Ako správne zošívať dokumenty pre súd. Ako správne zariadiť zošívanie viacstranových dokumentov: ako a kam nalepiť štítok (je to potrebné na uzol), koľko vpichov (tri alebo štyri) prešiť; aké nite, vrkoč, stuhu mám použiť? Čo je to p

Dokumenty sú zošité, aby sa zabezpečila ich integrita. Sekvenčné číslovanie, ako aj upevnenie obliečok čipkou alebo niťou tento problém úplne vyriešia.

Niekedy je šnurovanie potrebné podľa pravidiel stanovených organizáciou, niekedy - podľa zákona. V tomto článku sa pozrieme na to, ako správne flashovať dokumenty v kancelárskej práci.

Aké dokumenty je potrebné zošiť?

Pri kancelárskej práci sa dokumentácia najčastejšie zošíva za účelom jej presunu do archívu, prípadne pri jej odovzdaní do banky a iných finančných inštitúcií. Pri odosielaní správ sa vyžaduje aj firmvér dokumentov mimorozpočtové fondy a Federálnej daňovej službe. Dokument musí byť nielen zošitý, ale aj očíslovaný. Papiere sa zošívajú buď niťou alebo páskou, alebo pomocou špeciálnych strojov.

Nasledujúce typy dokumentácie podliehajú firmvéru:

• objednávky (všeobecné aj osobné);
• harmonogram obsadzovania zamestnancov;
• správy (napríklad správa o výdavkoch);
• faktúry;
• úkony dokončenej práce;
• pokladničná kniha;
• Vyhlásenia.

Listy dokumentácie je potrebné zošívať aj pri podávaní žiadosti o účasť vo výberovom konaní av iných prípadoch.

Video - ako spojiť veci pred uložením do archívu:

Regulačné akty

Regulačný rámec, ktorý dnes upravuje postup pri flashovaní dokumentácie, je veľmi široký, avšak väčšina predpisov nebola dlho aktualizovaná.

Hlavným aktom, ktorý upravuje proces blikajúcej dokumentácie, je teda príkaz Ministerstva daní a ciel Ruskej federácie z 18. apríla 2003, ktorý obsahuje všeobecné pokyny na vyplnenie jednotlivé druhy papierov vrátane ich firmvéru.

Okrem tohto dokumentu možno rozlíšiť tieto predpisy:

• GOST R 51141-98 „Správa a archivácia kancelárie. Pojmy a definície".
• Príkaz Federálnej daňovej služby z 25. januára 2012 N ММВ-7-6/25. Podľa tohto príkazu sa ruší povinné viazanie dokumentácie pri predkladaní dokumentov na registráciu organizácie alebo jednotlivého podnikateľa, Federálna daňová služba však stále uprednostňuje akceptovanie zošívaných listov.

Video - ako správne archivovať veci:

Dokumentáciu firmvéru v niektorých oblastiach činnosti upravujú osobitné predpisy organizácií zodpovedných za danú oblasť. Firmvér v bankovom sektore je teda regulovaný pokynom Centrálnej banky Ruskej federácie „O kancelárskej práci v Centrálnej banke Ruskej federácie“.

Požiadavky na vládne agentúry

Požiadavky na predloženie dokumentácie orgánom štátnej správy sa líšia od požiadaviek na dokumenty pri odovzdaní napríklad do archívu. Ak teda chcete predložiť dokumenty súdu alebo daňovému úradu, musíte dodržiavať nasledujúce pravidlá:

• dokumenty musia byť upevnené v 3 otvoroch;
• vzdialenosť medzi vpichmi by nemala presiahnuť 3 cm;
• papier je zošitý niťou alebo tenkým povrazom;
• do poslednej strany je nalepený papier s rozmermi 3x5 cm, na ktorom je umiestnený certifikačný podpis a pečať.

Na účtovné výkazy sa vzťahujú osobitné požiadavky a uzol na poslednej strane musí byť zapečatený hodvábnym papierom.

Ako správne flashovať dokumenty

Dokumenty je možné prešívať niťou, čipkou alebo stuhou. K tomuto procesu je potrebné pristupovať zodpovedne, pretože ak je firmvér nekvalitný alebo slabý, potom sa papiere dajú ľahko oddeliť, čo by sa nemalo dovoliť, pretože sú zošité tak, že na ne nie je možné vložiť ďalší dokument alebo stratiť časť. z toho.

Okrem toho, ak zošívate papiere na predloženie vládnym agentúram, nesprávne dokončený firmvér môže viesť k tomu, že Federálna daňová služba, mimorozpočtové fondy alebo súd ich jednoducho odmietnu prijať.

Pri 2 vpichoch

Firmvér s 2 otvormi je veľmi jednoduchý. Otvory môžu byť vyrobené buď ihlou alebo dierovačom. Samozrejme, je jednoduchšie prevliecť niť, stuhu alebo šnúrku cez dierky vytvorené dierovačom.

