:

működőképes;
tanulságos;
problematikus.

Az ülések besorolása más kritériumokon is alapulhat, például gyakoriságon: tervezett, nem tervezett.

Ezenkívül a találkozó jellege szerint a következő típusokra oszthatók:

diktatórikus- a tekintélyelvű vezetési típusra jellemző, amikor csak a vezető vezeti az ülést és tényleges szavazati joggal rendelkezik, a többi résztvevőnek csak kérdésfeltevés lehetősége van, véleménynyilvánításra nem;
zsarnoki- a vezető résztvevőihez intézett kérdésein és a rájuk adott válaszokon alapul, általában nincs megbeszélés, csak párbeszéd lehetséges;
elkülönítő— a beszámolót csak a vezető által kiválasztott résztvevők vitatják meg, a többiek meghallgatják és tudomásul veszik az elhangzott információkat;
vita– szabad véleménycsere és közös megoldás kialakítása; a végső megfogalmazásban a döntés joga a vezetőnél marad;
ingyenes— nem fogad el világos napirendet, van amikor nincs elnök, van amikor döntéssel zárul, de többnyire véleménycserére vezet.

Az összejövetel során a találkozó résztvevőinek lehetőségük nyílik arra, hogy kifejtsék álláspontjukat a megvitatott témákról, átadják a birtokukban lévő információkat a találkozó valamennyi résztvevőjének, megvitassák a vitás kérdéseket, és alternatív megoldásokat mérlegeljenek. Nem hiába mondják, hogy az igazság a vitában születik.

De a találkozó drága vállalkozás. Ne feledje, hogy ha szervezete minden nap egy órás megbeszélést tart nyolc emberrel, az azt jelenti, hogy egy alkalmazott csak azért kap fizetést, mert részt vesz az értekezleten. Az értekezlet nem tekinthető a munkavállalók tájékoztatásának, az értékelés és a döntéshozatal optimális eszköze. A kollektív döntésnek nagyobb súlya van, mint az egyéni döntésnek. Ezért ideális egy találkozó, ahol a csapatnak részt kell vennie egy probléma megbeszélésében és a megoldások keresésében, ahol különböző szempontokat kell mérlegelni.

A találkozó előkészítése

Egy találkozó sikere 90%-ban az előkészítés minőségétől függ. Bármely megbeszélés, még a legrövidebb is, előnyös lesz az előkészítő munkából.

Az esemény előkészítéséért felelős munkatársnak először meg kell tudnia:

a találkozó célja,
a megbeszélésre váró fő kérdések,
a résztvevők listája,
hely, idő és forma.

Vegyük észre, hogy számos szervezetnél van egy bizonyos rendszabály az ülések megtartására, ami külön szabályzatban rögzíthető. Ebben az esetben a feladat jelentősen leegyszerűsödik.

Ha egy értekezlet előkészítésében többen vesznek részt, akkor általában a vállalkozás utasítást ad ki egy értekezlet megtartására, amely meghatározza a munkacsoport összetételét és előkészítésének tervét (lásd 1. példa).

A napirend meghatározása

A napirend összeállítása az elnök feladata, de annak dokumentálása a titkár vállára esik.

A napirendet csak az ülés céljának meghatározása után állítják össze. Ebben az esetben a célnak világosan megfogalmazottnak, logikus teljességgel és egyértelmű értelmezéssel kell rendelkeznie. A napirendnek tartalmaznia kell néhány kérdést hogy az ülésen részletesen megvitathassák azokat. De sajnos ez a követelmény nem mindig teljesül, és a napirend túlterhelt, ami lehetetlenné teszi minden kérdés részletes előkészítését és megvitatását. Itt érvényesül a „kevesebb több” elv. Ezért mindig próbáljon megszabadulni azoktól a kisebb problémáktól, amelyek az ülésen kívül is megoldhatók.

