Hogyan kell megfelelően bekötni az iratokat a bíróság számára. Hogyan kell helyesen elrendezni a többoldalas dokumentumok összefűzését: hogyan és hova kell ragasztani a címkét (szükséges-e a csomóra), hány szúrást (három vagy négy) kell összevarrni; milyen cérnát, fonatot, szalagot használjunk? Mint ez az r

A dokumentumok sértetlenségük biztosítása érdekében összetűzve vannak. A szekvenciális számozás, valamint a lapok zsinórral vagy menettel történő rögzítése teljesen megoldja ezt a problémát.

Néha a fűzés szükséges a szervezet által megállapított szabályok szerint, néha - a törvény szerint. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan kell megfelelően villogni a dokumentumokat az irodai munkában.

Milyen dokumentumokat kell bekötni?

Az irodai munkában a dokumentációt leggyakrabban összetűzzük az archívumba való átvitel érdekében, illetve banknak és más pénzintézeteknek történő átadáskor. Ezenkívül a firmware dokumentumokra is szükség van a jelentések benyújtásakor költségvetésen kívüli alapokés az FTS-ben. A dokumentumot nem csak össze kell tűzni, hanem számozni is kell. A papírokat cérnával vagy szalaggal, vagy speciális gépek segítségével varrják össze.

A következő típusú dokumentációkra firmware vonatkozik:

• megrendelések (általános és személyes);
• személyzet;
• jelentések (pl. előzetes jelentés);
• számlák;
• az elvégzett munka cselekményei;
• pénztárkönyv;
• nyilatkozatok.

Pályázati jelentkezéskor és egyéb esetekben is szükséges a dokumentációs lapok összefűzése.

Videó - a fájlok összefűzése archiválás előtt:

Előírások

Az a szabályozási keret, amely ma a villogó dokumentációk eljárását szabályozza, igen széles, azonban a szabályozások többsége hosszú ideje nem került aktualizálásra.

Így a firmware-dokumentáció folyamatát szabályozó fő jogi aktus az Orosz Föderáció Adó- és Vámügyi Minisztériumának 2003. április 18-i rendelete, amely általános utasításokat tartalmaz a kitöltésre. bizonyos fajták papírokat, beleértve a firmware-t is.

Ezen a dokumentumon kívül a következő szabályozások különböztethetők meg:

• GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások".
• A Szövetségi Adószolgálat 2012. január 25-i végzése N ММВ-7-6/25. E rendelet szerint a dokumentumok kötelező firmware-ét töröljük, amikor dokumentumokat nyújtanak be egy szervezet vagy egyéni vállalkozó regisztrációjához, azonban a Szövetségi Adószolgálat továbbra is előnyben részesíti a varrott lapok elfogadását.

Videó - a dolgok helyes rögzítése:

A dokumentáció firmware-ét egyes tevékenységi területeken a szakterületért felelős szervezetek külön határozatai szabályozzák. Így a bankszektor firmware-jét az Orosz Föderáció Központi Bankjának „Az Orosz Föderáció Központi Bankjában végzett irodai munkáról” szóló utasítása szabályozza.

A kormányhivatalokkal szemben támasztott követelmények

A dokumentumok kormányzati szervekhez történő benyújtásának követelményei eltérnek a papírokra, például az archívumba történő kézbesítéskor érvényes követelményektől. Tehát a papírok bírósághoz vagy adóhivatalhoz történő benyújtásához az alábbi szabályokat kell követnie:

• a dokumentumokat 3 lyukban kell rögzíteni;
• a szúrások közötti távolság nem haladhatja meg a 3 cm-t;
• a papírt cérnával vagy vékony zsineggel varrják;
• Az utolsó oldalra 3x5 cm-es papír van ragasztva, amelyre hitelesítő aláírás és pecsét kerül.

A számviteli beszámolókra speciális követelmények vonatkoznak, míg az utolsó oldalon lévő csomót selyempapírral kell lezárni.

Hogyan lehet flash dokumentumokat

A dokumentumok szálakkal és csipkével vagy szalaggal is összevarrhatók. Ezt a folyamatot felelősségteljesen kell kezelni, mert ha rossz minőségű, gyenge a firmware, akkor a papírok könnyen szétválaszthatók, amit nem szabad megengedni, mert össze vannak varrva, így nem lehet rájuk más dokumentumot csatolni vagy annak egy része. elveszni.

Sőt, ha papírokat villogtat a kormányzati szerveknek történő benyújtáshoz, akkor a nem megfelelően végrehajtott firmware ahhoz vezethet, hogy a Szövetségi Adószolgálat, a költségvetésen kívüli alapok vagy a bíróság egyszerűen megtagadja azok elfogadását.

2 defektben

A 2 lyukban lévő firmware maga egyszerű. A lyukakat tűvel vagy lyukasztóval is készíthetjük. Természetesen a lyukasztó által készített lyukakon könnyebben át lehet vezetni a cérnát, szalagot vagy zsinórt.