Vpichy by mali byť na ľavom okraji listu (ako bežná kniha) približne 1-2 cm od neho. Po prepichnutí papiera je potrebné niekoľkokrát prevliecť niť cez otvor a zviazať konce nite uzlom na poslednej strane.

Video ukazuje, ako sa dokumenty zošívajú niťami cez 2 otvory:

V pravom hornom rohu každého listu je potrebné uviesť číslo strany.

Potom je potrebné zošitú dokumentáciu zaistiť nalepením papiera 3x5 cm na konce nite tak, aby konce spod nej vykúkali. Papier je označený nápisom „Prešitý a očíslovaný“ a je uvedený aj počet strán. Potom, v závislosti od toho, kde budú dokumenty poskytnuté, sa na papier umiestnia podrobnosti, ako je podpis úradníka, pečať a dátum.

Pre 3 otvory

S prešívaním tromi vpichmi je to o niečo komplikovanejšie, najmä ak obliečky okamžite prepichnete niťou a ihlou, a nie dierovačom. Ak chcete šiť tri otvory na papier, postupujte podľa nižšie uvedených pokynov. pokyny krok za krokom so schémou:

1. Prvý vpich urobte ihlou a niťou na zadnej strane prišívaného dokumentu v strede listu

1. Druhá punkcia ihlou sa vykoná na prednej strane dokumentu

1. Ďalšia punkcia by mala byť vykonaná zo zadnej strany tretieho otvoru

1. V ďalšom kroku prevlečieme ihlu a niť cez prvý otvor - v strede dokumentu na prednej strane

1. Potom by ste mali nite utiahnuť tak, aby pevne stiahli zošité listy k sebe a uviažte uzol, ako je znázornené na fotografii

Video jasne vysvetľuje, ako šiť dokumenty s 3 otvormi:

Pre 4 otvory

Tento typ firmvéru sa vykonáva iba pre dokumenty, ktoré majú osobitný status dôležitosti.

Ak chcete šiť dokumentáciu do 4 otvorov, postupujte podľa nasledujúceho nákresu a pokynov krok za krokom:

Ak zošívaný dokument obsahuje veľa listov, môžete si vopred pripraviť štyri otvory pomocou dierovača, vŕtačky alebo špeciálneho stroja.

1. Navliekať by ste mali začať zo zadnej strany druhého otvoru od okraja.

1. Ďalej sa závit navlečie do otvoru, ktorý je najbližšie k okraju a predtým prejdenému otvoru.

1. Potom opäť navlečieme niť rovnakým spôsobom ako v prvom kroku.

1. Ďalej - z prednej strany do ďalšieho otvoru

1. V extrémnom prepichnutí na zadnej strane

1. Z prednej strany otvoru, ktorý sme prešli vo štvrtom kroku

1. A spojte konce závitu

1. Zároveň sa snažíme vytiahnuť niť tak, aby tesne stlačila listy dokumentov

1. Zostáva len zviazať niť na uzol

1. Odstrihnite prebytočnú dĺžku koncov nití

Ak boli dokumenty správne zošité, zostáva len očíslovať listy a nalepiť kus papiera na vrch balíka s nápisom „Zošité, očíslované a zapečatené ______ (______________) listami“ a uviesť potrebné údaje o certifikátora (funkcia, podpis a celé meno).

Video - ako ušiť puzdro so 4 otvormi:

Do rohu

Niektoré papiere môžu byť zviazané v rohu, t. j. v ľavom hornom rohu. Aby ste to dosiahli, musíte v rohu urobiť jeden alebo dva otvory a niekoľkokrát cez ne prejsť niťou.

Video - príklad zošívania dokumentov cez roh:

List papiera, rovnako ako v iných prípadoch, je prilepený k uzlu nite a sú na ňom umiestnené podrobnosti potrebné na certifikáciu.

Ako číslovať listy

Vo väčšine prípadov číslovanie listov pri zošívaní nespôsobuje ťažkosti, je však potrebné vziať do úvahy niektoré nuansy:

• najčastejšie sa čísla strán píšu arabskými číslicami vo vzostupnom poradí;
• Číslo listu je uvedené vpravo hore. Číslo by sa nemalo prekrývať s obsahom hárku;
• ak existujú aplikácie, musia byť tiež očíslované (používa sa nepretržité číslovanie);
• ak sú k dokumentácii pripojené listy s obálkami, najskôr sa číslo umiestni na obálku a potom iba na listy listu;
• ak očíslujete prípad, v ktorom je niekoľko zväzkov, potom je každý z nich očíslovaný samostatne;
• Ak je potrebné očíslovať list neštandardného formátu, číslo sa tiež umiestni do pravého horného rohu. Ak list presahuje dokument, je zložený a zaradený všeobecným spôsobom;
• ak hárok obsahuje niekoľko skenov malých fragmentov (napríklad šekov), odporúča sa vytvoriť inventár pre hárok a priložiť ho k balíku dokumentácie a očíslovať ho vo všeobecnom poradí.