A napirendet általában írásban (nyomtatott) készítik . Természetesen előre elkészített kérdéslista nélkül is lebonyolíthatók az értekezletek, de ebben az esetben legalább szóban fel kell hívni az ülés résztvevőinek figyelmét. Nem hiszem, hogy bárki is vitatná, hogy az írásos napirend egy hatékonyabb forma, és lehetővé teszi, hogy mindenki a tennivalókra összpontosítson: az ülés előtt, az ülés alatt és az ülés után. Ez a rendezvény terve. Enélkül a találkozók gyakran általános vitákká alakulnak, ahol a résztvevők nem a kulcsfontosságú kérdésekre összpontosítanak. A felkészületlen értekezletek sok tanújának nem egyszer kellett megküzdenie olyan helyzettel, amikor valaki sürgősen információt kért beosztottjaitól, a többiek pedig várakozással voltak kénytelenek időt vesztegetni. Az ilyen hiányosságok negatívan befolyásolják a megbeszélés ritmusát, következésképpen annak hatékonyságát.

Ami a tényt illeti hogyan lehet napirendre tenni a kérdéseket , két merőben ellentétes vélemény létezik.

Az első szempont szerint a kérdéseket fontossági és összetettségi sorrendbe kell rendezni. Az érvek itt a következők: a megbeszélés elején az alkalmazottak aktívabbak, még nem fáradtak el, ezért érdemes a legfontosabb és összetettebb kérdéseket már az elején megbeszélni.

A második nézőpont hívei úgy vélik, hogy a széleskörű vitát és kidolgozást igénylő kérdéseket a legjobban a találkozó második harmadában lehet megvitatni, amikor a résztvevők fizikai és szellemi teljesítőképessége eléri a csúcspontját. Az aktuális, sok időt nem igénylő kérdések először megoldhatók, a legkönnyebb problémák, érdekes és élvezetes dolgok pedig a végére maradhatnak.

A munkagyakorlat alapján javasolhatjuk az olvasóknak, hogy ragaszkodjanak a második szemponthoz, mert Az egyszerűbb kérdésektől kezdve beállíthat egy bizonyos ritmust, mivel ezek nem igényelnek részletes kidolgozást, az alkalmazottaknak nincs idejük elfáradni a megbeszélésükben - „egyfajta bemelegítésként” szolgálnak, mielőtt bonyolultabb problémákon dolgoznának. Amikor a fő munka elkészült és a közönség figyelme alábbhagy, áttérhet az érdekesebb, stresszt nem igénylő kérdések megvitatására (a találkozó utolsó harmadában), például a cég évfordulója tiszteletére szervezett céges rendezvényről. vagy a kiállításon való részvétel eredményeiről.

Dinamikus világban élünk. A megbeszélés előkészítése során a megbízhatóbb és időszerűbb információk megszerzése következtében a prioritások többször is változhatnak. Ami még néhány órával ezelőtt aktuális volt számunkra, az teljesen érdektelenné válhat. Ezért soha ne kezelje a munkaértekezlet jóváhagyott napirendjét kőbe vésett dologként. Ebben az esetben javasolható a napirend elfogadását követő módosítási eljárás kidolgozása, amelyet az üléstartási szabályzatban kell tükrözni.

Elkészített napirend a vezető jóváhagyásával egy ilyen dokumentum mintáját a 2. példa mutatja be. A gyakorlatban azonban gyakran használnak egyszerűsített űrlapot. A 3. példából látható, hogy nincs jóváhagyási bélyegzője (még a felelős végrehajtó aláírása nélkül is vannak tervezési lehetőségek), de ezek a felszólítási formák a legelterjedtebbek. Az első űrlap informatívabb, a találkozó helyére, időpontjára és résztvevőire vonatkozó információkat tartalmaz, jóváhagyó bélyegzővel rendelkezik. Ezért javasolható a felhasználása a legfontosabb ülésekre, illetve a munka- és operatív értekezletekre a napirendet az elnökkel történt előzetes szóbeli megbeszélés után a titkár írja alá. A napirend összeállításának rendjét az üléstartás szabályzata rögzíti, ha a vállalkozás rendelkezik ilyennel.