A szúrások a lap bal szélétől (mint egy rendes könyvnél) körülbelül 1-2 cm-re legyenek tőle. Miután átszúrta a papírt, többször át kell vezetnie a szálat a lyukon, és az utolsó oldalon csomóval kell megkötnie a szál végeit.

Videó, amely bemutatja, hogyan varrják össze a dokumentumokat cérnákkal 2 lyukon keresztül:

Minden lap jobb felső sarkában meg kell adni az oldalszámot.

Ezt követően a varrott dokumentációt úgy kell rögzíteni, hogy 3x5 cm-es papírt ragasztunk a cérna végére úgy, hogy a vége kikandikáljon alóla. A papírra felkerül a „Fűzve és számozva” felirat, és feltüntetik az oldalak számát is. Ezt követően, attól függően, hogy hol fogják a papírokat átadni, olyan adatok kerülnek a papírra, mint a tisztviselő aláírása, pecsét, dátum.

3 lyukhoz

Valamivel bonyolultabb a helyzet a háromlyukú firmware-rel, különösen, ha azonnal átszúrja a lapokat egy cérnával és egy tűvel, és nem használ lyukasztót. A papír három lyukba tűzéséhez kövesse az alábbi lépéseket. lépésről lépésre utasításokat sémával:

1. Végezze el az első szúrást tűvel és cérnával az összevarrandó dokumentum hátoldalán a lap közepén

1. A második tűvel történő szúrás a dokumentum elülső oldalán történik.

1. A következő szúrást a harmadik lyuk hátuljáról kell elvégezni

1. A következő lépésben kihagyjuk a tűt, és befűzzük az első lyukba - a dokumentum közepén az elülső oldalon

1. Ezután meg kell húzni a szálakat úgy, hogy szorosan összehúzzák a varrott lapokat, és csomót kössenek a képen látható módon

A videó világosan elmagyarázza, hogyan lehet dokumentumokat 3 lyukba varrni:

4 lyukhoz

Ez a fajta firmware csak olyan dokumentumokhoz készült, amelyek különleges fontosságúak.

A dokumentáció 4 lyukba varrásához kövesse az alábbi ábrát és lépésről lépésre:

Ha a tűzni kívánt dokumentum sok lapot tartalmaz, akkor négy lyuk készíthető elő lyukasztóval, fúróval vagy speciális géppel.

1. Kezdje el a befűzést a második furat hátuljáról a szélétől.

1. Ezután a szálat befűzik a lyukba, amely a legközelebb van a széléhez és az előzőleg átvezetett lyukhoz.

1. Ezután ugyanúgy befűzzük a cérnát, mint az első lépésben.

1. Következő - az elülső oldaltól a következő lyukig

1. Az extrém szúrásban hátulról

1. A lyuk elülső oldaláról, amelyen a negyedik lépésben átmentünk

1. És kösse össze a szál végeit

1. Ugyanakkor megpróbáljuk úgy húzni a szálat, hogy az szorosan összenyomja a dokumentumlapokat

1. Továbbra is meg kell kötni a szálat csomóval

1. Vágja le a felesleges szálvégeket

Ha a dokumentumokat megfelelően összevarrták, hátra van a lapok számozása és a köteg tetejére papír ragasztása „______ (______) lapok varrásával, számozásával és pecsétjével lezárva” felirattal, valamint a tanúsító szükséges adatainak rögzítése ( beosztás, aláírás és teljes név).

Videó - hogyan varrjunk egy tokot 4 lyukba:

a sarokba

Előfordulhat, hogy egyes papírok a saroknál, azaz a bal felső sarokban vannak tűzve. Ehhez egy vagy két lyukat kell készítenie a sarokban, és többször át kell vezetnie a szálat.

Videó - minta a sarokban összefűzött dokumentumokról:

A papírlapot, mint más esetekben, egy cérnacsomóra ragasztják, és ráhelyezik a tanúsításhoz szükséges részleteket.

A lapok számozása

A legtöbb esetben a lapok számozása a firmware során nem okoz nehézséget, azonban figyelembe kell venni néhány árnyalatot:

• leggyakrabban az oldalszámok növekvő arab számokkal vannak feltüntetve;
• A lap száma a jobb felső sarokban található. Az ábra ne írja be a lap tartalmát;
• ha vannak pályázatok, akkor azokat is számozni kell (folyamatos számozást használnak);
• ha a dokumentációhoz borítékos leveleket csatolnak, akkor először a borítékon lévő számot kell feltüntetni, majd csak a levél lapjain;
• ha olyan esetet számoz, amelyben több kötet van, akkor mindegyiket külön-külön kell számozni;
• ha nem szabványos formátumú lapot kell számozni, akkor a szám szintén a jobb felső sarokban kerül elhelyezésre. Ha a lap túlmutat a dokumentumon, akkor azt az általános módon hajtogatják és iktatják;
• ha a lapon több apró töredék szkennelése van (például csekk), akkor ajánlatos leltárt készíteni a lapról, és csatolni kell a dokumentációs csomaghoz, általános sorrendben számozva.