Ako certifikovať zviazaný dokument

Po zošití a očíslovaní listov musí byť balík dokumentácie certifikovaný. Na potvrdenie je papier prilepený k uzlu nite na zadnej strane tak, aby samotné konce nite zostali voľné.

Na papieri musíte uviesť počet listov (číslami aj slovami). Ak zviazaný dokument obsahuje roztrhané alebo poškodené strany, môže to byť uvedené aj na certifikačnom papieri.

Ďalej uvádza meno, funkciu a podpis osoby, ktorá hárky zošívala alebo ich osvedčila (napríklad manažér). Na vrch papiera je umiestnená pečať tak, že jej odtlačok je na certifikačnom papieri aj na poslednom hárku.

Opravy

Pri aktualizácii firmvéru môže úradník urobiť množstvo chýb, ktoré sa našťastie dajú opraviť. Pozrime sa na najbežnejšie z nich:

• Chýbajú nejaké papiere. Stáva sa, že referentka nepripojila niektorú jeho časť k už zviazanému dokumentu. V tomto prípade existujú dve riešenia: chýbajúcu časť môžete uložiť ako samostatný zväzok alebo môžete dokument znova preformátovať. Chýbajúcu časť v žiadnom prípade jednoducho nevkladajte do už zošitého balíka papierov;
• došlo k chybe v číslovaní. Ak v číslovaní chýba list, môžete sa uchýliť k literárnemu číslovaniu, to znamená, že za číslom napíšte písmeno, napríklad 14, 15, 15a, 16... Ak sa v číslovaní vyskytnú závažné chyby, potom nesprávne čísla môžete prečiarknuť a napísať znova. Ak je počet hárkov uvedený na certifikačnom papieri nesprávny, potom je potrebné opraviť aj počet hárkov v ňom na správny počet.

Firmvér dokumentov je potrebný, aby sa vylúčila možnosť nahrádzania alebo vkladania listov do nich. V závislosti od dôležitosti dokumentu je možné ho zošiť v 2, 3 alebo dokonca 4 otvoroch. Po zošití sa hárky očíslujú a k jednotke sa priloží osvedčovací papier s uvedením počtu hárkov a mena svedka. Na vrch papiera je umiestnená pečiatka, dátum a ďalšie potrebné údaje.

Video - blikanie dokumentov do archívu a vytváranie pevnej väzby:

Pri kancelárskej práci je potrebné spájať viacstranové dokumenty, certifikovať ich podpisom a pečaťou. Takéto požiadavky existujú pri prenose dokumentov do archívu, overovaní kópií dokumentov pre banky a finančné inštitúcie, podávaní správ fondom a daňovému úradu.

Vyhotovenie a podpisovanie viacstranových dokumentov je tiež potrebné zošiť a očíslovať. Dokumenty môžete šiť buď ručne, pomocou zošívačky alebo nite, alebo pomocou rôznych stolových strojov.

Ako správne šiť dokumenty niťou

Neexistujú žiadne špecifické predpisy, ktoré by určovali, ako správne flashovať dokumenty. Existujú iba odporúčania na zošívanie dokumentov schválené nariadením Federálneho archívu z 23. decembra 2009 N 76 a GOST R 51141-98 „Kancelárska práca a archivácia“.

Na šitie dokumentov alebo jedného viaclistového dokumentu budete potrebovať šidlo, ihlu, niť, kancelárske lepidlo a čistý list papiera.

Dokumenty môžete šiť cez tri otvory - prípravou troch vpichov šidlom, pričom vzdialenosť medzi nimi by mala byť približne 3-5 cm.

V tomto prípade začneme šiť dokument zo zadnej strany dokumentu od stredného vpichu, pričom necháme časť nite (aspoň 7 cm).

Na prednej strane prepichneme horný otvor a do spodného vpichu na zadnej strane pošleme ihlu a niť.

Na prednej strane prepichneme stredný otvor a odstrihneme niť, necháme aspoň 7 cm.

Zvyšok nite zo strednej dierky zviažeme zvyškom nite z vrchnej dierky.

Na uzol prilepte malý obdĺžnikový kus papiera.

Ak namiesto šidla použijete dierovačku, získate dva vpichy na zošitie. V tomto prípade, keď začínate zošívať dokument, je potrebné nechať 7 centimetrov nite bez toho, aby ste ihlu a niť ťahali na koniec, aby špička nite visela z prepichnutia, z ktorého začíname šiť.

Zošívanie musíte ukončiť druhým vpichom, nie tým, s ktorým ste začali. Je tiež potrebné odstrihnúť niť a nechať špičku 7 centimetrov. Oba zostávajúce konce nite zviažte, trochu ju potiahnite a prilepte na malý obdĺžnikový kúsok čistého papiera.