Találkozó résztvevői

Miután meghatározta a találkozó célját és a megvitatandó kérdések körét, folytathatja a résztvevőjelöltek kiválasztását. A találkozóra alkalmazottakat meg kell hívni :

akik kulcsfontosságú döntéseket hoznak a vitára felvetett kérdésekben (véleményük meghatározó lehet);
akik hivatali feladataikkal összhangban bizonyos információkkal rendelkeznek a vizsgált kérdésekről;
akiknek tevékenységük jellegéből adódóan ismerniük kell az ülésen elhangzott információkat;
aki megszervezi az ülés határozatainak végrehajtását.

Olyan embereket kell meghívnia, akik képesek különböző nézőpontok hangoztatására, ugyanakkor készek a gyümölcsöző interakcióra.

Egy értekezlet hasznossága fordítottan arányos a résztvevők számával. A pszichológusok által javasolt mennyiség belső üzleti találkozóra - 6-9 főig, ez biztosítja a magas termelékenységet, az emberek nem tévednek el a tömegben, és egy ilyen csoport könnyebben irányítható. A gyakorlatban a találkozókat kisebb és nagyobb csoportokban is megtartják, mindegyiknek megvannak a maga előnyei és hátrányai.

A napirendhez csatolható vendég lista pozíciójuk feltüntetésével. Erre akkor kerül sor, ha nagy találkozókat szerveznek nagyszámú résztvevővel. Ezt a szövetségi végrehajtó hatóságok aktívan gyakorolják. Kereskedelmi szervezeteknél jobb, ha a találkozó résztvevőit és meghívottjait felveszi az ülés napirendjére, amint az a 2. példában látható.

A nagy intézményekben előkészítik a megbeszéléseket a legfontosabb kérdésekről érdemeikre vonatkozó információkat , amely jelzi a kérdés megvitatásának okát és célját. A tanúsítvánnyal együtt felajánlható határozattervezet .

Ha az ülésen nagyszámú ember, fióktelep-vezető, leányvállalat vagy külső szervezetek képviselője vesz részt, akkor küldje el meghívók (értesítők) a találkozóra. Általában egy ilyen dokumentum a következőkből áll:

fellebbezések;
információ az esemény dátumáról, helyéről és időpontjáról;
napirend;
részvételi felhívások;
az ülésen való részvétel megerősítését kéri.

A meghívókat (értesítőket) a rendezvény előkészítéséért felelős személyek írják alá. Egy lehetséges tervezési lehetőség a 4. példában látható.

A találkozó típusától is függ, hogy milyen típusú találkozót kell kiosztani a résztvevőknek. Általános szabály, hogy ez:

a szervezet fejlécén kiadott meghívó (értesítő) ülés megtartására, ill
napirendet a vállalkozásnál elfogadott formában.

A napirendet több nappal az esemény előtt (általában 3-5 nappal) kell kiküldeni, hogy a résztvevők felkészülhessenek. A megvitatásra kerülő anyagok (jelentéstervezetek az egyes kérdésekről, a felelős személyek által bemutatott tájékoztató anyagok) kísérik. Az ilyen alátámasztó dokumentumokat később - az ülés előtt 1-2 nappal - ki lehet küldeni. Ebben az esetben figyelembe kell venni a megismerni kívánt információ mennyiségének és a hátralévő időnek a valós arányát.

A találkozó szervezőinek nemcsak meghívókat (vagy napirendeket) kell küldeniük a résztvevőknek, hanem ösztönözniük kell a visszajelzéseket is. Tisztázni kell, hogy tudnak-e részt venni, és szükségük van-e technikai eszközökre.

