Príklad účelu pracovnej cesty na riadne prihlásenie. Pracovné cesty

Aktivity spoločnosti často ovplyvňujú mnoho protistrán, ktoré sa môžu nachádzať v inej oblasti, ako je sídlo spoločnosti. Na interakciu s nimi môže organizácia poslať svojich zamestnancov na služobné cesty, aby dosiahli svoje výrobné ciele. Pracovnú cestu je potrebné riadne zaevidovať, aby firma v budúcnosti nemala problémy.

Do roku 2015 platila stará vyhláška o úprave pracovných ciest, ktorá bola s účinnosťou nových právnych noriem zrušená.

Zavedené novinky sú vo veľkej miere zamerané na zníženie objemu povinných dokladov pri odosielaní na pracovné cesty.

Teraz sa podnikateľský subjekt samostatne rozhoduje, aké doklady vyhotoví pri pracovnej ceste. Svoje rozhodnutie o toku dokumentov musí upevniť v iných.

Požadované dokumenty:

Zákon vyžaduje, aby pri vyslaní na pracovnú cestu bol vystavený príkaz na pracovnú cestu.

Voliteľné dokumenty, ktoré sa vypracúvajú podľa uváženia organizácie:

Pridelenie služby.
Správa o služobnej ceste
Vedenie denníka zamestnancov, ktorí odišli a prišli na služobné cesty, zostáva na rozhodnutí správy.

V tejto súvislosti ďalšou zmenou bol postup pri určovaní denných náhrad za pracovné cesty. Ak organizácia nepoužije cestovný list, potom musí určiť čas odchodu a príchodu zamestnanca, ako aj dĺžku trvania pracovnej cesty v dňoch, na základe cestovných dokladov, ktoré mu boli predložené, potvrdenia o úhrade za ubytovanie. , šeky na nákup PHM a pod.

Pozor! Zamestnanec môže predložiť aj správu alebo správu adresovanú vedeniu, v ktorej deklaruje načasovanie a obdobie pracovnej cesty, ak neexistujú príslušné doklady, a ak to vedúci akceptuje a schváli, môže tento doklad slúžiť aj ako potvrdenie. v tomto prípade.

Kto nemôže byť vyslaný na pracovnú cestu

Pracovná cesta sa spravidla považuje za plnenie pracovných úloh zamestnanca. Preto v normálnych podmienkach nemôže ju odmietnuť. Legislatíva však stanovuje prípady, kedy nie je možné vydať pracovnú cestu určitým kategóriám osôb.

Na pracovnú cestu nemožno vyslať týchto zamestnancov:

pracovníčky, ktoré sa čoskoro stanú matkami;
Zamestnanci, s ktorými bola uzatvorená študentská dohoda;
Tí, ktorí pracujú v podniku, ktorí ešte nedosiahli plnoletosť. Ak sú však títo zamestnanci zamestnaní v tvorivých profesiách (herci, novinári, speváci, spisovatelia a pod.), ako aj športovci, tak sa na nich tento zákaz nevzťahuje.

Týchto zamestnancov je zakázané vysielať na pracovnú cestu, a to aj v prípade, že od nich dostanú písomný súhlas.

Pozor! Okrem toho existujú kategórie zamestnancov spoločnosti, ktorí môžu byť vyslaní na pracovnú cestu, avšak ich súhlas s tým musí byť prítomný v písomnej forme.

Tie obsahujú:

Zamestnanci, ktorí majú deti do troch rokov veku. Patria sem aj pracovníci, ak ich deti v tomto veku nemajú matku.
Zamestnanci s deťmi mladšími ako päť rokov, ak sú osamelí rodičia.
Zamestnanci, ktorí nemajú postihnuté deti.
Pracovníci, ktorí poskytujú dohľad a lekársku starostlivosť chorým blízkym príbuzným.
Zamestnanci, ktorí majú zriadenú skupinu so zdravotným postihnutím, ak pracovná cesta porušuje ich ozdravný program.

Keď personalisti zabezpečujú pracovnú cestu pre tieto kategórie zamestnancov, písomný súhlas, ktorý od nich s cestou dostali, musí nevyhnutne obsahovať informáciu, že boli upozornení na právo ju odmietnuť.

Medzi odborníkmi často vyvstáva otázka, keď sa vybavuje pracovná cesta pre interného brigádnika. Môžu byť odoslané na služobnú cestu. Problém však nastáva pri zaznamenávaní času cesty na druhom pracovisku.

Pozor! Zákon zakazuje čerpať počas tohto obdobia ročnú platenú dovolenku. V tomto období sa odporúča poskytnúť druhému miestu dodatočnú dovolenku platenú na náklady spoločnosti.

Trvanie služobných ciest

Dobu pracovnej cesty určuje vedúci podniku samostatne na základe vzniknutej výrobnej potreby. Musí sa to prejaviť vo vydanom cestovnom príkaze a ak sa vypracúva pracovná náplň, tak aj v tomto doklade.

Zároveň vzhľadom na okolnosti, ktoré nastali, môže byť trvanie cesty buď skrátené, alebo predĺžené na určitý čas. Vyžaduje si to aj vystavenie písomnej objednávky od vedenia spoločnosti.

Predtým súčasné právne normy určovali maximálnu dobu pracovnej cesty na 40 dní, nepočítajúc čas strávený na ceste. Stanovilo sa tiež, že pracovná cesta musí trvať viac ako jeden deň.

Ale nové nariadenia vlády, ktoré nadobudli účinnosť, podľa ktorých sa v súčasnosti upravujú pracovné cesty, zrušili platnosť týchto nariadení a nezaviedli nové lehoty. Preto dnes minimum a maximálne trvanie služobná cesta na legislatívnej úrovni.

Pozor! Pri stanovovaní dĺžky trvania cesty je však potrebné vychádzať zo samotného pojmu - pracovnou cestou nie je plnenie povinností zamestnanca, ktorého práca bola ustanovená na cestovanie, ako aj presun zamestnanca na iné miesto.

Ako vybaviť pracovnú cestu pre zamestnanca v roku 2017

Krok 1. Vydajte príkaz na služobnú cestu

Pri zostavovaní objednávky môžete použiť štandardné formuláre T-9, T-9a alebo použiť firemný hlavičkový papier, na ktorom je text objednávky uvedený vo voľnej forme.

Do roku 2015 bolo podkladom pre vydanie príkazu predbežne vypracované úradné zadanie, ktorého náležitosti bolo potrebné uviesť v príslušnom riadku dokumentu. Teraz môžete ako základ použiť príkaz manažéra, poznámku atď., alebo dokonca nechať toto pole prázdne.

Zamestnanec, pre ktorého je príkaz vydaný, si ho musí prečítať a podpísať.

Ak zamestnanec použije na cestu vlastné alebo firemné vozidlá, je potrebné to uviesť aj uvedením príslušného riadku v existujúcej objednávke, prípadne vystavením novej vo voľnej forme.