Video: Naučte sa šiť dokumenty pomocou nití a certifikovať ich

Na zvýšenie spoľahlivosti šitia môžete urobiť štyri vpichy. V tomto prípade by sa šitie malo začať od druhej diery zhora, potom k hornej a potom znova k druhej dierke zhora. Potom do tretieho otvoru a potom zozadu do štvrtého. Zošívanie dokumentu ukončíme navlečením ihly do tretieho otvoru z prednej strany.

Na šitie nite je lepšie použiť nylon alebo špeciálny špagát. Môžete zošívať dokumenty a pravidelné vlákno, ale v tomto prípade je lepšie niť niekoľkokrát zložiť. Niekedy sa na spojenie dokumentov používa tenká mylarová páska.

Je dôležité vedieť, že šitie sa vykonáva striktne vertikálne a symetricky. Vpichy sa nachádzajú na ľavom okraji dokumentu, 1,5 – 2 cm od okraja listu.V prípadoch, keď má zviazaný dokument zvýšený význam, urobí sa v dokumente päť vpichov. Mali by ste začať šiť zo zadnej strany dokumentu.

Video: ako flashovať dokumenty vo veľkom archívnom priečinku

Video: v niektorých prípadoch sú dokumenty zošité do rohu

Video: ako zošívať dokumenty pomocou stroja

Ako certifikovať zviazané dokumenty

Zviazané dokumenty podliehajú povinnému overeniu podpisom a pečiatkou (ak existujú). Na malom obdĺžnikovom papieri napísanom rukou alebo vopred napísaným na počítači:

„Šité, očíslované, podpísané

a pečiatku ___ (________________________) hárku___.“

Listy musia byť očíslované. Počet listov sa zapisuje číslicami a slovami. Podpisy na overených dokumentoch a origináloch vkladajú len oprávnené osoby konajúce na základe splnomocnenia alebo samotný podnikateľ.

Časť podpisu by mala byť umiestnená na samotnom dokumente a časť na prilepenom papieri. Rovnaká požiadavka platí pre tlač. Pečať by mala byť čiastočne na dokumente a čiastočne na nálepke. Vyžaduje sa dátum certifikácie alebo podpisu dokumentu.

Ak hovoríme o o osvedčení listiny, potom listinu spravidla osvedčuje zodpovedná osoba, ktorá je podpisovateľom originálu. Ak osoba, ktorá dokument osvedčuje, koná na základe splnomocnenia, musí sa vedľa dekódovania funkcie a celého mena podpisujúceho napísať číslo a dátum splnomocnenia.

Príprava dokumentov na registráciu samostatného podnikateľa

Na registráciu samostatného podnikateľa musíte daňovému inšpektorátu poskytnúť tieto dokumenty:

• Kópia pasu.
• Žiadosť o registráciu jednotlivých podnikateľov.
• Potvrdenie o zaplatení štátnej povinnosti.
• Žiadosť o prechod na zjednodušený daňový systém (v prípade potreby).

Pri predkladaní dokladov daňovému úradu na registráciu fyzického podnikateľa je potrebné vyplniť Žiadosť o registráciu živnostníka a spojiť listy 001, 002 a list A. List B nie je potrebné zošívať. Tento hárok vám zostáva s menom a podpisom daňového úradníka ako potvrdenie, že registračné dokumenty boli od vás prijaté.

Dokumenty môžete zošívať pomocou ktorejkoľvek z vyššie uvedených metód. Overené podpisom žiadateľa s dešifrovaným celým menom. Ak dokumenty na registráciu nepredkladá sám žiadateľ, ale tretia strana, musí byť tretia strana žiadosti overená notárom.

Keďže neexistujú žiadne špecifické pokyny a pravidlá na prípravu a ukladanie dokumentov, každá organizácia, finančné spoločnosti, banky a iné organizácie môžu mať svoje vlastné požiadavky schválené internými nariadeniami a predpismi, ktoré je potrebné zohľadniť pri spolupráci.

Schopnosť správne a kompetentne pripraviť dokumenty je začiatkom dlhej a ziskovej transakcie.

Diskusia (14)

Dobrý článok, súhlasím! V každej organizácii, ktorá pracuje s veľkým množstvom dokumentov, sa poriadok cení nadovšetko. Firmvérové ​​dokumenty sa na prvý pohľad nezdajú príliš zložitý proces. Mnoho ľudí však nedokáže správne zošiť dokument bez určitej zručnosti. A tu chalani všetko podrobne opísali, bravúrne!

Victoria: Ľahko. Najprv sa nite navliekajú do otvorov 2 a 4, potom do otvorov 1 a 5, potom v opačnom smere do otvorov 2 a 4 a nakoniec na jednu stranu stredového otvoru.