Dokumentumok elkészítése az üléshez (beszámolók, tájékoztató anyagok)

Tehát senki sem fog 10-15 oldalnyi tömör szöveget elolvasni apró betűkkel. Ezért ne spóroljon alkalmazottaival, és használja az optimális betűméretet - 12. Kisebb szöveget például oldallábjegyzetekhez használhat.

Ne használjon túl sok betűstílust egyszerre (2 elég, például a leggyakoribbak - Times New Roman és Arial). Jobb a szövegrészletek kiemelése különböző stílusokkal (dőlt, félkövér) vagy aláhúzással.

Gondolja át, hány szintű címsorra lesz szüksége a szövegben, kell-e számoznia, hogyan fogja kiemelni a táblázatok, diagramok, ábrák nevét? Mindez segít az olvasónak gyorsan eligazodni a dokumentumban.

A lényeg az, hogy az Ön által választott formázási logika egy dokumentumon belül ne sérüljön, és kívánatos, hogy azt (még kis eltérésekkel is) a teljes anyagkészleten kövesse.

A résztvevők beszédei támogathatók írásos jelentéseket . Vegye figyelembe, hogy a jelentés az egyik leghosszabb üzleti dokumentum. Az írás a sikeres karrierhez szükséges képességek egyike. Ezért számos alapvető ajánlást teszünk a jelentés szövegének elkészítéséhez. Kellene lennie:

olyan rövid, amennyire a tartalom és a cél megengedi;
érthető (egyszerű, nem zavaró);
logikus;
strukturált.

Nagyon gyakran a jelentésírás célja az olvasók valamilyen módon történő befolyásolása: rávenni őket egy bizonyos nézőpont elfogadására, saját véleményük megváltoztatására vagy konkrét cselekvésekre. A jelentést egy előre meghatározott csoportnak kell címezni, meggyőző érveket kell tartalmaznia, és meg kell előznie az esetleges kifogásokat.

A beszámolók mellett készülnek a találkozóra tájékoztató anyagok , amelyet a hangszórók használnak. Nem véletlenül mondja az orosz közmondás: "Jobb egyszer látni, mint százszor hallani." Nagyon sok vizuális segédeszköz létezik. Például két egyszerű gráf hatékonyabb lehet, mint egy összetett, és könnyebben és gyorsabban megszerkeszthetők. A modern számítástechnika lehetővé teszi, hogy számos grafikus képet, köztük színes illusztrációkat is tartalmazzon jelentésében.

A helyiségek előkészítése

A megbeszélésre szánt helyiséget előre ki kell készíteni.

Szellőztetni kell, vagy néhány órával azelőtt be kell kapcsolni a klímaberendezést.

A székeket gondosan kell elhelyezni, számuk 1-2 fővel több legyen, mint a tervezett résztvevők és meghívottak száma. Hiszen a megbeszélés során sürgősen szükség lehet az egyik alkalmazott meghívására. Akkor lesz hova leülniük.

Az asztalokon legyen íróeszköz (tollak, ceruzák és A4-es papírlapok vagy kényelmes A5-ös vagy nagyobb füzetek). A márkás szimbólumokkal ellátott írószerek használata javasolt.

Az asztalokra ásványvizet és poharakat helyeznek, amelyeket fejjel lefelé szalvétára helyeznek, és számuk 1-2-vel több legyen, mint a jelenlévők.

Ha jelölőtáblákat használnak az áttekinthetőség érdekében, akkor több többszínű jelölőt kell biztosítani, valamint előzetesen át kell áztatni az úgynevezett „radírt” speciális folyadékkal.

Ha technikai eszközöket használ, azokat előzetesen telepítenie kell, meg kell ismerkednie az üzemeltetési szabályokkal és ellenőriznie kell a működőképességüket, valamint biztosítania kell a laptopok csatlakoztatásának lehetőségét. Diák használatakor ügyeljen arra, hogy elérhetők legyenek az értekezleten, és helyezze el a vetítővászont úgy, hogy azt minden jelenlévő lássa.