Krok 2. Vydanie fondov

Ak ide zamestnanec na pracovnú cestu, potom potrebuje dostať z pokladne preddavok na cestovné, ubytovanie v cieľovej destinácii a iné neplánované výdavky, ako aj dennú diétu za každý deň cesty.

Na evidenciu výdaja peňažných prostriedkov z registračnej pokladnice slúži výdavkový pokladničný príkaz. Výška financovania všetkých týchto výdavkov musí byť stanovená v miestnom akte spoločnosti.

Podkladom na vydanie peňažných prostriedkov je príkaz na odoslanie na pracovnú cestu. Okrem toho môže zamestnanec sám vypracovať poznámku s výpočtom očakávaných nákladov, ktorú musí schváliť vedúci spoločnosti.

Pri vydávaní peňazí musíte zvážiť nasledujúce skutočnosti:

Ak sa cesta uskutoční v rámci krajiny, všetky splatné prostriedky je možné vydať buď v hotovosti z pokladne alebo prevodom na kartu alebo bankový účet.
Ak si rezervujete služobnú cestu do zahraničia, denný príspevok za dni strávené v Rusku musí byť vydaný v rubľoch a za dni strávené v inej krajine - v mene tejto krajiny alebo v rubľoch podľa výmenného kurzu centrálnej banky.

Krok 3. Vyplňte a vydajte cestovný certifikát (ak je to potrebné)

Ak je to zakotvené v miestnom poriadku spoločnosti, tak súčasťou registrácie pracovnej cesty je vyhotovenie cestovného listu. V závislosti od použitého tlačiva môže obsahovať pridelenie pracovnej cesty, pracovný posudok zamestnanca a výpočet denných diét.

Vo formulári je tiež priestor pre pečiatku vášho príchodu a odchodu do cieľa vašej cesty. Ich nalepenie však už nie je povinnosťou a ak nebudú nalepené, nepôjde o porušenie.

Potreba viesť záznamy o zamestnancoch idúcich na cesty je teraz eliminovaná. Organizácie to však môžu robiť na dobrovoľnej báze. Na tento účel musia stanoviť formu denníka, poradie jeho vedenia v miestnych zákonoch.

Denník zvyčajne obsahuje nasledujúce stĺpce:

CELÉ MENO. zamestnanec;
Názov cieľovej organizácie;
Cieľová lokalita;
Dátumy odchodu a príchodu;
Označte pri odoslaní správy.

Pozor! Cestovný certifikát v súčasnosti nie je povinným dokladom, takže organizácia ho môže vydať podľa vlastného uváženia.

Krok 4. Urobte si poznámku do časového výkazu

Po vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu je potrebné zaznamenať čas jeho neprítomnosti. Na tento účel použite kód „06“ alebo písmeno „K“.

Krok 5. Vyplňte a odošlite predbežnú správu

Do troch dní odo dňa návratu z cesty je zamestnanec povinný vypracovať a predložiť účtovne zálohový výkaz. To sa vykonáva pomocou štandardného formulára AO-1.

Ak je to zakotvené v miestnych predpisoch, musí zamestnanec spolu s predbežnou správou predložiť aj správu o vykonanej práci počas cesty. Môžete to urobiť v akejkoľvek forme, na tlačive vyvinutom spoločnosťou, alebo môžete použiť stĺpec 12 tlačiva, ak bol zahrnutý do evidencie pracovnej cesty.

TO predbežná správa Musíte pripojiť dokumenty potvrdzujúce vynaložené výdavky. Tie obsahujú:

Doklady potvrdzujúce prenájom priestorov na ubytovanie - účtenka alebo hotelová faktúra, na ktorej sú uvedené všetky potrebné údaje, počet dní pobytu, cena jedného dňa, prípadne zmluva o prenájme nebytových priestorov (súkromný dom alebo apartmán) ;
Doklady potvrdzujúce cestovné náklady (lístky, palubné lístky vrátane potvrdení o papierových službách, ubytovaní vo vlakoch atď.);
Doklady na zaplatenie za taxík - šeky, potvrdenky, formuláre;
Poukaz na náhradu výdavkov, ak zamestnanec cestoval vlastným vozidlom alebo služobným vozidlom. Je sprevádzaný nákladným listom, šekmi a potvrdenkami z čerpacích staníc atď.;
Servisná poznámka, ak neexistujú žiadne doklady na cestu, ubytovanie alebo oboje.
Dokumenty potvrdzujúce iné dohodnuté výdavky (napríklad potvrdenie o zaplatení komunikačných služieb).

Pozor! Pri preberaní zálohového výkazu o tom účtovníčka zapíše do oddeliteľnej časti a vráti ho zamestnancovi.

Krok 6. Vráťte nepoužité prostriedky do pokladne (ak nejaké zostanú)

Ak zamestnanec počas cesty neminul celú sumu, musí zvyšok zaplatiť do pokladne do 3 dní od podania správy. Operácia je formalizovaná pokladničným dokladom.

Zákon dáva zamestnávateľovi právo nevrátenú sumu zo mzdy zadržať, to však možno len do mesiaca od uplynutia lehoty na dobrovoľný návrat. Po mesiaci môžete zadržiavať peniaze len súdnou cestou podaním žaloby o náhradu škody.

Pozor! Ak zamestnanec dobrovoľne súhlasil so zrážkou dlhu zo mzdy, musí o tom napísať vyhlásenie. Na jeho základe musí byť vydaný príkaz na zrážky, ktorého výška nemôže byť vyššia ako 20 % z časovo rozlíšenej mzdy.

Krok 7. Kompenzácia za nadmerné výdavky (ak je to potrebné)

Ak zamestnanec minul na cestu viac peňazí, ako mu bolo vystavené, musíte najskôr skontrolovať jeho predbežné hlásenie a ak bol nadmerný výdavok vynútený, uhradiť preplatok z pokladne vystavením výdavkového pokladničného príkazu.

Ak chcete zistiť, či je nadmerný výdavok opodstatnený, je potrebné určiť nasledovné:

či boli výdavky vynaložené na naliehavé potreby;
Existujú dokumenty potvrdzujúce tieto výdavky a sú správne vykonané;
Je predbežná správa vyplnená správne?

Dôležité! Prebytočné peňažné prostriedky je organizácia povinná vydať do 3 dní odo dňa nahlásenia (je to uvedené v predpisoch o pracovných cestách).

V opačnom prípade má zamestnanec právo obrátiť sa na súd nielen na vymáhanie dlhu, ale aj na získanie úrokov. Ak spoločnosť nemá možnosť zaplatiť celú sumu naraz, je lepšie uzavrieť medzi stranami dohodu s uvedením načasovania splatenia dlhu.

Je možné predĺžiť alebo preložiť pracovnú cestu?

Právna úprava neustanovuje zákaz predlžovania trvania existujúcej pracovnej cesty alebo odkladu budúcej, na ktorú Požadované dokumenty. Ale zároveň nikde nie je jasný návod, ako presne to treba urobiť.