Najprv som chcel správu zošívať, kým to môj šéf nevidel, povedal, že to potrebujem prešiť niťou, tak som vzal ihlu a niť)))) vo všeobecnosti ma prvá skúsenosť naučila veľa, potom naučil ma, ako to robiť správne. Ukázalo sa, že nie je ľahké šiť dokumenty, existujú jemnosti, ktoré potrebujete vedieť.

A ako som nedávno zistil, správne blikanie dokumentov je stále polovica úspechu. Musia byť skladované určitým spôsobom! Prišla k nám kontrola a ledva sme vyviazli z pokuty za to, že sme všetky šanóny s osobnými spismi a účtovnými dokladmi jednoducho ležali v zatvorenom regáli. Ukazuje sa, že musí existovať špeciálna skrinka, v ktorej sa každá zásuvka otvára kľúčom a súčasne je možné otvoriť iba jednu zásuvku, ostatné sú v tomto čase uzamknuté. Ale pokute sa vyhlo práve preto, že inšpektor povedal: „Dobre, aspoň máte všetko podané v súlade s formulárom...“

Ako vyzerá zakladanie dokumentov? A hneď ako začnete, pochopíte... ach, toto nie je ľahká úloha, najmä, pamätám si, prvýkrát)) Ďakujem za článok, za video! Teraz som si uvedomil, že som takmer všetko urobil zle, alebo skôr nie celkom správne. Hlavná vec je, že teraz viem, ako si túto prácu uľahčiť a zrýchliť, inak mi to zabralo veľa času. A čas je veľmi drahý!

Niektorým inštitúciám stačí predložiť zviazané dokumenty, od toho závisí posúdenie vašej otázky a ak sú aj nesprávne certifikované, ani ich neakceptujú, potom vyplňujte dokumenty, strácajte čas... Je to lepšie sa učiť!

Som referent a môžem s plnou zodpovednosťou povedať, že spôsob ukladania dokumentov závisí od miesta podania. Organizácie, ktoré požadujú predloženie dokumentov vo zviazanej forme, často podrobne popisujú, ako by mal byť dokument zviazaný a v akom poradí. Niektoré zahŕňajú zakladanie do zakladačov a niektoré zahŕňajú navliekanie a pečiatkovanie a podpisovanie na titulnej strane.

Pracujem ako účtovník a musím zošívať doklady. Na rozdiel od mnohých si myslím, že je potrebné ich zošívať a to treba urobiť správne, aby neskôr nevznikali rôzne problémy.

Na dlhú dobu pracoval ako vedúci služby správy dokumentácie vo veľkom výrobnom podniku. Väčšina mojich známych, keď počula názov mojej pozície, zmätene pokrčila plecami – čo je to za prácu, presúvanie papierov a prečo je to potrebné. Mnoho ľudí jednoducho podceňuje a nechápe, prečo je potrebné správne zošívať a skladovať vyhotovené dokumenty. Zošívanie je ochrana dokumentu pred prípadným nahradením niektorých jednotlivých listov alebo ich odstránením. Dokumenty s dvomi alebo viacerými listami musia byť zošité. Väzba nití, číslovanie strán a pečatenie potvrdzujú neporušenosť dokumentu.

Zdá sa, že firmvér dokumentov a ich certifikácia nie sú najvážnejšie veci v podnikaní, ale ako sa ukazuje, veľa závisí od nich. A niekedy aj realizácia celého nápadu.
Náhodou som bol v jednej krajskej komisii na vydávanie dotácií začínajúcim podnikateľom na rozbehnutie vlastného podnikania. Všetko sa tam zdá byť jednoduché. Predložte podnikateľský plán (všetky výpočty a metódy boli v manuáloch), priložte Požadované dokumenty, kópie (registrácia, výpisy z bánk, ktoré skutočne investovali svoje peniaze do tohto biznisu, z daňového úradu o neexistencii dlhov), všetko vložiť do priečinka s titulnou stranou (vzor visel na webových stránkach a bol v školiacich príručkách). Nič nadprirodzené. Podaných bolo niečo vyše 50 žiadostí. Dotácia bola 300 tis. Keď sme jednoducho listovali v dokumentoch, ukázalo sa, že z formálnych dôvodov sa do súťaže nemôže zapojiť viac ako 5. Dokumenty boli len úplné chyby! Kópie nie sú ani overené podpisom jednotlivého podnikateľa, nielen že nie sú zošité, ale pri vyberaní z obálok sa jednoducho rozsypú! Na jednej strane je to jednoducho nedbanlivosť a na druhej strane ľudská neznalosť základov kancelárskej práce. Potom viac-menej normálne projekty dostali príležitosť všetko náležite formalizovať, no na mnohé sa jednoducho nepozrelo pre nedostatok formálnych znalostí kancelárskej práce.