Egzotikusabb felszerelésre lehet szükség. Például az élelmiszeripari vállalkozásoknál lehetőség van egy termék kóstolójára és összehasonlítására a versenytársak termékeivel. Ebben az esetben minden résztvevőnek eldobható étkészletet kell biztosítania.

Egyes cégek biztonsági okokból nem engedik be a mobiltelefonokat az ülésekre. Ebben az esetben lehetővé kell tenni, hogy azokat a vezető titkáránál tárolják.

Találkozót tartani

Ha sűrű a napirend, akkor Javasoljuk a vitaszabályok kialakítását . Fegyelmezi a résztvevőket, és segít az elnöknek ellenőrizni az ülés előrehaladását. Egy kérdés megvitatására szolgáló értekezlet mintanapirendje így nézhet ki:

nyitó beszédek (az ülés lefolyásának határideje és befejezésének hozzávetőleges ideje meg van határozva) - legfeljebb 10 perc;
fő jelentés - legfeljebb 30 perc;
kérdések az előadóhoz - legfeljebb 2 perc. minden;
társjelentés, üzenet - legfeljebb 10 perc;
kérdések a társelőadóhoz - legfeljebb 1 perc. minden;
beszédek - 5-7 perc. minden egyes;
az előadó válasza - legfeljebb 5 perc;
válaszok a társelőadóktól - legfeljebb 3 perc. minden;
információ az ülés során - legfeljebb 3 perc;
a határozattervezet elolvasása - legfeljebb 3 perc;
összefoglalva az ülést - legfeljebb 10 perc.

Maximális időtartama A találkozók nem haladhatják meg a napi három-négy órát. Az ember pszichofiziológiai jellemzői alapján 1,5-2 óra munka után 15 perces szünetet kell tartani.

Az ülés pontos időpontját az elnök határozza meg. Ebben az esetben figyelembe kell venni az emberi bioritmusokat. Így az ergonómiai vizsgálatok azt találták, hogy a döntések meghozatalára a legjobb időpont a késő reggel. A pszichológusok azt javasolják, hogy a legtöbb találkozót délután tartsák. A bioritmusok elmélete szerint egy személynek két teljesítménycsúcsa van - 9-12 óra és 16-18 óra között. Bár a nap végi hosszú értekezletek gyors és nem mindig optimális döntésekre kényszeríthetik az embereket. A siker nem a találkozó hosszán múlik, hanem azon, hogy mennyire aktív az összes résztvevő.

A megbeszélések átlagos időtartama egy vállalkozásnál 30 perctől 2 óráig terjed. Meg kell próbálnia a lehető legrövidebbre tartani a találkozót, amennyire a céljai engedik. Nem titok, hogy sok cégnél a 20 perc alatt megbeszélhető kérdésekről szóló értekezlet egy hosszú, 2 órás megbeszéléssé alakul. A világ sok tapasztalatot halmozott fel a probléma racionális, sőt eredeti megoldásaiban. Például néhány japán vállalatnál az alkalmazottak bemennek az előcsarnokba, és ott tartják a találkozót, felállva. Kétségtelen, hogy az ilyen megbeszélések beleférnek a szakértők által javasolt időkeretbe - egy óra, legfeljebb másfél. Nehezen tudom elképzelni az orosz vállalkozásoknál való találkozók ilyen formáját - még mindig messze vagyunk Japántól az üzletszervezést tekintve, de még mindig minden előttünk áll.

a tájékoztató és operatív értekezletek nem haladhatják meg a 20-30 percet, a problémamegbeszélések pedig 1,5-2 órát;
egy összetett kérdés megvitatása nem tarthat tovább 40-45 percnél;
30-40 perc munka után a résztvevők figyelme gyengülni kezd;
70-80 perc után fizikai fáradtság jelentkezik;
80-90 perc elteltével negatív tevékenység alakul ki - beszélgetések és idegen tevékenységek kezdődnek;
Ha a találkozó több mint 2 órán keresztül szünet nélkül folytatódik, akkor megjelennek azok a résztvevők, akik bármilyen döntéssel egyetértenek.

