Príprava obchodných dokumentov. Pokyny na zostavovanie obchodných dokumentov

Úvod …………………………………………………………………………………………
1. Obchodný papier: kľúčové pojmy ……………………………………………...
2. Funkcie dokumentu………………………………………………………………………
3. Druhy dokumentov………………………………………………………………………
4. Typy riadiacich dokumentov………………………………………….
5. Základné vlastnosti dokumentu……………………………………………………………….
6. Kompilačný algoritmus obchodné papiere ……………………………………...........
7. Kompilácia a jazykový dizajn jednotlivé druhy Dokumenty…………
	7.1. Vyhlásenie ………………………………………………………………………
	7.2. Splnomocnenie ………………………………………………………………….
	7.3. Autobiografia ……………………………………………………………….
	7.4. Zhrnutie ………………………………………………………………………...
	7.5. Servisná poznámka ……………………………………………………….......
Cvičenia …………………………………………………………………………………..
Zoznam použitej literatúry ……………………………………………………………….
Príloha 1. Jazykové modely obchodných dokumentov …………………………………
Príloha 2. Vzorové životopisy………………………………………………………..
Dodatok 3. Ukážky poznámok………………………………………………………………
Príloha 4. Vzorové vyhlásenia ………………………………………………….
Dodatok 5. Všeobecné pravidlá používanie skratiek ……………………….
Zoznam najbežnejších podmienených skratiek…….
Zoznam najbežnejších skratiek ………………………

Úvod

Kultúra reči predpokladá adekvátne rečové správanie v akejkoľvek konkrétnej situácii. Zručnosti obchodná komunikácia ako osobitný druh rečovej činnosti patrí okrem iného aj schopnosť správne vytvárať a vypracovávať obchodné dokumenty. Významné miesto sa venuje formovaniu týchto zručností v rámci univerzitných kurzov „Kultúra ruského jazyka a reči“ a „Štylisti a literárna úprava“, pretože jednou z hlavných požiadaviek na moderného odborníka je znalosť zásad tvorby dokumentov. a schopnosť zvoliť si na tento účel vhodné jazykové prostriedky.

Údaje usmernenia, ktorého cieľom je pomôcť študentom osvojiť si tému „Oficiálny obchodný štýl“, najmä časť „Business Papers“, má vyslovene praktické zameranie. V tomto smere sme sa obmedzili len na nevyhnutné minimum teoretických informácií o hlavných typoch obchodnej dokumentácie a zásadách zostavovania niektorých žánrov oficiálnych obchodných dokumentov.

Našou hlavnou úlohou bolo rozvíjať u študentov pochopenie podstaty pravidiel a algoritmov na zostavovanie a formátovanie textov dokumentov nielen v súlade s jazykovými normami, ale aj so špecifickými požiadavkami. formálny obchodný štýl. Rozvoj príslušných zručností potrebných pri zostavovaní a úprave rôznych druhov dokumentov uľahčujú cvičenia zahrnuté v metodických odporúčaniach, ktoré zahŕňajú analýzu jazykových a rečových faktov a samostatná práca o príprave dokumentu.

Hlavná pozornosť je venovaná referenčným a informačným dokumentom (prihláška, autobiografia, plná moc, životopis, memorandum a vysvetlivky), ktoré sú podľa nášho názoru najžiadanejšie v akejkoľvek profesijnej oblasti. Pri charakterizovaní životopisu sa brali do úvahy viaceré faktory, medzi ktoré patrí naliehavá potreba študentov a absolventov vysokých škôl ovládať tento žáner, chýbajúci jednotný, všeobecne akceptovaný príklad tohto biznis listu a napokon aj samotná špecifickosť tohto žánru, ktorá spočíva v spojení vlastností dokumentu na jednej strane a PR textu na strane druhej.

Teoretickým základom pre tieto metodické odporúčania boli informácie obsiahnuté v GOST, v referenčnej a vzdelávacej literatúre.

Metodické odporúčania sú určené predovšetkým študentom NSTU, učiteľom lingvistických disciplín, osobám podieľajúcim sa na organizácii a riadení výroby, ako aj všetkým, ktorí chcú zlepšiť kultúru obchodnej komunikácie.