Prečo neexistujú žiadne regulačné dokumenty?
Pre daňový úrad Ide o list Ministerstva financií zo dňa 08.07.2014 č.03-02-RZ/39142. Pred zverejnením tohto listu bolo potrebné za účelom poskytnutia kópií dokladov pre daňovú kontrolu osvedčiť každý list kópie dokladu. Ešte dodám, že zvyšné nite by sa nemali skracovať, ale mali by vykúkať spod nalepeného papiera.

Dnes vám v praxi ukážem, ako zošívať dokumenty pomocou 4 vpichov. Vysvetlenie podávam s fotografiami. Hneď poviem, že to nie je profesionálne viazanie. Profesionálne zabalené v kartónovom obale, puzdro vyzerá ako bežná kniha. Ale pre organizáciu, ktorá nie je zdrojom akvizície štátneho (mestského) archívu, je tento spôsob zošívania dokumentov celkom vhodný: vyhovuje pravidlám archivácie.

Je popísané, ako zošívať dokumenty pre daňový úrad. Hovorí, ako blikať časopisy a ktoré.

Zdôrazňujem: Ukazujem, ako zošívať dokumenty pre organizáciu, ktorá plánuje tieto dokumenty uložiť na trvalé alebo dlhodobé uloženie výlučne vo vlastnom archíve. V archívoch takýchto firiem sa spravidla nenachádza vedro so špeciálnym lepidlom a štetcom, kníhviazačský lis a zariadenie na zarovnávanie stohov papierov a moji kolegovia pracujúci v kanceláriách, ak je počuť, rozhodne nejde o Dokumenty. Takže moja majstrovská trieda o zošívaní dokumentov je určená výlučne pre amatérov, ktorí majú k dispozícii pár rovných a rastúcich rúk a niektoré predmety a materiály. Naším cieľom je dať veci do kartónového obalu a) správne, b) rýchlo, c) v rámci rozpočtu, d) ak je to možné, krásne.

Pre závažnejšie dokumenty, ktoré budú dlhodobo uložené najmä v štátnom archíve, tento spôsob pravdepodobne nebude vhodný. Ak to chcete urobiť, musíte pozvať odborníkov.

Ako zošívať dokumenty: príprava

Puzdro máme zarámované a pripravené na šitie. Na flashovanie budeme potrebovať:

Obyčajná vŕtačka alebo silný dierovač (výkonný je taký, ktorý dokáže naraz pojať 150 alebo viac listov);

Kartónový obal „Č. prípadu“ (najviac lacná možnosť; ak nájdete kartón rovnakej kvality vo formáte A4, bude to ešte jednoduchšie: nemusíte ho rezať);

List kartónu pre detskú kreativitu;

Pravítko;

Guľôčkové pero (na kreslenie čiar na skladanie; ak vám vyhovuje nožnice, použite nožnice);

Nožnice;

Hrubé nite alebo motúzy;

Veľká ihla;

PVA lepidlo;

Nálepka na chrbte zväzku.

Možno budete potrebovať aj sponky na papier alebo iné prostriedky na zabezpečenie zväzku, aby sa nerozletel.

Príprava krytu

Z kartónového priečinka „Case No.“ vystrihneme dva listy A4 alebo si vezmeme hotové listy.

K jednému z listov A4 prilepíme pri ľavom okraji list kartónu pre detskú kreativitu. Krycí list by mal smerovať k nám. Kartón by mal byť prilepený lícom nadol. Toto je budúci koreň. Pás lepidla robíme nie široký, stačí pár centimetrov. Umiestnite pod lis a nechajte dôkladne vyschnúť.

Všimnite si, o koľko menší je list detského kartónu ako obal. Na obale je ale napísané, že jeho formát je A4... Pozor pri kúpe. Tentoraz som nemal šťastie, ale možno je to takto lepšie: ukazuje sa to jasnejšie.

Aby naša chrbtica krásne a rovnomerne obišla objem, naznačíme si perom tri ohybové čiary pozdĺž pravítka: prvé dve 2 a 4 cm od ľavého okraja (nutne v rovnakej vzdialenosti od seba) a tretí - ustúpiť od druhého riadku takú vzdialenosť, ktorá sa rovná šírkovým objemom Nešetríme námahu, čiary kreslíme hlboko. V skutočnosti na to zvyčajne používam pero, ktoré už dávno minula pastu, čo potom vedie k bezfarebnej línii ohybu. Ale pre MK je lepšie to objasniť.

Bliká

Spolu navŕtame (prepichneme, prerazíme): objem puzdra, spodný kryt (nezabudnite ho správne umiestniť, budúcou prednou stranou na stôl), vrchný kryt priamo s nalepeným a vystlaným plechom. Otvory by mali padnúť striktne na prvý krycí pás, ktorý sme oddelili. Titulnú stranu neprepichujeme!!!