Ak je to potrebné vykonať, najsprávnejším spôsobom je vydať takýto príkaz. Vyhotovuje sa v akejkoľvek forme (pre takýto prípad neexistuje štandardný formulár) a musí obsahovať dôvod predĺženia a nový dátum dokončenia.

Taktiež sa opravia všetky doklady o pracovnej ceste - nesprávny dátum sa prečiarkne jedným riadkom a navrch sa napíše nový.

A napokon, zamestnávateľ je povinný vypočítať dennú dávku za dni predĺženia, ako aj náklady na živobytie a túto sumu poukázať zamestnancovi. Zákon zakazuje uložiť zamestnancovi povinnosť použiť na tieto účely osobné prostriedky, ktoré má k dispozícii, a to aj v prípade, že budú neskôr preplatené.

Preplánovanie pracovnej cesty je potrebné vydať aj dodatočným príkazom v akejkoľvek forme. Obsahuje dôvod odkladu, ako aj nový dátum začiatku a konca cesty. Musia byť uvedené vo všetkých vydaných cestovných dokladoch prečiarknutím starej hodnoty a uvedením novej.

Pozor! Nie je potrebné prepočítavať denné diéty a iné platby, ak sa zmenia iba dátumy odchodu a príchodu, a nie dĺžka samotnej cesty.

Je možné spojiť dovolenku so služobnou cestou?

Zo zákona je to doba, na ktorú je zamestnanec úplne oslobodený od plnenia akýchkoľvek pracovných povinností. Preto, ak je potrebné vybaviť si služobnú cestu počas dovolenky, musíte ju najskôr odvolať.

Treba mať na pamäti, že Zákonník práce stanovuje prípady, v ktorých nie je možné vyrobiť. Taktiež je potrebné získať písomný súhlas zamestnanca.

Toto sa vykonáva krok za krokom takto:

Vytvorte ;
uvedením frázy „nemám námietky“ na objednávke;
Vytvorte objednávku na odoslanie na pracovnú cestu;
Problém hotovosť(denný príspevok na pokrytie nadchádzajúcich výdavkov).

Malo by sa vziať do úvahy, že takýto postup, akým je preskúmanie, si vyžaduje povinné zmeny v . Preto je potrebné so zamestnancom bezodkladne prediskutovať, kedy bude čerpať zvyšné dni pracovného pokoja. Ak chce po splnení povinností naďalej oddychovať, bude musieť požiadať o dovolenku znova.

Pozor! Odvolanie z dovolenky si vyžaduje aj prepočet platenej dovolenky. Toto nie je možné urobiť, ak chce zamestnanec okamžite pokračovať v odpočinku a toto obdobie je v tom istom mesiaci ako prvá časť. V opačnom prípade bude potrebné preplatené prostriedky vrátiť do pokladne, prípadne započítať s preddavkom alebo cestovnými náhradami.

Pri služobnej ceste musí každý zamestnanec organizácie zhromaždiť určité dokumenty na ohlásenie. Ohlasovacie doklady pre obchodných cestujúcich musia byť vypracované jasne podľa pravidiel, aby mohli byť akceptované. Tento článok vám pomôže pochopiť tento problém.

Hlásenie je potrebné v akejkoľvek záležitosti, ktorá sa týka práce. Najmä ak plánujete služobnú cestu.

Ohlasovacie doklady pre obchodných cestujúcich sú prvou vecou, o ktorú sa musí zamestnanec, ktorý je vyslaný na pracovnú cestu, starať. Aby ste však tento problém presne pochopili, mali by ste jasne pochopiť, čo je služobná cesta. Znamená to teda cestu zamestnanca v smere jeho zamestnávateľa. Je formalizovaný objednávkou a má jasne stanovené termíny. Účelom takejto cesty je, aby zodpovedný zamestnanec vykonal určitú služobnú úlohu. Pracovná cesta navyše neznamená zníženie, zvýšenie platu ani stratu zamestnania. Súčasťou výkazov sú doklady, ktoré sa týkajú pracovnej cesty (jej rôzne aspekty).

Keďže celý tento podnik zahŕňa určité náklady pre potreby zamestnancov, na ich kompenzáciu je potrebná príslušná podporná dokumentácia. Tieto doklady potvrdzujúce výdavky vyslaného zamestnanca zhromažďuje počas celej cesty. Za začiatok pracovnej cesty sa považuje čas a dátum odchodu zamestnanca. Môže to byť napríklad čas odchodu vlaku alebo autobusu. Za koniec sa považuje čas a dátum príchodu zamestnanca.

Náhradu výdavkov vyslanej osoby upravuje pracovná legislatíva Ruskej federácie. Preplatenie zahŕňa tieto výdavky:

platiť za cestovanie vo vozidlách;
prenájom domu;
akékoľvek ďalšie výdavky, ktoré môžu vzniknúť v súvislosti s bývaním mimo miesta trvalého bydliska. Takéto výdavky sa môžu nazývať denné dávky alebo príspevky na pole;
všetky výdavky, ktoré vynaložil zamestnanec s povolením svojho zamestnávateľa.

Dodržiavanie podmienok odmeňovania podľa Zákonníka práce sa vykonáva len po predložení určitej ohlasovacej dokumentácie. Okrem toho musí byť ich vzorka plne pozorovaná. Aké doklady o vykazovaní sú potrebné na potvrdenie existencie výdavkov sa dozviete u zamestnanca účtovného oddelenia alebo u vášho priameho zamestnávateľa.

Treba mať na pamäti, že všetky podmienky pracovnej cesty (kto môže cestovať, trvanie a ďalšie podrobnosti) musia byť stanovené kolektívnou zmluvou, ďalšími samostatnými zmluvami, ako aj niektorými miestnymi predpismi.

Teraz poďme zistiť, aké doklady sa považujú za cestovné doklady. Medzi tieto doklady patrí dokumentácia, podľa ktorej je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu. Tie obsahujú:

Súčasťou tohto zoznamu môže byť aj hlásenie o pracovnej ceste, ktoré vyhotovuje zamestnanec spoločnosti po návrate z cesty. Patrí sem aj pracovné zaradenie, ktoré vypracúva vedúci oddelenia.

Pripomeňme, že od konca roka 2014 (29.12.) vláda zrušila dovtedy relevantnú požiadavku na vydanie cestovného dokladu, ako aj služobného poverenia. Teraz nie sú povinné a vydávajú sa podľa vlastného uváženia. Zálohová správa zároveň zostala povinným dokumentom. Pred vyplnením je potrebné starostlivo preštudovať vzorku, pretože... musí sa vyplniť presne stanoveným spôsobom. K správe by mala byť priložená všetka dokumentácia potvrdzujúca, že zamestnancovi vznikli konkrétne výdavky.