Összefűzött dokumentum hitelesítése

A lapok felvillantása és számozása után a dokumentációs csomagot hitelesíteni kell. A rögzítéshez papírt ragasztanak a hátoldalon lévő cérnacsomóhoz, hogy a cérna végei szabadon maradjanak.

Papíron meg kell adni a lapok számát (számokkal és szavakkal is). Ha a bekötött iratban szakadt vagy sérült oldalak vannak, ezt a hitelesítő papíron is fel lehet tüntetni.

Továbbá feltünteti annak a személynek a teljes nevét, beosztását és aláírását, aki a lapokat összevarrta vagy hitelesíti (például a fejét). A papír tetejére pecsétet helyeznek el úgy, hogy annak lenyomata mind a tanúsító papíron, mind az utolsó lapon rajta legyen.

Javítások

Villogtatáskor egy ügyintéző számos hibát véthet, ami szerencsére javítható. Fontolja meg ezek közül a leggyakoribbakat:

• a papírok egy részét nem tartalmazza. Előfordul, hogy az ügyintéző egy részét nem csatolta egy már összefűzött dokumentumhoz. Ebben az esetben két megoldás kínálkozik: a hiányzó részt külön kötetként szegélyezheti, vagy a dokumentumot újra megteheti. Semmi esetre sem teheti bele a hiányzó részt egy már összevarrt papírcsomagba;
• hiba a számozásban. Ha egy lap hiányzik a számozásból, akkor irodalmi számozáshoz folyamodhat, vagyis írjon egy betűt a szám után, például 14, 15, 15a, 16 ... Ha súlyos hibákat követnek el a számozásban, akkor kihúzhatja a rossz számokat, és újra írhatja őket. Ha a tanúsító papíron feltüntetett lapszám eltévedt, akkor az abban szereplő lapok számát is helyesbíteni kell a megfelelőre.

Firmware dokumentumokra van szükség annak érdekében, hogy kizárják a lapok cseréjének vagy beillesztésének lehetőségét. A dokumentum fontosságától függően 2, 3 vagy akár 4 lyukra is varrható. A firmware után az íveket megszámozzák, és a csomóponthoz egy igazoló papírt csatolnak, amelyen feltüntetik az ívek számát és a tanú nevét. A papír tetejére bélyegzőt, dátumot és egyéb szükséges adatokat helyeznek.

Videó - dokumentumok felvillantása az archívum számára és keménytáblás készítés:

Irodai munkában szükség van többoldalas dokumentumok összefűzésére, aláírással és pecséttel történő igazolására. Ilyen követelmények vonatkoznak a dokumentumok archívumba történő továbbítására, a bankok és pénzintézetek dokumentummásolatainak hitelesítésére, valamint az alapokhoz és az adóhivatalhoz történő jelentések benyújtásakor.

A többoldalas dokumentumok regisztrációja és aláírása is kötéshez és számozáshoz kötött. A dokumentumokat kézzel, tűzőgéppel vagy cérnával, vagy különféle asztali gépekkel varrhatja.

Hogyan varrjunk dokumentumokat szálakkal

Nincsenek olyan konkrét előírások, amelyek meghatároznák a dokumentumok megfelelő flashelését. Csak a Szövetségi Levéltár 2009. december 23-i N 76 rendelete és a GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás” által jóváhagyott dokumentumok tűzésére vonatkozó ajánlások vannak.

A dokumentumok vagy egy többlapos dokumentum tűzéséhez szüksége lesz egy csőrre, egy tűre, cérnára, írószer ragasztóra és egy üres papírlapra.

A dokumentumokat három lyukon keresztül varrhatja - három lyukasztással egy csőrrel, amelyek közötti távolság körülbelül 3-5 cm.

Ebben az esetben a dokumentum hátuljáról kezdjük a varrást a középső szúrástól, a szál egy részét (legalább 7 cm-t) meghagyva.

Az elülső oldalon átszúrjuk a felső lyukat, és a tűt és a cérnát a hátsó oldalról az alsó szúráshoz küldjük.

Az elülső oldalon átszúrjuk a középső lyukat, és levágjuk a szálat, legalább 7 cm-t hagyva.

A középső lyukból származó szál többi részét összekötjük a felső lyuk menetének többi részével.

Ragasszon egy kis téglalap alakú papírlapot a csomóra.

Ha lyukasztót használ a csüllő helyett, akkor két szúrást kap a varrásért. Ebben az esetben a dokumentum varrásának megkezdésekor 7 centiméter szálat kell hagyni anélkül, hogy a tűt és a cérnát a végére húznánk, hogy a cérna hegye lelógjon a szúrásról, ahonnan elkezdjük a varrást.

A varrást egy második szúrással kell befejeznie, nem azzal, amellyel elkezdte. A cérnát is el kell vágni, a hegyét 7 centimétert hagyva.A szál maradék mindkét végét le kell kötni, kicsit lehúzni, és egy kis téglalap alakú tiszta papírdarabot ragasztani.