Znaky oficiálneho obchodného štýlu uvedené nižšie sú objektívnym faktom jazyka, ich používanie v textoch dokumentov je prirodzené a stanovené tradíciou. Porušením normy funkčného štýlu je používanie jazykových prostriedkov, ktoré nie sú vlastné obchodnému štýlu, čo je v rozpore s požiadavkou logiky, presnosti a stručnosti jazyka obchodných dokumentov a dokumentov. Sú to predovšetkým slová a frazeologické jednotky hovorového a emocionálne expresívneho zafarbenia.

V jazyku obchodných dokumentov a dokumentov sa široko používajú:

Podmienky a profesionalita v súlade s predmetom a obsahom úradných dokumentov. V prvom rade sú to právne, diplomatické a účtovné podmienky ( dovoz, zmluva, meškanie, prirážka, ponuka, dopyt a tak ďalej.).

Neterminologické slová, používané predovšetkým v administratívnej a administratívnej reči ( riadne, splatný, vyššie, podpísaný, odovzdaný, prítomný (toto) a tak ďalej.).

Podstatné mená – mená osôb na základe vlastností spôsobené akýmkoľvek konaním alebo postojom ( nájomca, svedok, nájomca, žalobca, žalovaný a tak ďalej.). Podstatné mená označujúce pozície a tituly sa v obchodnej reči používajú iba v mužskom rode ( svedok Fedorov, policajt Savelyeva, profesor Emelyanova a tak ďalej.).

Slovesné podstatné mená. Medzi nimi osobitné miesto zaujímajú podstatné mená s predponou nie- (nesplnenie, nezistenie, nesplnenie, nedodržanie, neuznanie a tak ďalej.).

Zložené denominatívne predložky, vyjadrujúce štandardné aspekty obsahu ( za účelom., vo vzťahu k, na základe, pozdĺž línie, čiastočne a tak ďalej.).
Zámienka Autor: s predložkový pád uviesť časové obdobia ( po dosiahnutí osemnásteho roku života a tak ďalej.).

Stabilné frázy atribútovo-nominálneho typu s farbením oficiálneho obchodného štýlu (paušálna dávka, vyššie orgány, zavedený postup, predbežná úvaha a tak ďalej.).

"Rozdelené" predikáty (poskytnúť pomoc, vykonať rekonštrukciu, vykonať vyšetrovanie atď.) na rozdiel od ich paralelných slovesných tvarov ( pomáhať, rekonštruovať, skúmať a tak ďalej.).

"navlečenie" genitív v reťazci podstatných mien ( ...aplikovať opatrenia verejného tlaku; ...za účelom širokej publicity práce štátnych kontrolných orgánov a tak ďalej.).

Afirmácie prostredníctvom odmietnutia, v ktorom adresát povoľuje správne úkony. Podnet na tieto kroky nepochádza od adresáta ( Ministerstvo nenamieta..., Rada nezamieta..., Akademická rada nezamieta... a tak ďalej.).

Pasívny hlas ak je to potrebné, zdôraznite skutočnosť konania ( platba je zaručená; návrh schválený; dokumentácia vrátená a tak ďalej.).
Aktívny hlas používa sa, keď je potrebné uviesť konkrétnu osobu alebo organizáciu ako subjekt právnej zodpovednosti ( Závod Elektrostal narúša dodávky surovín; Šéf družstva nezabezpečil dodržiavanie bezpečnostných noriem a tak ďalej.).

V jazyku obchodných dokumentov a dokumentov sú široko používané

1. Podmienky a odbornosti v súlade s predmetom a obsahom úradných dokumentov. V prvom rade sú to právne, diplomatické a účtovné podmienky (dovoz, zmluva, omeškanie, prirážka, ponuka, dopyt atď.).

2. Neterminologické slová používané predovšetkým v administratívnej a administratívnej reči (vlastný, náležitý, nad, podpísaný, postúpený, prítomný (toto) atď.).

3. Podstatné mená - mená osôb na základe vlastnosti určenej nejakým konaním alebo vzťahom (nájomca, svedok, zamestnávateľ, žalobca, žalovaný atď.). Podstatné mená označujúce pozície a tituly sa v obchodnej reči používajú iba v mužskom rode (svedok Fedorova, policajt Savelyeva, profesor Emelyanova atď.).

4. Slovesné podstatné mená. Osobitné miesto medzi nimi zaujímajú podstatné mená s predponou nie (nesplnenie, nezistenie, nesplnenie, nesplnenie, neuznanie a pod.).