Ak bol výkaz výdavkov vyplnený nesprávne alebo nesprávne, náhrada výdavkov zaň nebude možná. Taktiež na tento prehľad nie je možné prihliadať pri vyhotovovaní daňovej dokumentácie a nemožno ho zahrnúť do základu dane.

Interná dokumentácia k pracovnej ceste obsahuje pracovné zaradenie, objednávku a výkaz pracovnej cesty. Preto sa považujú za nepovinné pre uznanie cestovných nákladov vynaložených osobou.

Preto pri sprostredkovaní pracovnej cesty musí mať zamestnanec z miesta výkonu práce prevzaté tieto ohlasovacie doklady:

oficiálne zadanie. Musí obsahovať údaje o zamestnancovi. Celé meno, funkcia a ďalšie údaje, ako aj miesto pracovnej cesty, jej načasovanie, dôvody. Tu treba uviesť aj názov spoločnosti, ktorá hradí všetky výdavky;
potvrdenie o pracovnej ceste. Tu sa zadávajú informácie o začiatku a konci pracovnej cesty. Certifikát musí byť potvrdený pečaťou organizácie. Na základe toho sa platia denné výdavky. Nevydáva sa, ak potrebujete vycestovať do zahraničia alebo pri návrate z pracovnej cesty v ten istý deň.

Po návrate zamestnanec vypracuje a odovzdá zálohovú správu. Vypĺňa sa len v jedinom vyhotovení a zasiela sa účtovnému oddeleniu.

V tejto správe by ste pred odchodom na služobnú cestu mali uviesť približné sumy, ktoré boli vynaložené na ubytovanie a dopravu. Po návrate z nej sa suma poskytnutá zamestnancovi porovnáva s výškou výdavkov, ktoré skutočne vynaložil. V prípade, že suma vydaná pred cestou nebola úplne vyčerpaná, zamestnanec vráti zvyšok do pokladne. K tomu potrebujete pokladničný doklad, na základe ktorého dôjde k vráteniu peňazí.

Taktiež sa zamestnanec po návrate zaväzuje predložiť nielen zálohovú správu, ale aj cestovný doklad. Okrem toho musíte predložiť doklady potvrdzujúce výšku výdavkov, ktoré zamestnanec vynaložil.

Oznamovacia dokumentácia pre pracovnú cestu obsahuje:

všetky cestovné lístky, ktoré boli zakúpené na prepravu;
doklad oprávnený na potvrdenie ubytovania v hoteli. Označuje počet dní, ktoré osoba strávila v hoteli, ako aj výšku platby za pobyt;
výtlačok hovorov o záležitostiach organizácie.

Všetky šeky, ktoré zamestnanec zaplatil za niektoré služby zahrnuté do pracovnej cesty, je potrebné zložiť a po návrate priložiť k výkazu výdavkov. Nezabudnite, že musia mať normálny a čitateľný vzhľad. Nemali by ste ich krčiť a potom žehliť. Účtenky by nemali mať škvrny od jedla alebo opotrebované miesta. informácie, z ktorých nebude možné čítať. Takéto šeky nebude účtovné oddelenie akceptovať a nedostanete náhradu, ktorú vyžaduje zákon.

Úhrada denných nákladov sa vykonáva podľa cestovného certifikátu. Výška denného príspevku sa určuje na základe miestnych predpisov spoločnosti. Ich veľkosť môže byť určená aj kolektívnou zmluvou. Zároveň maximálna a minimálna výška platieb nie je obmedzená, ale je určená samostatne samotnou organizáciou. Čiže výška denného príspevku na zahraničnú pracovnú cestu bude približne 3-krát vyššia ako v tuzemsku.

Denné diéty, ktoré sú zákonom definované ako norma (700 rubľov za služobné cesty v rámci krajiny a 2 500 rubľov za cesty do zahraničia), nepodliehajú dani z príjmu fyzických osôb. Ak organizácia stanoví výšku platieb nad hranicu stanovenú zákonom, potom podliehajú dani z príjmov fyzických osôb.

Ak sa osoba počas pracovnej cesty môže denne vracať do miesta trvalého bydliska, potom nemá nárok na denné diéty.

Je potrebné pamätať na to, že všetky cestovné doklady musia byť vyplnené správne, pretože najmenšia odchýlka od zavedeného a jednotného vzoru môže zamestnancovi znemožniť preplatenie cestovných nákladov.

Ak sa zamestnanec vráti z pracovnej cesty a nesplní v plnom rozsahu prijaté pracovné zaradenie, má zamestnávateľ právo znížiť mu priemerný zárobok a neposkytnúť zamestnancovi diéty a iné platby. Ak nesplnenie úlohy nebolo spôsobené zlá práca zamestnanca (napríklad z dôvodu vyššej moci zo strany inej organizácie), potom zamestnávateľ voči zamestnancovi neuplatňuje sankcie.

Preto, aby ste správne dokončili úradnú úlohu, ako aj dostali zákonnú náhradu za súvisiace výdavky, musíte jasne vedieť, aké cestovné doklady je potrebné pripraviť. Pamätajte, že správne a presné vyplnenie dokumentácie vám umožní jednoducho získať späť peniaze, ktoré ste minuli na služobnej ceste.

Video „Cestovné doklady“

Po zhliadnutí záznamu zistíte, aké špecifiká existujú pri príprave dokumentov súvisiacich s pracovnou cestou.

Predstavený v roku 2015 pracovnou legislatívou zmeny v Ruskej federácii (uznesenia vlády Ruskej federácie zo dňa 29.12.2014 N 1595 a zo dňa 29.7.2015 N 771) viedli k zmene dlhodobého a obvyklého pracovného toku z hľadiska vyhotovenia rôznych vyhotovovaných dokumentov pri vysielaní zamestnancov na pracovné cesty. Z tohto článku sa dozviete, ako vybaviť zamestnancovi pracovnú cestu v roku 2017 bez chýb.

Cestovný list, úradné pridelenie, kniha jázd pre zamestnancov na služobné cesty

Pripomeňme, že od 01.08.2015 do všeobecné pravidlo nevyžaduje sa vyhotovenie cestovného certifikátu ani úradného poverenia (uznesenie vlády Ruskej federácie z 29. decembra 2014 N 1595). Zamestnávateľ však môže v interných dokumentoch organizácie (miestne predpisy) platných v podniku stanoviť, že registrácia pracovnej cesty by sa mala vykonať pomocou týchto dokumentov (články 8, 22 Zákonníka práce Ruskej federácie). . Ak o tom zamestnávateľ rozhodne, potom pri odchode zamestnanca na pracovnú cestu musia byť oba doklady (cestovný list aj služobné pridelenie) vyhotovené v súlade s postupom stanoveným zamestnávateľom.

Pracovné cesty sú teda v roku 2017 vybavované a hradené bez použitia bežných tlačív - cestovného listu a pracovného zaradenia.