Niť alebo špagát naložíme do ihly a zošijeme objem. V tomto prípade potrebujeme, aby chvosty nití dopadli na zadnú stranu zväzku. Ako zošívať dokumenty ihlou a kam presne vložiť ihlu, je jednoduchšie ukázať ako opísať:

Spredu to vyzerá takto:

Viazame chvosty nití. Nie je potrebné príliš utiahnuť, inak bude veľmi ťažké otvoriť zväzok na vytvorenie kópie dokumentov. Na otvorenie by ste mali nechať malú zásobu nite.

Vezmeme náš zošitý objem a ohýbame späť prilepený list kartónu:

Pozdĺž prvého riadku - vlákna sú uzavreté;

Pozdĺž druhej línie - kartón sa obracia nadol a vytvára chrbticu;

Pozdĺž tretej línie - kartón objíma náš objem a zároveň uzatvára uzol na zadnej strane.

Všetky záhyby zažehlíme nožnicami.

Zvyšnú časť kartónu na zadnej strane prilepíme na vonkajšiu stranu obalu, pričom pod ním skryjeme niť a uzol. Lepidlom nešetríme a rozotrieme ho na oba povrchy v rovnomernej vrstve.

Objem posielame pod lis na sušenie.

Navrhujeme objem

Teraz vezmeme do rúk titulnú stranu a odstrihneme 2 cm od jej ľavého okraja. Čisto pre krásu to nemusíte robiť. Na to prilepíme list a znova pod lis (na fotke je obal ešte mokrý, takže nevyzerá obzvlášť úhľadne, keď uschne, bude biely a hladký).

Zostáva len prilepiť chrbticu.

Otvorený zväzok:

Keďže niť príliš neuťahujeme, dá sa voľne otvárať a kopírovať.

Ako lis je veľmi dobré použiť novú škatuľu s balíkmi papiera: je dosť ťažká a má perfektnú veľkosť. Zošívanie sa zdá byť dlhý proces kvôli častej potrebe umiestniť zväzok pod lis. Ak však spracovávate niekoľko zväzkov súčasne, nemusíte čakať, kým každý z nich uschne: zatiaľ čo niektoré zväzky sú pod tlakom, pripravujeme ďalšie atď. Ak si poťahy pripravíte vopred, potom v pracovný deň, bez zvláštneho namáhania, môžete ušiť 20 zväzkov.

„Archívna viazanosť veci“, t.j. nakladanie s vygenerovanými archívnymi dokumentmi je výsledkom dokončovania prác na evidencii dokumentov v procese ich prípravy na následné uloženie a použitie v archíve organizácie (alebo jednoducho na archívne uloženie, ak organizácia archív nemá).

Registrácia prípadov predstavuje komplex prác podľa popisu veci (zloženie a obsah listín v nej obsiahnutých) na obale veci, t.j. návrh na obálke konkrétnej rubriky, špecifikovaný v porovnaní s nomenklatúrou vecí, číslovanie listov, zostavenie interného súpisu spisov veci a listiny osvedčujúcej vec a napokon väzba, t.j. podanie a viazanie veci. Tento súbor prác je aj tzv archívne a technické spracovanie dokumentov v procese ich prípravy na archívne uloženie (príprava na odovzdanie do archívu organizácie alebo do štátneho, mestského archívu). Prax ukazuje, že organizácie v súčasnosti uprednostňujú objednávanie archívnych a technických služieb spracovania dokumentov formou outsourcingu alebo v krajnom prípade pozývajú vyškoleného kníhviazača, aby zviazal prípady už zostavené a popísané v kancelárskych prácach určených na archiváciu.

V závislosti od doby uchovávania dokumentov je možné vykonať úplnú alebo čiastočnú registráciu prípadov:

• úplná registrácia prípadov platí pre dokumenty (prípady) s trvalou dobou uloženia, pre personál a s dobou dočasného uloženia (nad 10 rokov);
• čiastočné uvoľnenie, v ktorom je povolené nečíslovať listy prípadu, nevyhotovovať interný inventár a osvedčovací list, sa vzťahuje na prípady dočasného (do 10 rokov vrátane) uloženia.

Zavedené formuláre pre internú inventarizáciu dokumentov prípadu (úložných jednotiek) a list certifikácie prípadu nájdete v:

• Základné pravidlá pre prácu rezortných archívov (schválené rozhodnutím rady Hlavného archívu SSR dňa 28. augusta 1982, schválené nariadením Hlavného archívu SSR zo dňa 5. septembra 1985 č. 263; prílohy č. 4-5),
• Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií (schválené rozhodnutím predstavenstva Rosarkhiv zo dňa 02.06.2002; prílohy č. 9-10) a
• Metodické odporúčania o vypracovaní pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych orgánoch výkonná moc(schválené nariadením Spolkového archívu č. 76 zo dňa 23. 12. 2009; prílohy č. 26-27; ďalej len Smernica).

Pravidlá pre systematizáciu dokumentov v rámci prípadu, ich číslovanie a popisy na obale prípadu sú podrobne diskutované v tých istých regulačných a metodických dokumentoch.