Videó: megtanulják a dokumentumokat szálakkal összefűzni és hitelesíteni

A varrás megbízhatóságának növelése érdekében négy szúrás végezhető. Ebben az esetben a varrást a második lyukkal kell kezdeni felülről, majd a tetejére, majd ismét a másodikra ​​felülről. Aztán a harmadik lyukba és utána hátulról a negyedikbe. A dokumentum varrását úgy fejezzük be, hogy befűzzük a tűt az elülső oldalon lévő harmadik lyukba.

A varráshoz jobb, ha nylont vagy speciális zsineget vesz. Lehet dokumentumokat tűzni és közönséges cérna, de ebben az esetben jobb, ha többször hajtogatja a cérnát. Néha vékony lavsan szalagot használnak dokumentumok összefűzésére.

Fontos tudni, hogy a varrás szigorúan függőlegesen és szimmetrikusan történik. A szúrások az irat bal margóján helyezkednek el, a lap szélétől 1,5-2 cm-rel hátrébb lépve Azokban az esetekben, amikor a bekötött irat fokozott jelentőséggel bír, az iratban ötös szúrás történik. A tűzést a dokumentum hátoldalán kell kezdeni.

Videó: hogyan lehet dokumentumokat flashelni egy nagy archív mappában

Videó: bizonyos esetekben a dokumentumok a sarokig vannak tűzve

Videó: hogyan lehet dokumentumokat flashelni géppel

Összefűzött dokumentumok hitelesítése

Az összefűzött dokumentumokat aláírással és pecséttel (ha van) kötelező hitelesíteni. Egy kis téglalap alakú papírra kézzel írják vagy számítógépen előre nyomtatják:

Fűzve, számozva, aláírva

és a ___ (___________________________) lap ___ " pecsétje.

A lapokat számozni kell. A lapok számát számokkal és szavakkal írjuk. A hiteles okmányokon és eredeti példányokon csak a meghatalmazás alapján eljáró meghatalmazott személyek, vagy maga az egyéni vállalkozó írja alá.

Az aláírás egy részét magán a dokumentumon, egy részét pedig ragasztott papíron kell elhelyezni. Ugyanez a követelmény vonatkozik a nyomtatásra is. A pecsétnek részben az okmányon, részben a címkén kell lennie. Feltétlenül tüntesse fel az okirat hitelesítésének vagy aláírásának dátumát.

Ha egy beszélgetünk az okirat hitelesítéséről, akkor főszabály szerint az eredetit aláíró felelős személy hitelesíti az okiratot. Ha az okiratot hitelesítő személy meghatalmazás alapján jár el, akkor a beosztás dekódolása és az aláíró teljes neve mellé a meghatalmazás számát és dátumát kell írni.

Az IP nyilvántartásba vételéhez szükséges dokumentumok elkészítése

Az egyéni vállalkozó regisztrálásához az alábbi dokumentumokat kell benyújtania az Adóhatósághoz:

• Az útlevél másolata.
• IP regisztrációs kérelem.
• Nyugta az állami illeték befizetéséről.
• Kérelem az egyszerűsített adózási rendszerre való áttéréshez (szükség esetén).

Az egyéni vállalkozó nyilvántartásba vétele céljából az adóhatósághoz benyújtott dokumentumok benyújtásakor egyéni vállalkozó bejegyzési kérelmet kell kitölteni, és össze kell tűzni a 001, 002 és A lapot. A B lapot nem kell tűzni. Ez a lap Önnél marad, az adótisztviselő nevével és aláírásával annak megerősítéseként, hogy elfogadta a regisztrációs dokumentumokat.

A dokumentumokat a fenti módszerek bármelyikével kötheti össze. A kérelmező aláírásával, teljes név dekódolásával igazolja. Ha nem maga a kérelmező nyújtja be a bejegyzéshez szükséges dokumentumokat, hanem egy harmadik személy, akkor a kérelem harmadik oldalát közjegyzői hitelesítéssel kell hitelesíteni.

Mivel a dokumentumok elkészítésére és felvillantására nincs külön utasítás és szabály, ezért minden szervezetnek, pénzügyi társaságnak, banknak és egyéb szervezetnek saját belső utasításokkal, szabályzatokkal jóváhagyott követelményei lehetnek, amelyeket az együttműködés során figyelembe kell venni.

A dokumentumok helyes és hozzáértő elkészítésének képessége egy hosszú és nyereséges üzlet kezdete.

Vita (14)

Jó cikk, egyetértek! Minden nagyszámú dokumentummal foglalkozó szervezetben a rendet mindenekelőtt értékelik. A firmware dokumentumok első pillantásra nem tűnnek túl összetett folyamat. Sok ember azonban nem tudja megfelelően felvillantani a dokumentumot bizonyos készség nélkül. És itt mindent részletesen leírtak a srácok, jól sikerült!

Victoria: Nyugi. Először a 2-es és 4-es lyukakba, majd az 1-es és 5-ös furatokba, majd ellentétes irányban a 2-es és 4-es furatokba, a végén a központi furat egyik oldalára csavarja be a meneteket.