Od 8.8.2015 je zamestnávateľ oslobodený od vypĺňania a vedenia ďalšieho dovtedy povinného tlačiva - knihy jázd pre zamestnancov na služobné cesty (uznesenie vlády Ruskej federácie z 29.7.2015 N 771).

Doklady vyhotovené pri odoslaní na pracovnú cestu

Tým, že zákonodarca odmietol takú povinnú požiadavku pre zamestnávateľa (a zamestnanca), akou je vyhotovenie cestovného listu a služobného poverenia, sa výrazne zjednodušil postup pri vybavovaní pracovných ciest. Zamestnávateľ musí teraz vystaviť na pracovnú cestu v roku 2017 tieto doklady:

písomné rozhodnutie (príkaz, pokyn) zamestnávateľa o vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu (čl. 166 Zákonníka práce Ruskej federácie ods. 3 Poriadku o špecifikách vysielania zamestnancov na pracovné cesty, schváleného vyhláškou č. vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 N 749 (ďalej len Nariadenia)) . Tento príkaz (pokyn) môže zamestnávateľ vypracovať vo forme vyvinutej nezávisle (s povinným schválením miestnym regulačným aktom) alebo vydaný v jednotnej forme N T-9 schválenej uznesením Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie. federácie zo dňa 5. januára 2004 N 1. V takomto príkaze (pokyne) sa odráža účel pracovnej cesty zamestnanca. Ak zamestnanec musí na splnenie poverenia od vedenia alebo z iných dôvodov ísť na pracovnú cestu vlastnou alebo služobnou dopravou, je to uvedené aj v objednávke (pokyne) (bod 7 Poriadku). Objednávka (pokyn) odráža aj základ pre odoslanie zamestnanca do inej organizácie, napríklad oznámenie zamestnanca (jeho priamy nadriadený), dohoda s protistranou zamestnávateľa a pod.;

zálohovú správu zamestnanca o výdavkoch, ktoré mu vznikli (článok 26 Nariadenia). V rozpočtových organizáciách sa takáto zálohová správa vypracúva podľa jednotnej

Je známe, že sa dá ľahko nájsť v špecializovaných časopisoch pre účtovníkov. Zdalo by sa, že využiť hotové skúsenosti nie je vôbec ťažké. Ak je však účel cesty formulovaný nesprávne, náklady na ňu nemožno zohľadniť vo výdavkoch na zníženie zdaniteľného zisku podniku. Preto musíte obchodné „cestovanie“ svojho zamestnanca zdôvodniť premyslene a starostlivo.

Aké dokumenty pripraviť

Je veľmi výhodné, keď organizácia zamestnáva špecialistu, ktorý vie, ako zariadiť služobnú cestu. V súčasnosti si však mnoho malých podnikateľov musí viesť vlastné účtovníctvo a pripravovať väčšinu úradných dokumentov.

Súkromných podnikateľov a zamestnancov, ktorí neabsolvovali kurzy účtovníctva, v prípade potreby zaujíma, ako sa vybavujú cestovné náhrady.

Nie je žiadnym tajomstvom, že tento postup zahŕňa niekoľko etáp.

1. Vedúci spoločnosti vystavuje príkaz na pracovnú cestu vo formulári T9. Ten obsahuje:

CELÉ MENO. zamestnanec;
jeho osobné číslo;
názov práce;
rozdelenie spoločnosti (oddelenie, sektor, oddelenie), v ktorom zamestnanec pracuje;
cestovanie, jeho načasovanie, zdroje financovania (zvyčajne prostriedky zamestnávateľa);
destinácia.

Prílohou objednávky je doklad - podklad na pracovnú cestu alebo pozvánka).

Do roku 2013 bolo potrebné vyhotoviť aj cestovný list. Tieto formuláre už nie je potrebné vypĺňať. Znížili sa mzdové náklady účtovníkov, ale vyvstali nové otázky: ako potvrdiť skutočnosť cesty z oficiálnych dôvodov a ako preukázať splnenie účelu cesty?

V tejto súvislosti mnohé organizácie naďalej vydávajú zamestnancom cestovné osvedčenia. Ide o malý a zároveň veľmi informatívny dokument. Účel na cestovnom liste je rovnaký ako na objednávke.

2. Zamestnávateľ zakúpi a rezervuje hotelovú izbu.

3. Vyslaný zamestnanec podpíše, že si objednávku prečítal, dostáva cestovné lístky a údaje o mieste bydliska.

4. Denné dávky sa vypočítajú. Podľa zákona sú to:

700 rub. za deň - pri cestovaní na území Ruskej federácie.

2500 rubľov. za deň - pri zahraničných pracovných cestách.

Zamestnávateľ môže z vlastného podnetu zvýšiť odvody, ale v takom prípade bude povinný odviesť do rozpočtu daň z príjmov fyzických osôb vzniknutú zo súm presahujúcich stanovené hodnoty.

5. Vypočítané mzda zamestnanca počas jeho pobytu mimo miesta jeho primárnej služby. Ide o priemerný denný zárobok vynásobený počtom dní pracovnej cesty. Ak čas strávený na pracovnej ceste pripadne čiastočne na víkendy resp prázdniny, mzdy za tento deň sú vypočítané v dvojnásobnej výške.

6. Zamestnanec po návrate z cesty vyplní predbežné hlásenie o vynaložených výdavkoch na tlačive č. AO-1 a priloží k nemu doklady: cestovné lístky, poukaz na ubytovanie v hoteli, nákladný list, šeky na úhradu PHM a mazív, Ak je to nevyhnutné.

7. Zhrnutie: splnil sa účel cesty? Zamestnanec vypracuje písomnú správu alebo predloží doklady potvrdzujúce splnenie služobnej úlohy.

Čo ak sa stanovený účel cesty nedosiahne?

Je možné v tomto prípade zohľadniť výdavky na pracovnú cestu na zníženie základu dane? Tento problém stále spôsobuje spory medzi účtovníkmi a zástupcami Federálnej daňovej služby. Títo tvrdia, že výdavky na neúspešnú cestu sa daňovo nezohľadňujú.

Účtovníci a majitelia firiem zase uvádzajú, že uznávajú, že pracovná cesta zamestnanca je výrobného charakteru bez ohľadu na jej výsledok. Často sa im podarí obhájiť svoj názor na súde.

Najmä veľmi častým príkladom účelu služobných ciest je „Podpísať zmluvu so zákazníkom“. Existuje možnosť, že obchod neprejde. Daňoví úradníci v tomto prípade považujú za nerozumné klasifikovať výdavky na pracovnú cestu ako výdavky na zníženie zisku. Manažéri spoločnosti však už viackrát dokázali, že počas rokovaní sa vytvorili silné obchodné väzby s potenciálnymi zákazníkmi, ktoré by v budúcnosti mohli viesť k uzavretiu zmluvy. Súd uznal právo daňovníka uznať cestovné výdavky do daňového účtovníctva.