A találkozó dokumentációja

A legfontosabb dolgok közvetlenül a találkozó után kezdődnek. Végül is a hatékonysága a meghozott döntések végrehajtásától függ. Ehhez jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyben a döntéseket írásban rögzítik, megjelölve a felelős végrehajtókat és a feladat teljesítésének határidejét. Általában az ülés végén az elnök összefoglalja a megbeszélést, és röviden bejelenti, milyen lépéseket kell tennie, kinek és mikor. Ez a jegyzőkönyv, amely dokumentálja a megkötött megállapodásokat, és jelzi a jövőbeni munka irányait.

A jegyzőkönyv az ülés utolsó szakaszának kötelező eleme. A jegyzőkönyv rögzíti a kérdések tárgyalásának előrehaladását és a meghozott döntéseket. A jegyzőkönyv egy kollegiális testület vagy munkavállalói csoport közös döntéshozatali tevékenységét tükrözi.

A találkozó típusától és egyéb tényezőktől függően a következőket lehet összeállítani: protokoll formák :

teljes jegyzőkönyv, amely tartalmazza az ülésen elhangzott összes felszólalás jegyzőkönyvét (rögzíti a megvitatott kérdéseket és a meghozott döntéseket, a résztvevők felszólalásait, kérdéseit, észrevételeit stb.);
rövid jegyzőkönyv, amely tartalmazza az előadók nevét és rövid feljegyzéseket a beszéd témájával, a meghozott döntésekkel (a megbeszélés részletei nélkül).

Arról, hogy az ülésről milyen formában készüljön jegyzőkönyv, a testületi testület vezetője vagy a szervezet vezetője dönt.

A jegyzőkönyv lényegében az ülés összefoglalója. Alapját képezheti a következő ülésen felmerülő kérdések megvitatásának. Ebből a dokumentumból azok, akik nem jelennek meg az értekezleten, értékes információkat szerezhetnek be (ezek lehetnek olyan kulcsfontosságú vezetők is, akiket nem hívtak meg a megbeszélésre). Ezért a jegyzőkönyv elkészítésekor a következő pontokat kell tartalmaznia:

a workshop dátuma és ideje;
résztvevők;
napirend és annak végrehajtása;
meghozott döntések;
tervezett intézkedések;
felelős végrehajtók;
végrehajtási időszak.

A jegyzőkönyvet az ülés ideje alatt a titkár vezeti, aki az ülés résztvevőinek beszédeit jegyzetel (stenográfiával) vagy magnószalagra veszi. A titkár fő szakmai tulajdonsága a meghallgatás képessége kell, hogy legyen, ami jelenleg alulértékelt tulajdonság. A legtöbb ember egy találkozón gyakran egyszerre kezd el beszélni. Az általunk használt szavaknak csak egy kis része hordoz olyan objektív információt, amelyet érdemes egy dokumentumban rögzíteni. Sokan olyan szavakkal foglalják össze gondolataikat, amelyek kifejezik, hogyan érzik magukat a közönség iránt, vagy hogyan érzik magukat a csoport iránt. Egy ilyen szófolyamból a lényeg kiemelése jelentős figyelemkoncentrációt, valamint a szervezet alapvető üzleti folyamatainak ismeretét igényli. Számos ajánlást adunk azoknak, akik rögzítenek:

tényeket és gondolatokat észlel, nem csak szavakat;
hallgassa meg a szavakat a cselekvésekről: befejezett, javasolt vagy jóváhagyott;
jelölje meg azokat a szavakat, amelyek a lehetséges változásokról beszélnének;
ne habozzon tisztázni a jelenlévőkkel, ha nem fogott fel vagy nem értett egy döntést egy aktív vita vagy egy közelgő akció során;
Foglalja össze az előzőt, mielőtt a következő vitapontra lépne. Ebben az esetben általában az elnök kéri a határozattervezet hangos felolvasását és szükség esetén módosítását (megjegyzendő, hogy ha munkacsoportot hoztak létre az ülésre, akkor ennek a csoportnak kell előkészítenie határozattervezet), valamint a titkári feladat Csak a meghozott határozat jegyzőkönyv-tervezetben való rögzítését foglalja magában.

A protokoll kialakítása számos jellemzővel rendelkezik. Ha több napig tartott, akkor az értekezlet kezdési és befejezési dátumát kötőjel jelzi. A jegyzőkönyvszám a testületi ülés év eleji sorszáma.

Jegyzőkönyv jelek elnöke és titkára. Különösen fontos alkalmakkor az előadóknak meg kell tenniük támogatni jegyzőkönyv, a vízumok a dokumentum bal margójára, a beszéd rögzítésének szintjén vannak elhelyezve.
A jegyzőkönyvvel iktatjuk az elbírálásra benyújtott anyagokat: igazolásokat, beszámolókat, projekteket stb., melyek mellékletként készülnek.

A jegyzőkönyv elkészítésére szánt idő általában az ülés típusától függ, és azt a vállalkozás helyi szabályzatában kell rögzíteni. A jegyzőkönyvet általában az ülést követő néhány órán belül vagy másnap készítik el, miközben a titkárnak, elnöknek és minden jelenlévőnek friss emlékei vannak a megbeszélésről.

A jegyzőkönyv egy példányát meg kell küldeni minden ülés résztvevőjének, a jegyzőkönyv kivonatát pedig azoknak a konkrét ügyek felelőseinek, akik nem voltak jelen az ülésen. amely csak a megrendelés teljesítéséhez szükséges információkat tartalmazná. Minta kivonat bejegyzése A termelési értekezlet jegyzőkönyvéből az 5. példa szerepel. A jegyzőkönyv másolatának vagy a jegyzőkönyvből készült kivonatnak az ülés résztvevői számára történő megküldésének időpontját a vállalkozás helyi szabályzatában kell meghatározni.

Általában, a jegyzőkönyv másolata az ülés elnöke és titkára által aláírt eredeti jegyzőkönyv fénymásolatával történik. Ebben az esetben a dokumentum jobb felső sarkába kerül bélyegző "COPY", és nem „HELYES MÁSOLAT”, ahogyan azt sok szervezetben teszik, és a jegyzőkönyv végén a GOST R6.30-2003 szerinti hitelesítő feljegyzés készül: a dokumentum másolatának hitelesítésekor egy hitelesítő jegyzetet kell elhelyezni. az „Aláírás” részlet alatt „Igaz”, a másolatot hitelesítő személy beosztása, személyes aláírása és az aláírás átirata (iniciálusok, vezetéknév), a hitelesítés dátuma(Lásd a 6. példát). Ebben az esetben a jegyzőkönyv-másolatok hitelesítésére jogosult személyt a vállalkozás helyi szabályzatának kell felruháznia ilyen jogosítványokkal, például ez tükröződhet az Irodai munkára vonatkozó Útmutatóban.

A jegyzőkönyv másolata (valamint a jegyzőkönyv kivonata) megengedett pecséttel igazolni saját belátása szerint meghatározott szervezet. De általában a szervezeten belül használt dokumentumok másolatai (kivonatokon) nincsenek bélyegezve. Ezért az 5. és 6. példánkban nem szerepel.

Ha többoldalas jegyzőkönyvről készít másolatot, akkor az irat fénymásolt lapjait először be kell kötni, és a hitelesítés ebben az esetben az irat utolsó lapjának hátoldalára történik. A gyakorlatban a csak egy szervezeten belül használt többoldalas másolatok nincsenek bekötve.