5. Komplexné denominatívne predložky vyjadrujúce štandardné obsahové aspekty (na účel, vo vzťahu k, na základe, pozdĺž línie, čiastočne atď.). Predložka po s predložkovým pádom na označenie časových úsekov (po dovŕšení osemnástky a pod.).

6. Stabilné frázy atribútovo-nominálneho typu s podfarbením oficiálneho obchodného štýlu (jednorazový príspevok, vyššie orgány, zavedený postup, predbežná úvaha atď.)

7. Zložené predikáty (poskytnúť pomoc, rekonštruovať, viesť vyšetrovanie a pod.) na rozdiel od ich paralelných slovesných tvarov (pomáhať, rekonštruovať, vyšetrovať a pod.).

Pri príprave a realizácii obchodnej dokumentácie zaujíma etiketa administratívneho prejavu dôležité miesto, ktorej niektoré prvky si vyžadujú osobitnú pozornosť.

1. Najčastejšie formy oslovovania: Vážení..., alebo Vážení...! Treba mať na pamäti, že čiarka za adresou dáva dokumentu (listu) každodenný charakter; výkričník označuje, že mimoriadny význam sa pripisuje skutočnosti, že sa rieši osoba alebo problém.

Ak odvolanie uvádza prvé meno a priezvisko, ale neuvádza priezvisko, potom odvolanie nadobúda osobný charakter. Zahrnutie priezviska adresáta do adresného vzorca dáva textu dokumentu zdvorilý a oficiálny tón.

2. Textové použitie slov: súdruh (t.), pán (pán), občan (gr.) má svoje špecifiká.

Slovo súdruh, u nás dominantne používané do 90. rokov, už nahradilo vo svetovej praxi používané slovo pán. Slovo občan sa používa vtedy, keď sa osoba považuje za subjekt občianskoprávnych vzťahov.

3. V oddelení písanie Existuje tendencia strácať zámeno I. Napríklad namiesto „Pýtam sa“ píšu „Pýtam sa“. Namiesto „dokončil som“ píšu „dokončil som“. Nedá sa však povedať „rozhodol som sa“. Správne: "Rozhodol som sa." Vo všeobecnosti sa zámeno „I“ používa iba v správach a vysvetlivkách.

4. Administratívna etiketa reči vyžaduje schopnosť používať zámeno „on“. Môže byť prostriedkom depersonalizácie aj familiárnosti, a preto si pri používaní v úradných dokumentoch vyžaduje osobitnú opatrnosť, ba dokonca obmedzenie. Je samozrejmé, že príkaz, uznesenie, rozhodnutie, dispozícia, popis by mali uvádzať priezvisko a iniciály osoby. V popise sa v každom odseku opakuje priezvisko a iniciály osoby, na ktorú sa píše.

5. Treba brať do úvahy, že úradné dokumenty sú písané neutrálnym, priateľským tónom, nie je dovolené používať hrubosť, okázalé výrazy vyjadrujúce prílišnú zdvorilosť a pod. Samozrejme, žiadny zoznam odporúčaných výrazov úplne nevyrieši problém administratívnej etikety reči. Len vnútorný takt a objektivita pri posudzovaní určitých produkčných situácií môže naznačiť výber slov a výrazov.

2.6. Niektoré pravidlá pravopisu
v obchodných dokumentoch

Všetky slová, okrem oficiálnych, sa píšu s veľkým začiatočným písmenom v názvoch najvyšších vlád, štátnych organizácií a inštitúcií krajiny, ako aj najdôležitejších medzinárodných organizácií (Najvyššia rada Ruská federácia, Spojené národy).

Prvé slovo v názvoch ústredných inštitúcií a verejných organizácií (Ministerstvo priemyslu Ruskej federácie; Federácia nezávislých odborových zväzov Ruska) sa píše s veľkým písmenom.

Prvé slovo sa píše s veľkým písmenom a vlastné mená vo vedeckých názvoch, vzdelávacie inštitúcie, kultúrne inštitúcie, obchodné a priemyselné podniky (Ruská akadémia vied; Vysoká škola Gnessin Music College; Polytechnické múzeum; Prvá továreň na hodinky v Moskve). Ak pred individuálnym názvom predchádza definícia, tiež individuálna, potom sa obe slová píšu s veľkým písmenom (Štátna Tretiakovská galéria; Ústredný dom novinárov).