„Univerzálne“ znenie pre pracovné úlohy

V súčasnosti skúsení audítori odporúčajú: ak existujú pochybnosti o dosiahnutí účelu cesty, je lepšie ho uviesť v objednávke vo všeobecných frázach. Pri stanovovaní cieľov je povolené používať voľné formulácie. Tu sú príklady účelov pracovnej cesty, ktoré nezaväzujú zamestnanca zdokumentovať splnenie úlohy:

„Ivanov I. A je poslaný do mesta Nsk na:

riešenie problémov s výrobou,
rokovania o možnej spolupráci,
nadviazanie obchodných kontaktov,
prieskum trhu na možnosť nákupu tovaru.“

Vyslaný pracovník nesplnil úlohu uvedenú v objednávke

Ak bol stanovený konkrétny cieľ a nedosiahol sa, je prípustné vyžiadať si od zamestnanca vysvetľujúcu poznámku obsahujúcu informácie o:

prečo nebolo možné dokončiť oficiálnu úlohu,
aký je výsledok cesty,
prečo je absolvovaný „výlet“ pre firmu ekonomicky výhodný.

Ak existuje list od zamestnanca, daňové úrady spravidla uznajú zákonnosť uznania cestovných výdavkov do daňového účtovníctva.

Aké podmienky je potrebné splniť pri prideľovaní pracovnej úlohy?

Žiaľ, regulačné dokumenty nie sú uvedené ako vzor správne príkladyúčely pracovnej cesty. Zamestnávateľ určuje úlohy, ktoré musí zamestnanec počas cesty riešiť samostatne. Pri zostavovaní objednávky je však dôležité zvážiť niekoľko bodov:

Aby boli cestovné náklady akceptované do daňového účtovníctva, musí byť zrejmá výrobná potreba presťahovať zamestnanca do iného mesta alebo krajiny. Napríklad náklady spojené s cestovaním na firemnú akciu alebo slávnostné odovzdávanie cien nemožno zahrnúť do nákladov na zníženie zisku.
Ciele a ciele pracovnej cesty musia korešpondovať Pracovné povinnosti zamestnanca.
Načasovanie a trasa „cesty“ nemôže byť v rozpore s jej dôvodom. Napríklad, ak bol zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu, aby sa zúčastnil na výstave, musí odísť opačným smerom do 24 hodín po skončení akcie.

Pracovná cesta riadiacich pracovníkov

Generálni riaditelia spoločností a ich zástupcovia cestujú do iných miest a krajín spravidla na:

vedenie kľúčových rokovaní s partnermi,
účasť na oficiálnych podujatiach,
s potenciálnymi zákazníkmi.

Pracovná cesta konateľa sa najčastejšie formalizuje nie objednávkou vo formulári T9, ale objednávkou s vetou: „Odchádzam do mesta ______________ za účelom...“. V objednávke, rovnako ako v objednávke, je potrebné uviesť celé meno. a pozíciu zamestnanca, cieľ cesty, účel a ciele cesty.

Tu sú príklady pracovných úloh, ktoré môže generálny riaditeľ spoločnosti prideliť sebe alebo svojim zástupcom:

vedenie rokovaní so spoločnosťou Komplekt LLC;
demonštrácia vzoriek produktov Standard LLC;
účasť na výstave „Elektrické materiály Ruska“, Moskva 27. septembra 2016;
uskutočnenie prezentácie pre účastníkov stretnutia Cosmotechnics 20. júla 2016;
účasť na seminári „Ako prežiť finančnú krízu“ dňa 21. augusta 2016, ktorý uskutočnilo školiace stredisko LLC „Consultation“ v Moskve;
prednáška pre študentov a postgraduálnych študentov Moskvy štátna univerzita na tému „Štátna podpora domácich výrobcov“;
výmena skúseností s účastníkmi konferencie „Podnikanie je ľahké a s radosťou“, ktorá sa konala od 10. do 15. októbra 2016;
profesionálny vývoj;
oboznámenie sa s novými technológiami.

Pracovná cesta riaditeľa a jeho zástupcov môže byť spojená aj s preverením kvality práce pobočiek spoločnosti. Tu je niekoľko príkladov:

sumarizácia finančnej a ekonomickej činnosti dcérskej spoločnosti Our Firm LLC za 1. polrok 2016;
účasť na audite finančných a obchodných operácií pobočky Enterprise LLC v Nsk;
vykonanie rozboru kvality práce a certifikácie personálu v doplnkovej kancelárii č. 0233 v A-sk od 2.9. do 10.9.2016.

V prípade potreby možno účel pracovnej cesty rozdeliť na niekoľko užších úloh. Zvyčajne nie sú uvedené v objednávke, ale sú zohľadnené v interných dokumentoch spoločnosti.

Takže za cieľ „vedenie rokovaní s Perspektiva LLC o možnej spolupráci“ možno stanoviť napríklad tieto úlohy:

Zoznámenie a osobné stretnutie s generálny riaditeľ Perspektiva sro: predvádzanie reklamných materiálov, vzorky produktov, diskusia o dodacích podmienkach.

Plánovaný výsledok:

nadviazať kontakt s vedúcim Perspektiva LLC,
poskytnúť mu informácie o konkurenčných výhodách produktov Our Company LLC a výhodách spolupráce,
dojednať zmluvu o dodávke prvej dávky tovaru.

2. Účasť na stretnutí s nákupným oddelením Enterprise LLC, prerokovanie podmienok zmluvy.

Plánovaný výsledok:

Získať právo na dodanie tovaru za podmienok 100% platby vopred, s výhradou poskytnutia Perspektiva LLC s veľkoobchodnou zľavou maximálne 20% z ceny uvedenej v cenníku (1 možnosť);
Dohodnite si dodávku tovaru v množstve jedna tona surovín mesačne bez zľavy s platbou na splátky po dobu maximálne 3 týždňov (možnosť 2).

Po návrate z cesty riaditeľ sumarizuje, či bol účel cesty splnený.

Pracovné cesty pre obchodných manažérov

Ako vybaviť pracovnú cestu pre zamestnanca zodpovedného za zákaznícky servis a predaj produktov? Manažéri predaja zvyčajne dostávajú jasné kvantitatívne ciele. Jeho zárobky a kariérne vyhliadky závisia od toho, ako efektívne a efektívne zamestnanec realizuje podnikateľský plán.

Ak sa zamestnancovi zodpovednému za prácu s klientmi nepodarí splniť hlavnú úlohu pracovnej cesty (uskutočniť predaj), zamestnávateľ chce aj tak získať čo najviac informácií o potenciálnom zákazníkovi, perspektívach spolupráce s ním, ako aj dôvody, pre ktoré nebolo možné obchod uzavrieť.

Okrem toho je dôležité, aby vedúci spoločnosti zameranej na rozšírenie zákazníckej základne pochopil, s ktorou z konkurenčných spoločností potenciálny zákazník spolupracuje a za akých podmienok sa zmluvy uzatvárajú.