Először tűzőgéppel akartam összetűzni a jelentést, amíg a főnököm meg nem látta, aztán azt mondta, hogy cérnával kell varrni, ezért vettem tűt és cérnát)))) általában az első tapasztalat tanított sokat, aztán megtanítottak, hogyan kell jól csinálni. Kiderült, hogy nem könnyű dokumentumokat varrni, vannak finomságok, amiket tudni kell.

És ahogy nemrég megtudtam, a dokumentumok helyes felvillantása csak a siker fele. És ezeket bizonyos módon kell tárolni! Hozzánk érkezett egy szemle, így alig szálltak ki a bírságból, amiért csak egy zárt polcban volt minden dossziénk személyi aktákkal és számviteli bizonylatokkal. Kiderült, hogy kellene egy speciális szekrény, amelyben minden fiók kulccsal nyitható, és egyszerre csak egy fiókot lehet kinyitni, a többi ilyenkor blokkolva van. De a bírságot éppen azért kerülték el, mert az ellenőr azt mondta: „Rendben, legalább mindent beadtál a nyomtatványon…”

Úgy tűnik, hogy ez a dolog a hem dokumentumokat? És amint elkezdi, megérti ... ó, ez nem egyszerű dolog, főleg, emlékszem, először)) Köszönöm a cikket, a videót! Most rájöttem, hogy szinte minden, amit tettem, rossz, vagy inkább nem egészen helyes. A lényeg az, hogy most már tudom, hogyan lehet megkönnyíteni és felgyorsítani ezt a munkát, különben sok időbe telt. És az idő nagyon drága!

Egyes intézményekbe csak összefűzött dokumentumokat kell leadni, ezen múlik a kérdésed mérlegelése, és ha hibásan is hitelesítik, akkor nem is fogadják el, töltsd ki, húzd az időt... Jobb tanulni!

Ügyintéző vagyok és teljes felelősséggel állíthatom, hogy az iratok villogtatásának módja a benyújtás helyétől függ. A dokumentumok kötött formában történő benyújtását előíró szervezetek gyakran részletesen leírják, hogyan és milyen sorrendben kell a dokumentumot bekötni. Némelyikhez iratgyűjtő mappákba kell iktatni, mások pedig befűzést, nyomtatást és aláírást igényelnek a címlapon.

Könyvelőként dolgozom és dokumentumokat kell összevarrnom. Sokakkal ellentétben én úgy gondolom, hogy össze kell varrni őket, és ezt helyesen kell megtenni, hogy később ne merüljenek fel különféle bajok.

Hosszú ideje egy nagy gyártó cégnél dolgozott a dokumentumkezelési szolgálat vezetőjeként. Az ismerősök többsége, hallva a beosztásom nevét, tanácstalanul vonogatta a vállát - milyen munka ilyen papírdarabokat tologatni, és miért van rá szükség. Sokan egyszerűen alábecsülik és nem értik, miért helyes az elkészült dokumentumok tűzése és tárolása. A tűzés a dokumentum védelme egyes lapok esetleges cseréjétől vagy eltávolításától. A két lapról készült dokumentumok összefűzhetők. A szálkötés, az oldalszámozás és a pecsételés megerősíti a dokumentum sértetlenségét.

Valójában a dokumentumok firmware-e, azok biztosítéka, úgy tűnik, nem a legkomolyabb dolog az üzleti életben, de, mint kiderült, sok múlik rajtuk. És néha az egész ötlet megvalósítása.
Véletlenül voltam egy regionális bizottságban, amely az induló vállalkozóknak nyújtott támogatást saját vállalkozás indításához. Ott minden egyszerűnek tűnik. Nyújtsa be az üzleti tervet (minden számítás, módszer a képzési kézikönyvekben volt), csatolja Szükséges dokumentumok, másolatok (regisztráció, bankszámlakivonatok, amelyek ténylegesen ebbe a vállalkozásba fektették a pénzüket, az adóhivataltól a tartozások hiányáról), tegyen mindent egy mappába címlappal (minta az oldalakon lógott, és benne volt a kézikönyvekben). Semmi természetfeletti. Valamivel több mint 50 pályázat érkezett be. A támogatás 300 ezer volt. Amikor éppen a dokumentumokat lapozgattuk, kiderült, hogy formailag legfeljebb 5-en vehetnek részt a versenyen. A másolatokat az egyéni vállalkozó aláírása sem hitelesíti.A mappák nemhogy nincsenek varrva, csak szétrepültek, amikor kiszedték a borítékokból! Egyrészt csak hanyagság, másrészt az emberek nem ismerik az irodai munka alapjait. Aztán a többé-kevésbé normális projektek lehetőséget kaptak arra, hogy mindent úgy intézzenek, ahogy kell, és sokan egyszerűen nem nézték meg, mert nem ismerték hivatalosan a papírokat.