Dokumenty tvoriace prípad lemované 4 vpichmi do tvrdého kartónového obalu alebo prepletené s prihliadnutím na možnosť voľného čítania textu všetkých dokumentov, dátumov, víz a uznesení o nich. Pri príprave šanónov na zakladanie (zošívanie, viazanie) je potrebné odstrániť všetky kovové spoje dokumentov (sponky, zošívačky).

Požiadavky na kryciu lepenku a formu popisu škatule na obálke (umiestnenie popisných prvkov) stanovuje GOST 17914-72 „Kryty škatúľ na dlhodobé skladovanie. Types, Sizes and Technical Requirements“, ktorý bol predĺžený do roku 1985 a ktorý bez ďalšej revízie v skutočnosti zostáva v platnosti dodnes. Pozri obrázok 2.

Kartón použitý na obálku by teda mal mať hrúbku od 0,35 do 1,5 mm (tieto požiadavky spĺňajú archívne spoločnosti, ktoré poskytujú outsourcingové služby pri archívnom a technickom spracovaní dokumentov), ​​chrbát obálky by mal byť široký 40 mm (od . tl. puzdra je približne 250 listov dokumentov, čo je 4 cm) a forma krytu puzdra podľa tejto GOST sa v súčasnosti odporúča v r. Smernice(Príloha č. 25).

Na dokončenie väzby pripraveného puzdra, t.j. lem na 4 vpichy, použite šidlo, vŕtačku, svorku na upnutie balíčka, veľké množstvo ihiel, prírodné ľanové alebo bavlnené nite, ale najlepšie je použiť špeciálne zariadenia na šitie (viazanie), ktoré sú dostupné na trhu s kancelárskou technikou.

Osobitnú pozornosť treba venovať technike „archívneho zošívania“, t.j. remeselná otázka:

1. Skontroluje sa zloženie prípadu, v ktorom sú najskôr listy vnútorného inventára, ktoré sú nezávisle očíslované (od 1 do N), potom očíslované listy dokumentov prípadu (od 1 do približne 250) a na konci - list potvrdzujúci prípad.
2. Úzke listy papiera so šírkou okrajov zviazaných dokumentov puzdra sú umiestnené na vrchnej a spodnej strane balenia puzdra (samozrejme, 35-40 mm je lepšie, ale je možné aj 20-30 mm).
3. Po čiastočnej registrácii puzdra s dokumentmi na dočasné uskladnenie (do 10 rokov vrátane) sa listy kartónu (kryt) ihneď umiestnia na spodnú a vrchnú časť obalu.
   Po úplnom doplnení puzdra dokladmi trvalého, personálneho alebo dočasného (nad 10 rokov) uskladnenia sa obal kufríka najskôr zošije a potom sa obal zviaže pomocou zavedenej „typografickej“ technológie, podľa ktorej je potrebné použiť PVA lepidlo a syntetické lepidlo - iba ak je chránené pred rozkladom a plesňou.
4. Zväzok je upnutý pod tlakom, alebo do svorky, alebo do špeciálneho zariadenia.
5. Obaly sú prepichnuté:
   • spodné a horné - vo vzdialenosti 30 mm od okraja spodného a horného poľa balenia;
   • stredné dva vpichy sú vo vzdialenosti približne 80 mm od spodného a horného vpichu; vzdialenosť medzi nimi by mala byť tiež približne 80 mm.
6. Prirodzená niť prechádza cez vpichy jedným z dvoch spôsobov:
   • 1 spôsob(zobrazené na obrázku 1). Každý koniec nite je navlečený do samostatnej ihly (t. j. oba konce nite sú navlečené do vlastnej ihly). Niť sa vkladá dvoma ihlami do dvoch stredných vpichov na prednej strane. Zo zadnej strany je niť vyvedená do horného a spodného vpichu na prednej strane. Z prednej strany horného a spodného vpichu sa niť navlieka ihlami do najbližšieho stredného vpichu. Niť sa uvoľní z ihiel, narovná sa a jej konce sa natiahnu a zviažu na zadnej strane obalu;
   • Metóda 2(zobrazené aj na obrázku 1). Niť je navlečená do jednej ihly. Zo zadnej strany obalu sa niť prevlečie do druhého vpichu odspodu (koniec nite sa ponechá na následné zviazanie), vyberie sa z prednej strany a prevlečie sa do spodného vpichu. Pozdĺž zadnej strany sa niť opäť prevlečie do druhého vpichu zdola na prednej strane. Pozdĺž prednej strany zhora sa niť zasunie do druhého vpichu zhora a pozdĺž zadnej strany sa prevlečie na horný vpich. Cez ňu sa niť vedie do druhého vpichu zhora pozdĺž prednej strany, prevlečie sa a vyvedie sa na zadnú stranu obalu. Na zadnej strane je niť uvoľnená z ihly a jej dva konce sú utiahnuté a zviazané.