Obchodné texty často obsahujú rôzne zoznamy, zoznamy, ktoré vyžadujú symbolov. Existujú určité technické a interpunkčné pravidlá na kategorizáciu textu dokumentu.

Na označenie častí zoznamov sa používajú:

Najvyššia úroveň delenia - veľké písmená (A, B, C atď.) a rímske číslice (I, II, III atď.);

Priemerná úroveň divízie - arabské číslice (1, 2, 3 atď.);

Najnižšia úroveň delenia - arabské číslice so zátvorkami (1) 2) 3) atď.) a malé písmená so zátvorkami (a) b) c) atď.).

Po malé písmená a arabské číslice v zátvorkách nemajú bodku, ale za veľkými písmenami a rímskymi číslicami sa umiestnia bodka(y). 1), A. 1.). Pri kategorizácii pomocou zátvoriek sú časti textu oddelené buď čiarkami alebo bodkočiarkami (1)...; 2)... ;) Bodka sa umiestňuje na konci nadpisov (1. ... 2.), riešených bez zátvoriek.

V textoch dokumentov by nemali byť nezrovnalosti v pravopise mien osôb, funkcií, inštitúcií, geografických názvov, pojmov atď. Spontánne (autorské) skratky tiež nie sú žiaduce. IN súčasnosťŠtandardizované boli tieto typy skratiek: poštové informácie (mesto, kraj, okres, pošta, stanica, odbor a pod.); názvy pozícií a titulov (profesor, korešpondent, kandidát technických vied, manažér, zástupca, konateľ, asistent atď.); názvy dokumentov (GOST, technický plán, technické špecifikácie, špeciálna objednávka atď.); slovo rok (rok, roky, vykazovací rok 1996/97); peňažné jednotky (2 000 rubľov, 80 kopejok, ale 2 000 rubľov 80 kopejok; 4 tisíc, 6 miliónov); textové symboly(atď. atď., pozri, atď., napr. iné, s., ch., napr.).

Všetky skratky slov a mien v dokumentoch musia byť všeobecne akceptované a zrozumiteľné. Je potrebné pripomenúť, že nasýtenie textu skráteným pravopisom vo všeobecnosti znižuje formálny tón dokumentu. Aby ste neurobili chybu pri výbere skratiek, musíte použiť „Slovník skratiek ruského jazyka“ (M., 1969).

Názvy geografických pojmov, časové obdobia, kvantitatívne stanovenia a tak ďalej. skrátiť:

a) pred slovom, ktorého sa týkajú, napr.: oz. (jazero) Glubokoe, mesto (mesto) Orel;

b) po číslach, napríklad 8 tisíc (tisíc) strojov, 10 miliónov (milión) rubľov.

Názvy akademických titulov, titulov alebo povolaní môžu byť v texte bezprostredne pred priezviskami skrátené. Napríklad: akad. (akademik) Semenov, inžinier. (inžinier) Kravcov.

Zložené skrátené názvy tvorené zo začiatočných písmen sa píšu veľkými písmenami (MGU). V názvoch tvorených podľa zmiešaného princípu sa písmenové skratky píšu veľkými písmenami, slabičné skratky sa píšu malými písmenami (NIIStroydormash-Scientific Research Institute of Construction and Road Engineering). Podľa prvých slabík (ROSSELMASH).

Skrátené slovo musí mať určitú mieru bezpečnosti, aby bolo po dešifrovaní jednoznačne pochopené. Napríklad namiesto slova povinnosť nemôžete napísať zaviazať. Alebo o-o, keďže to možno chápať rôznymi spôsobmi (zodpovednosť, okolnosť atď.). Správna skratka tohto slova je povinnosť.

Skratka by mala byť jasná každému, kto číta dokument. Preto pri prvom použití skratky v texte by mala byť dešifrovaná v zátvorkách a potom uvedená v skrátenej forme. Napríklad: Ruská akadémia štátna služba(HADRY), potom už len HRANY.

Nedá sa skrátiť Kľúčové slová. Napríklad, ak je v dokumente hovoríme o o pracovnej ceste – toto slovo nie je skrátené.

Písanie skratiek musí byť zjednotené v rámci jedného textu. Napríklad jedno slovo okres nemožno označiť ani písmenom r., ani slabikou rai., ani spojením r-n.