Akkor miért nincsenek szabályok?
Mert Adóhivatal ez a Pénzügyminisztérium 2014.07.08-án kelt levele, 03-02-РЗ / 39142. E levél kibocsátását megelőzően az adóellenőrzéshez szükséges iratmásolatok rendelkezésre bocsátása érdekében az okiratmásolat minden egyes lapját hitelesíteni kellett. Hozzáteszem, hogy a szálak maradványait ne rövidre vágjuk, hanem a ragasztott szórólap alól kandikáljunk ki.

Ma a gyakorlatban megmutatom, hogyan lehet dokumentumokat 4 szúrásra tűzni. A magyarázatokat fényképekkel adok. Azonnal meg kell mondanom, hogy ez nem szakmai kötés. Professzionálisan megtervezett kartonborítóban a tok úgy néz ki, mint egy normál könyv. De egy olyan szervezet számára, amely nem az állami (önkormányzati) levéltár beszerzésének forrása, ez az irattűzési módszer igencsak megfelelő: megfelel az archiválás szabályainak.

Hogyan kell varrni dokumentumokat az adó, azt mondja. Le van írva, hogyan kell felvillantani a magazinokat és melyeket.

Hangsúlyozom: bemutatom, hogyan lehet összetűzni egy olyan szervezet dokumentumait, amely kizárólag saját archívumában tervezi ezeket a dokumentumokat tartós vagy hosszú távú tárolás céljából tárolni. Az ilyen cégek archívumában általában nincs vödör speciális ragasztóval és ecsettel, irattartó prés és papírköteg kiegyenlítésére alkalmas eszköz, az irodákban dolgozó kollégáim pedig, ha hallják, akkor biztosan nem. a dokumentumokról. Tehát a dokumentumok tűzésével foglalkozó mesterkurzusomat kizárólag olyan amatőröknek szánom, akiknek egy pár egyenes és növekvő kéz áll a rendelkezésükre, ahonnan kell, valamint néhány tárgy és anyag. Célunk a tokok kartonborítóban történő elrendezése a) helyesen, b) gyorsan, c) költségkereten, d) a lehető legszebben.

Komolyabb dokumentumokhoz, amelyeket sokáig, és még inkább az állami archívumban tárolnak, ez a módszer aligha alkalmas. Ehhez szakembereket kell meghívnia.

Dokumentumok tűzése: készülődés

Kész és varrásra kész tokkal rendelkezünk. A villogáshoz szükségünk van:

Egy közönséges fúró vagy egy erős lyukasztó (erős az, amelyik egyszerre 150 vagy több lap elfér);

„Case No.” kartonborító (a legtöbb olcsó lehetőség; ha sikerül azonos minőségű kartont találni A4-es formátumban, még egyszerűbb lesz: nem kell vágni);

Egy kartonlap a gyermekek kreativitásához;

Vonalzó;

Golyóstoll (a hajtogatáshoz szükséges vonalak rajzolásához; aki jól érzi magát az ollóval, rajzoljon ollóval);

Olló;

Vastag szál vagy zsineg;

nagy tű;

PVA ragasztó;

Térfogat gerinc matrica.

Szüksége lehet gemkapcsokra vagy bármilyen más eszközre a tom rögzítéséhez, hogy ne repüljön szét.

A burkolat főzése

A „Case No.” kartonmappából kivágunk két A4-es lapot, vagy kész lapot veszünk.

Az egyik A4-es lapra a bal széléhez ragasztunk egy kartonlapot a gyerekek kreativitásának érdekében. A fedőlap felénk nézzen. A kartont képpel lefelé kell ragasztani. Ez a jövő gerince. Nem széles ragasztócsíkot készítünk, pár centi elég. Tedd a prés alá és hagyd rendesen megszáradni

Ügyeljen arra, hogy a gyermek kartonlap mennyivel kisebb, mint a borító. De a csomagoláson az szerepel, hogy a formátuma A4... Legyen óvatos a vásárláskor. Ezúttal nem volt szerencsém, de talán jobb is: világosabban kiderül.

Annak érdekében, hogy gerincünk szépen és egyenletesen járja körbe a térfogatot, a vonalzó mentén három hajtásvonalat jelölünk ki tollal: az első kettőt 2 és 4 cm-re a bal széltől (szükségszerűen egymástól egyenlő távolságra), ill. a harmadik - a második sortól olyan távolságra indulva, amely megegyezik a szélességi térfogatokkal. Nem sajnáljuk az erőket, mélyre húzzuk a határokat. Igazából olyan tollat ​​szoktam használni, aminek már régen kifogyott a pasztája, akkor kapok színtelen hajtásvonalat. De MK számára jobb, ha jobban látható.

Villogunk

Együtt fúrjuk (szúrjuk, lyukasztjuk): a tok térfogatát, az alsó fedelet (ne felejtsük el helyesen feltenni, a leendő arccal az asztalra), a felső fedelet közvetlenül a ragasztott és bélelt lappal. A lyukak szigorúan az elválasztott burkolat első csíkjára esnek. A címlap nincs áttörve!!!