Preto, keď ide obchodný manažér na pracovnú cestu, dostane viacúrovňový cieľ, ktorý zahŕňa úlohy súvisiace nielen s rokovaniami so zákazníkom, ale aj so zberom informácií o trhu.

Hlavná úloha môže znieť takto:

vedenie rokovaní a nadviazanie prvého kontaktu s Future Client LLC;
uzatvorenie zmluvy na dodávku materiálu pre spoločnosť JSC „Zákazník“;
rozšírenie klientskej základne, štúdium trhových príležitostí v meste N-Ska;
účasť na výstave “Stavebniny dnes” dňa 1.8.2016;
výmena skúseností s obchodnými manažérmi západnej pobočky spoločnosti; účasť na firemnej konferencii „Ziskové transakcie“;
školenie nových zamestnancov obchodného oddelenia Western pobočky;
organizovanie a vedenie seminára „Úspešná práca“.

„Uzavretie zmluvy o dodávke tovaru“ je najobľúbenejším účelom pracovných ciest zamestnancov zodpovedných za prácu s klientmi. Dá sa odhaliť v úlohách:

stretnutie so zástupcom oddelenia obstarávania spoločnosti Future Customer LLC, identifikácia a analýza potrieb;
návšteva konkurenčných podnikov LLC „Rival 1“ a JSC „Rival 2“ ako „mystery shopper“: získanie cenníkov, zhromažďovanie informácií o podmienkach spolupráce so zákazníkmi, vypracovanie správy pre marketingové oddelenie, identifikácia silné stránky LLC "Rival 1" a JSC "Rival 2";
rokovanie s vedúcim oddelenia obstarávania Future Client LLC, predvedenie vzoriek produktov, dohoda o zmluvných podmienkach;
stretnutie s generálnym riaditeľom Future Client LLC, podpísanie zmluvy.

Po návrate z cesty je manažér predaja povinný predložiť správu o vykonaní každej úlohy a získaných výsledkoch. K nej sú priložené protokoly z rokovaní, analýza potrieb potenciálneho klienta, podklady pre marketingový prieskum, kópie komerčné ponuky, podpísaná zmluva (ak je k dispozícii).

Podobne možno formulovať aj ciele pracovnej cesty pre vedúceho klientskeho oddelenia alebo riaditeľa obchodného oddelenia.

Manažérskemu tímu môžu byť pridelené aj tieto úlohy:

vykonávanie interného auditu predajných transakcií,
kontrola nad prácou pobočky spoločnosti,
účasť na zasadnutí výboru na zlepšenie kvality služieb zákazníkom,
predloženie správy o predaji členom predstavenstva na výročnej schôdzi.

Pracovné cesty na nákup materiálu

Riaditelia podnikov, ako aj zamestnanci nákupných oddelení často chodia na služobné cesty za nákupom tovaru pre potreby podniku.

V tomto prípade môže byť v objednávke uvedený akýkoľvek príklad účelu pracovnej cesty z nasledujúcich:

vedenie rokovaní s možným dodávateľom 1 LLC a možným dodávateľom 2 LLC, prerokovanie podmienok spolupráce;
nadviazanie obchodných kontaktov so spoločnosťou Zavod LLC, štúdium výrobného procesu a vzoriek produktov;
uzatváranie zmlúv o nákupe surovín a komponentov s LLC „Material“ a JSC „Details“;
dohodnutie podmienok zmluvy s dodávateľom Manufacturer LLC.

Cestovanie výrobných pracovníkov

Inštalatéri a montážni inžinieri, stavitelia a pracovníci musia často „cestovať“. Pre týchto špecialistov je relevantný akýkoľvek príklad úlohy služobnej cesty z nasledujúceho:

inštalácia a počiatočné testovanie výrobného zariadenia „Line-1“ v dielňach spoločnosti JSC „Customer“,
inštalácia, nastavenie a uvedenie zariadenia „Conveyor-100“ do prevádzky,
záručný servis stroja “A-2”,
bežná údržba zapnutá výrobná linka JSC "Zákazník"
neplánované opravy, opravy porúch strojov,
prevencia zariadení.

Pracovné cesty vodičov

„Pracovníci kormidla“ musia často cestovať do iných miest, aby prepravili tovar, dokumenty a doručili špecialistov na pracoviská.

Pracovná cesta pre zamestnanca v tejto kategórii je zvyčajne spojená s týmito úlohami:

doručenie obchodného riaditeľa Standard LLC na miesto rokovania s Klientom LLC,
príjem materiálu na sklad dodávateľa, dodanie nákladu na územie našej firmy LLC,
oprava áut, nákup náhradných dielov,
technickú diagnostiku auta v certifikovanom autoservise.

Záver

Teraz už viete, na ktoré body je dôležité dbať pri vybavovaní pracovnej cesty pre zamestnanca. V tomto článku si môžete vybrať príklad účelu pracovnej cesty, ktorý vyhovuje vášmu osobnému prípadu.

Postupné pokyny na prihlásenie pracovnej cesty v roku 2019 zahŕňajú tri etapy - dokladovanie, vyplatenie preddavku zamestnancovi na cestu a vyúčtovanie cestovných výdavkov.

Krok 1. Dohodnite si služobnú cestu

Objednávku zapíšte do pozície dokumentáciu pracovné cesty do firmy, termíny ciest, nové pravidlá účtovania výdavkov na pracovné cesty zamestnancov, postup pri platení ciest a zábezpeky, ktoré poskytujete zamestnancom.

Podkladom pre vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu je rozhodnutie riaditeľa o jeho vyslaní na pracovnú cestu. Dokument môže byť vyhotovený v akejkoľvek forme alebo podľa jednotná forma T-9 alebo T-9a (schválené uznesením Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 5. januára 2004 č. 1). Toto je potrebné urobiť pred vyslaním zamestnanca na pracovnú cestu.

Cestovné dni musia byť zaznamenané na výkaze pracovného času vo formulári T-12 alebo T-13 (schválené uznesením Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 5. januára 2004 č. 1). Zadajte kód písmena „K“ alebo číslicu „06“.

Krok 2. Zaplaťte za služobnú cestu

V roku 2019 musí organizácia preplatiť zamestnancovi, ktorý bol vyslaný na pracovnú cestu:

cestovné;
náklady na prenájom bývania;
denný príspevok;
iné výdavky, ktoré zamestnanec vynaložil s povolením vedúceho zamestnanca.

Cestovné a iné podobné výdavky sa uhrádzajú spôsobom stanoveným v kolektívnej zmluve alebo inom miestnom akte organizácie (článok 168 Zákonníka práce Ruskej federácie). Postup sa môže u rôznych zamestnancov líšiť. Môže to napríklad závisieť od pozície zamestnanca, dĺžky služby, kvalifikácie alebo oddelenia (odsek 3 listu Ministerstva práce Ruska zo 14. februára 2013 č. 14-2-291). O tom, aké výdavky je potrebné kompenzovať zamestnancovi, ktorý išiel na pracovnú cestu, podrobnejšie hovorili odborníci zo systému Glavbukh.