Ellenőrzés lehet időszerű és lényegre törő. Az időarányos ellenőrzésért az irodavezetői szolgálat felel, az érdemi ellenőrzést pedig a közvetlen felettes gyakorolja. A következő értekezleten tájékoztathatja a dolgozókat az előző értekezlet határozatainak végrehajtásáról.

Az Art. A szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos vezetési dokumentumok jegyzéke (2000) 5. pontja alapján az alábbiak kerülnek megállapításra protokollok tárolási időszakai :

a szervezet kollegiális végrehajtó szervének (kollégium, tanács, igazgatóság, igazgatóság stb.) jegyzőkönyvei - folyamatosan;
a szervezet tudományos, szakértői, módszertani, tanácsadó testületeinek (bizottságok, bizottságok, tanácsok stb.) protokolljai - folyamatosan;
a szervezet vezetőjével folytatott megbeszélések jegyzőkönyvei - folyamatosan;
a szervezet munkacsoportjainak üléseinek jegyzőkönyvei - folyamatosan;
a szervezet strukturális részlegeinek üléseiről készült jegyzőkönyvek - 5 év EPC;
a részvényesek és részvényesek közgyűlési jegyzőkönyvei - folyamatosan.

A legtöbb protokollnak állandó szavatossági ideje van, ami meghatározza az ilyen típusú dokumentumokkal való munkavégzés fontosságát egy vállalaton belül. Ezért nem csak az archívum tárolása fontos, hanem a protokollok operatív tárolásának megszervezése is a vállalkozásnál az elfogadott ügynómenklatúra szerint.

Elektronikus dokumentumkezelés és értekezletek: mi a közös bennük?

A vállalatok egyre inkább szükségét érzik a hatékony irányításnak. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS) bevezetése erre irányul. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy sok EDMS tartalmaz olyan modult, amely automatizálja a kollegiális irányító testületek üléseit kísérő dokumentumáramlást. A következő feladatokat képes hatékonyan megoldani:

találkozók tervezése és előkészítése;
kényelmes eszközök biztosítása a vezető számára a korábbi találkozók elemzéséhez;
az ülést követően hozott döntések végrehajtásának nyomon követése.

Ilyen vagy olyan formában (az adott szoftvertől függően) a következő funkciók valósíthatók meg:

napirendtervezet összeállítása;
üzenetek küldése a határozattervezetek előkészítéséért felelős végrehajtóknak;
határozattervezetek és igazolások átvétele a felelős végrehajtóktól;
dokumentumcsomag elkészítése az üléshez;
dokumentumcsomag szétosztása a találkozó résztvevői között;
meghívók, napirendek kiküldése;
az ülésről jegyzőkönyv készítése;
az ülésen hozott határozatok végrehajtásának nyomon követése.

Ha az EDMS egy teljes értékű egységet valósít meg a megbízások végrehajtásának automatizálására, akkor lehetővé teszi a szükséges jelentéskészítést. Általános szabály, hogy a következőképpen választhat:

F.I. O. a megbízást adó menedzser;
F.I. O. felelős végrehajtó;
a megbízások teljesítésének határideje;
lejárt rendelések.

Az EDMS megfelelő használatának célja, hogy megkönnyítse munkánkat és időt szabadítson fel olyan problémák megoldására, amelyekkel a gépek még nem tudnak megbirkózni.

* * *

Ha figyelembe vesszük, hogy egy nagyvállalat átlagos vezérigazgatója heti 17 órát, egy ügyvezető igazgatója heti 23 órát, míg egy középszintű menedzser heti 11 órát tölt az értekezleteken, ezek hatékony lebonyolítása sok hasznos időt és időt szabadíthat fel. energia. És az Ön hozzájárulása ehhez a nemes célhoz jelentős lehet!