Betöltjük a szálat vagy a zsineget a tűbe, és varrjuk a kötetet. Ebben az esetben szükségünk van arra, hogy a szálak farka a kötet hátuljára essen. A dokumentumok tűvel való tűzése és a tű pontos beszúrása egyszerűbb, mint leírni:

Elölről így néz ki:

A szálak farkát megkötjük. Nem kell túlságosan meghúzni, különben nagyon nehéz lesz kinyitni a kötetet a dokumentumok másolatának elkészítéséhez. Hagyni kell egy kis szálat a nyitáshoz.

Fogjuk a varrott kötetünket, és visszahajlítjuk a ragasztott kartonlapot:

Az első sorban - a szálak zárva vannak;

A második sorban - a karton lefelé fordul, gerincet képezve;

A harmadik sorban - a karton átöleli a kötetünket, és egyúttal lezárja a csomót a hátoldalon.

Minden hajtás ollóval vasalt.

A karton többi részét a borító külső oldalának hátoldalára ragasztjuk, elrejtve alatta a fonalat és a csomót. A ragasztót nem sajnáljuk, és mindkét felületre egyenletes rétegben kenjük be.

A kötetet prés alá küldjük száradni.

A hangerő előállítása

Most kezünkbe vesszük a címlapot, és levágjuk 2 cm-t a bal margójából. Kizárólag a szépség miatt ezt nem teheti meg. Ragasztjuk a lapot a kötetre, majd ismét a prés alá (a fotón a borító még nedves, így nem néz ki túl ügyesen; ha megszárad, fehér és egyenletes lesz).

Már csak a gerinc ragasztása van hátra.

Nyitott kötet:

Tekintettel arra, hogy nem nagyon húzzuk meg a cérnát, szabadon nyitható és másolható.

Présként nagyon jó új dobozt használni papírzsebekkel: elég nehéz és tökéletes a mérete. Úgy tűnik, hogy a varrás hosszadalmas folyamat, amiatt, hogy sokszor a prés alá kell tenni a kötetet. De ha több kötetet dolgoz fel egyszerre, akkor nem kell megvárnia, amíg mindegyik megszárad: míg egyes kötetek nyomás alatt vannak, addig a többit előkészítjük, és így tovább körben. Ha előre elkészíti a huzatokat, akkor egy munkanap alatt, különösebb erőlködés nélkül, 20 kötetet varrhat.

„Az ügy irattári bekötése”, azaz. A kialakított irattári dokumentumok kezelése az ügyek végrehajtása során végzett munka eredménye a későbbi tárolásra és a szervezet archívumában történő felhasználásra (vagy egyszerűen irattári tárolásra, ha nincs archívum a szervezetben).

Ügyek nyilvántartása képviseli munka csomag az ügyleírás (az abban foglalt iratok összetétele és tartalma) szerint az ügy borítóján, i.e. az adott rovat borítóján az ügyek nómenklatúrájához képest finomított kialakítása, a lapok számozása, az ügyiratok belső leltárának és az ügy igazoló lapjának elkészítése, végül a prospektusok, i.e. ügyek iktatása és kötése. Ezt a műhalmazt más néven dokumentumok archiválása és műszaki feldolgozása levéltári tárolásra való előkészítésük folyamatában (a szervezet irattárába vagy az állami, önkormányzati levéltárba történő beszállítás előkészítése). A gyakorlat azt mutatja, hogy a szervezetek jelenleg előszeretettel rendelik meg a dokumentumok archiválási és műszaki feldolgozását kiszervezéssel, vagy extrém esetben egy képzett iratgyűjtőt hívnak meg az irodai munkában már kialakított és leírt irattári tárolásra szánt iratok összefűzésére.

A dokumentumok tárolási feltételeitől függően az ügyek teljes vagy részleges feldolgozása elvégezhető:

• az ügyek teljes bejelentése az állandó megőrzési időre, a személyi állományra és az ideiglenes tárolási időre (10 év feletti) vonatkozó iratokra (ügyekre) vonatkozik;
• részleges kiürítés pontja, amelyben megengedett a tok lapjainak nem sorszámozása, belső leltár és igazoló ív készítése, az ideiglenes (legfeljebb 10 év) tárolás esetére vonatkozik.

Az ügyiratok (tárolóegységek) belső leltárának és az ügy hitelesítő lapjának kialakított nyomtatványai megtalálhatók:

• Az osztályok levéltári munkájának alapvető szabályai (jóváhagyva a Szovjetunió Főlevéltárának kollégiumának 1982. augusztus 28-i határozatával, jóváhagyva a Szovjetunió Főlevéltárának 1985. szeptember 5-i 263. számú rendeletével; . 4-5),
• A szervezetek levéltári munkájának alapvető szabályai (a Szövetségi Levéltár kollégiumának 2002. február 6-i határozatával jóváhagyva; 9-10. sz. pályázatok), ill.
• módszertani ajánlások a szövetségi szervek irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozásáról végrehajtó hatalom(a Szövetségi Levéltár 2009. december 23-i 76. számú végzésével jóváhagyva; 26-27. számú kérelmek; a továbbiakban - Módszertani utasítások).