O spôsobe spracovania cestovných výdavkov (štandardy a postupy preplácania výdavkov) rozhoduje spoločnosť samostatne a v roku 2019 je možné uplatniť postup z roku 2018 (článok 11 Nariadení, schválený uznesením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 č. 749).

Ako zaplatiť služobnú cestu freelancera

Ak osoba pracuje na základe občianskej zmluvy, jej vzťahy s organizáciou nie sú upravené pracovnoprávnymi predpismi (článok 11 Zákonníka práce). Preto je potrebné osobitne zohľadňovať výdavky na pracovné cesty dohodárov.

Právne predpisy obsahujú len ustanovenia o denných diétach. A potom už len čo sa týka dane z príjmu fyzických osôb a odvodov. Aby sa nepočítali dane a príspevky z denného príspevku, za cesty po Rusku by sa malo zaplatiť 700 rubľov za deň a za cesty do zahraničia 2 500 rubľov. Ak zaplatíte viac, budete musieť z rozdielu zraziť daň z príjmu fyzických osôb a zaplatiť odvody. Inak sa zahraničné pracovné cesty a tuzemské cesty spracúvajú a platia rovnako.

Potvrdenie o cestovných nákladoch bude zálohovou správou zamestnanca. Zamestnanec k správe prikladá doklady o svojich cestovných nákladoch. Ako pripraviť zálohovú správu po návrate zamestnanca z pracovnej cesty si prečítajte v inom článku.

Počas pracovnej cesty si zamestnanec na plný úväzok ponecháva svoju priemernú mzdu (článok 167 Zákonníka práce Ruskej federácie). Vypláca sa za všetky dni, počas ktorých zamestnanec pracuje podľa rozvrhu pre tohto zamestnanca. Vrátane dní, keď bol obchodný cestujúci na ceste alebo bol nútený zostať (článok 9 nariadenia, schválený nariadením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 č. 749).

Krok 3. Zohľadnite výdavky na služobnú cestu

Na odpis nákladov na pracovnú cestu v roku 2019 si vypracujte zálohový výkaz. Na tento účel musí vyslaný pracovník predložiť všetky zdrojové dokumenty, ktoré potvrdzujú výdavky. Dokumenty a zvyšné peniaze musia byť predložené do troch pracovných dní (odsek 6.3 Smernice Ruskej banky č. 3210-U z 11. marca 2014).

Vyslaní účtovníci často predstavujú problémy účtovníkovi. Buď vám prinesú lístok platený míľami, alebo obrovský účet za služby VIP salónikov.

Úradníci ustanovili účtovanie výdavkov na pracovnú cestu v § 264 daňového poriadku. Náklady zvyčajne zahŕňajú denné diéty, cestovné náklady a ubytovanie (článok 168 Zákonníka práce Ruskej federácie). Pozrime sa bližšie na zdaňovanie cestovných nákladov v roku 2019.

Odborníci varujú

31 percent účtovníkov je zmätených v prepočtoch na jednodňové pracovné cesty a pravidelné, myslia si, že jednodňové pracovné cesty by sa mali platiť rovnako ako bežné.

Denný príspevok

Denné diéty sa vyplácajú za každý deň, keď ste na pracovnej ceste. Dátum jeho začiatku a konca je možné určiť podľa cestovných lístkov. Navyše nie je potrebné požadovať doklady, ktoré by potvrdili vynaloženie denných diét.

Ak zamestnanec jazdí na aute, ktoré vlastní alebo má prenajaté, potom je potrebný aj záznamník. Budete ho potrebovať aj pri cestovaní služobným autom. Vyplnený doklad sa prikladá k výkazu výdavkov. A na potvrdenie výdavkov za benzín použite účtenky z čerpacej stanice a cestovné listy.

Cestovné náklady

Na úhradu Na pokrytie cestovných nákladov budete potrebovať lístky (článok 264 daňového poriadku Ruskej federácie). Na potvrdenie letu v lietadle potrebujete letenku (cestovný doklad) a palubný lístok (list Ministerstva financií Ruska z 18. mája 2015 č. 03-03-06/2/28296). Na registráciu je možné akceptovať aj elektronické vstupenky.Palubný lístok bez bezpečnostnej pečiatky nepotvrdzuje cenu nákupu letenky. K tomuto pre firmy nepriaznivému záveru dospelo Ministerstvo financií SR (list zo dňa 6. júna 2017 č. 03-03-06/1/35214).

Cestovanie vlakom je potvrdené lístkom na vlak. Pre elektronické vstupenky potrebujete kontrolný kupón (list Ministerstva financií Ruska z 25. augusta 2014 č. 03-03-07/42273).

Spoločnosť má právo odpísať náklady na taxislužby využívané zamestnancami (list Ministerstva financií zo dňa 20.10.2017 č. 03-03-06/1/68839). Ale budete musieť preukázať oficiálny charakter cesty. Okrem toho si môžete odpísať výdavky, ak ide zamestnanec na pracovnú cestu vlastným autom.

Ak potrebujete odpísať takéto výdavky, zásobte sa dokumentmi, ktoré potvrdzujú oficiálny charakter ciest. Postačí pracovný príkaz a potvrdenie o zaplatení taxíka. Z týchto papierov by malo vyplývať, že zamestnanec používal auto na pracovné účely. Počas kontroly budú inšpektori analyzovať trasu a čas jazdy. Ak zamestnanec cestoval do pracovný čas Federálnej daňovej službe, potom nebudú žiadne zbytočné otázky. A ak nie je jasné, kam idete v noci, táto skutočnosť pravdepodobne upozorní daňové úrady.

Okrem papierov na taxi si pripravte aj ďalšie dokumenty, ktoré nepriamo potvrdia vašu pracovnú cestu. Môže to byť napríklad dohoda s protistranou podpísaná na základe výsledkov cesty zamestnanca. Ak pochybujete, že viete odôvodniť oficiálnu povahu cesty, potom je bezpečnejšie odpísať náklady na taxík na úkor čistého zisku.

Životné náklady

Náklady na ubytovanie sú potvrdené dokladmi z hotelov Ak vyslaný zamestnanec býval v prenajatom byte, náklady je možné potvrdiť podpísanou nájomnou zmluvou. K nemu priložte kópie listín vlastníctva.

Účtovanie cestovných nákladov v roku 2019

Po schválení zálohovej správy na pracovnú cestu je potrebné obchodné operácie premietnuť do účtovných zápisov. Účtovanie cestovných nákladov sa vykonáva na účte 71 „Zúčtovanie so zúčtovateľmi“. Odborníci zo systému Glavbukh vám povedia viac o tom, ako premietnuť výdavky na pracovnú cestu do účtovníctva.

V tabuľke nižšie sme uviedli všetky účtovania cestovných nákladov.

Účtovanie pre účtovanie cestovných nákladov v roku 2019