Az ügyön belüli iratok rendszerezésének szabályait, számozását és az ügy borítóján való leírását ugyanezen szabályozási és módszertani dokumentumok részletesen tárgyalják.

Az ügyet alkotó dokumentumok kartonból készült kemény borítóban 4 defektre varrva vagy összefonódva figyelembe véve az összes dokumentum, dátum, vízum és az azokra vonatkozó határozat szövegének szabad elolvasásának lehetőségét. A dossziék iktatásra való előkészítésekor (kötés, kötés) az iratok minden fémrögzítését (gemkapocs, tűző) el kell távolítani.

A borító kartonra vonatkozó követelményeket és a tok leírásának formáját a borítón (a leírási elemek elrendezését) a GOST 17914-72 „Hosszú tárolási tokburkolatok” határozza meg. Típusok, méretek és specifikációk”, amely 1985-ig meghosszabbodott, és amely további felülvizsgálat nélkül a mai napig tart. Lásd a 2. ábrát.

Tehát a borítóhoz használt kartonnak 0,35-1,5 mm vastagságúnak kell lennie (a dokumentumok archiválását és műszaki feldolgozását outsourcing szolgáltatást nyújtó levéltári cégek megfelelnek ezeknek a követelményeknek), a borító gerincének 40 mm szélesnek kell lennie (mert . a tok - körülbelül 250 ív dokumentum, ami 4 cm), és a tok borítójának formája a jelen GOST szerint javasolt jelenleg és Irányelvek(25. sz. melléklet).

Egy előkészített eset prospektusának kitöltéséhez, pl. reszelés 4 szúráshoz használjon csőrt, fúrót, szorítót a csomag rögzítéséhez, nagy számú tűket, természetes vászon- vagy pamutszálakat, de a legjobb speciális eszközök varráshoz (kötéshez), amelyek az irodai berendezések piacán kaphatók.

Különös figyelmet kell fordítani az "archív varrás" technikájára, azaz az "archív varrás" technikájára. kézműves kérdés:

1. Ellenőrzik az ügy összetételét, amelyben először a belső leltár lapjai találhatók, amelyek önálló számozással rendelkeznek (1-től N-ig), majd az ügyiratok számozott lapjai (1-től kb. 250-ig), a végén - az ügy tanúilapja.
2. A tokköteg tetejére és aljára a keskeny, a tok bekötött iratainak margójánál széles papírlapokat helyeznek (természetesen 35-40 mm jobb, de 20-30 mm is lehetséges).
3. Az ideiglenes (legfeljebb 10 éves) tárolási dokumentumokkal történő részleges regisztráció feltétele mellett a kartonlapok (borító) azonnal rá vannak helyezve a csomagtartó aljára és tetejére.
   Amikor egy ügyiratot teljes körűen feldolgozzák az állandó tárolású dokumentumokkal, személyzettel vagy ideiglenes (10 év feletti) tárolással, először a köteg-tokot összevarrják, majd az ügyet a bevett „tipográfiai” technológia szerint bekötik, amelyre figyelemmel. PVA ragasztót és szintetikus ragasztót kell használni - csak akkor, ha védve van a bomlástól és a penésztől.
4. A csomagtartót nyomás alatt, vagy bilincsben, vagy speciális eszközben rögzítjük.
5. Csomagtokos szúrásokat hajtanak végre:
   • alsó és felső - 30 mm távolságra a csomag alsó és felső szélének határától;
   • a középső két szúrás kb. 80 mm távolságra van az alsó és felső szúrástól, közöttük szintén kb. 80 mm távolságnak kell lennie.
6. A természetes fonalat kétféleképpen vezetik be a defektekbe:
   • 1 út(az 1. ábrán látható). A cérna mindkét vége külön tűbe van befűzve (azaz a cérna mindkét vége a saját tűjébe van befűzve). A két tűvel ellátott szálat két középső szúrással hajtják végre az elülső oldalon. Hátulról a szálat kivezetik az elülső oldalon lévő felső és alsó szúrásokba. Az elülső oldalról a felső és az alsó szúrásból a szálat tűkkel befűzik a legközelebbi középső szúrásba. A cérnát kiengedjük a tűkből, összeigazítjuk, a végeit pedig megfeszítjük és megkötjük a tok hátulján;
   • 2 út(az 1. ábrán is látható). A cérna egy tűbe van befűzve. A csomagtartó hátoldaláról a szálat alulról a második szúrásba vezetik (a szál végét meghagyják a későbbi kötözéshez), eltávolítják az elülső oldalról és az alsó szúrásba vezetik. A hátsó oldalon a cérna ismét behúzódik a második szúrásba alulról az elülső oldalra. Az elülső oldalon felülről a szálat felülről a második szúrásba helyezzük, a hátsó oldalon pedig a felső szúrásig. Ezen keresztül a szálat felülről, az elülső oldal mentén a második szúrásba vezetik, befűzik és kivezetik a csomagtartó hátsó oldalára. A hátoldalon a cérna kioldódik a tűből, két végét megfeszítjük és megkötjük.