Popis práce office managera a administrátora: aký je rozdiel? Sociálna teória a personálna politika.

Na prvý pohľad sa zdá, že pre nás, odborníkov z praxe, neexistuje veľký význam, aké pojmy a pojmy definujú to, čo robíme každý deň, sú zahrnuté v kolobehu udalostí a udalostí, ktoré sa odohrávajú v našich vzdelávacích organizáciách. Práca a zodpovednosť z toho nie sú menej:

Ale skôr, ako začneme chápať terminológiu, rozhodnime sa, prečo to potrebujeme a akou cestou sa vyberieme v našich úvahách.

úsmev

Slová na rozlúčku od kapitána Vrungela: Akokoľvek nazvete loď, bude plávať!

Prečo musíme jasne označiť (rozumieť) v pojmoch a pojmoch našu činnosť? Význam je osvojenie si významu, ktorý je nám stále skrytý, textom. A porozumenie súvisí s významom, za ktorý sa podľa V. Dahla považuje 1) schopnosť, schopnosť preniknúť do významu niečoho, asimilovať sa, realizovať ho; 2) stav vedomia, ktorému je význam niečoho jasný, otvorený, známy.

Ale potom, čo nám bude ZMYSEL odhalený, budeme môcť s vami vystúpiť o dva ďalšie dôležité kroky nahor, aby sme sa posunuli od zmyslu pojmu k POROZUMENIU reality a dali ZMYSEL našim činom:

Musíme teda prejsť náročnou cestou cez význam k významom, a potom od pochopenia reality a zmysluplnosti konania k formovaniu a možno aj zásadnej zmene postoja k tomu, čo nazývame „manažérska činnosť“, a získaniu osobného profesionálneho pohľadu. praktické dni.

Uľahčí nám toto pochopenie a pochopenie bremeno práce? Neviem a nemôžem si byť istý. Ale skutočnosť, že preniknutím do zmyslu, budeme schopní vidieť iný smer, a teda iné (a dôležité) črty a črty našej činnosti, za to ručím.

Máme teda štyri koncepty:

MANAŽMENT MANAŽMENT MANAŽMENT SPRÁVA

Niektorí odborníci sa domnievajú, že medzi nimi nie je žiadny zásadný rozdiel, a to všetko sú synonymá pre pojem „manažment“, ktorý sa spravidla spája s rôznymi interpretáciami prekladu:

KONTROLA Angličtina manažérov t angličtina vláda Angličtina administratívy

Zároveň platí, že sa málokedy špecifikuje, že v anglický jazyk rôzne hodnoty podľa akcie „spravovať“ zodpovedajú ich slovesám:

perom

V angličtine vôbec neexistuje všeobecný pojem „manažment“ a každá oblasť činnosti používa svoju vlastnú terminológiu: vládnuť armáda, podnik, výroba - kontrola (smer); vládnuť krajina - pravidlo; vládnuť záležitosti - riadiť; vládnuť stroj - obsluhovať, bežať; vládnuť autom - jazda; vládnuť orchester - dirigovanie; vládnuť, viesť - riadiť atď. [ 1 ]

Ruský jazyk ako jedinečný sémantický jazyk nám naopak umožňuje zachytiť rôzne významy toho istého slova. Nie nadarmo nazval V. I. Dal svoj výkladový slovník:

MANAŽOVAŤ - riadiť čo, vládnuť, dávať pohyb, smer; disponovať, -sya, riadiť, byť vlastníkom, správcom čoho, "Nemôžeš riadiť seba, nemôžeš riadiť iných." "Kto nevládze sám sebe, nebude poučovať iných." Zvládnuť to úspešne, zvládnuť, robiť, vychádzať; prekonávať prekážky, ťažkosti, svojvôľu, mať čas v čom; dať do poriadku. MANAŽMENT / manažment / - Miesto, ktoré riadi, riadi niečo, predstavenstvo. | Pravidlo = násilie. SPRAVOVAŤ niekoho – dať právo, moc, splnomocniť.

VEDIEŤ A VEDIEŤ niekoho v čom, kým, než, viesť, riadiť, radiť, naznačovať, pozorovať, poučovať v čom, v obchode, práci, práci atď. Nechajte sa viesť kým, riaďte sa koho pokynmi; než, akceptovať to ako pravidlo, na poučenie; | byť vedený. Vodca, - deti, - dieťa, - vesta. usmerňujúci než, niekto, ukazovateľ, mentor.

Teraz sa stáva módou snažiť sa tomu vyhnúť cudzie slová a používajte iba ruskú notáciu. Vo vede, ktorá je spoločným dedičstvom ľudstva, však už nie je možné odstrániť všeobecne uznávané pojmy. Preto je lepšie, bez toho, aby ste sa okradli, naopak, obohatiť svoje vedomosti o to, čo ľudstvo nahromadilo.

Iní odborníci sa domnievajú, že pojem manažment je všeobecnejší a ide o „prvok, funkciu organizovaných systémov rôznej povahy (biologickej, sociálnej, technickej), zabezpečujúcu zachovanie ich špecifickej štruktúry, udržiavanie spôsobu činnosti, uskutočňovanie tzv. program, ciele aktivity“ [ 2 ] a „riadenie“, „vedenie“ a „správa“ odhaľujú rôzne aspekty sociálny manažment.

Tohto pohľadu sa budeme držať a vyzdvihneme hlavné podstatné črty manažmentu v sociálnych systémov, rôzne interakcie medzi ktorými nám umožnia ďalej rozlišovať manažment od administratívy a vidieť rôzne aspekty vedenia cez prizmu manažmentu a administratívy.

Sociálny manažment sa teda chápe ako „vedomá, systematicky organizovaná, systematická interakcia predmet riadenia a predmet riadenia v záujme jej zefektívnenia zachovať jej kvalitatívnu istotu a rozvoj“ [ 3 ]. Presnejšie povedané, interakciou subjektu a objektu budeme rozumieť zložité vzťahy spojené s vplyvom subjektu na objekt riadenia a prijímaním spätnej väzby od objektu, ktoré ovplyvňujú manažérske rozhodnutia subjektu o ďalšom vplyve na objekt. Tu je veľmi dôležité pochopiť, že objekt kontroly je mnohostranný jav. To nemusí byť len tak rôzne druhyčinnosti, procesy a projekty, ale aj komunity, skupiny ľudí a konkrétni realizátori konkrétnej úlohy, ktorá je pred nimi stanovená.

Netreba sa preto urážať zo strany učiteľov, rodičov a detí, ak je pre riaditeľa alebo jeho zástupcu ich učiteľmi, rodičmi a deťmi milovaná trieda 5 „b“ len jedným z predmetov vnútroškolského riadenia. .

Preto sa neurazíme, ak pre vášho šéfa bude vzdelávacia organizácia č ... so všetkými svojimi "deťmi a domácnosťami", ktorú vediete, ktorú tak milujete a toľko investujete vitalita, je len objektom kontroly, jedným z prvkov systému, ktorý spravuje.

Poďme sa zmeniť slávna fráza z filmu: "Nič osobné, len biznis" v našom kontexte: "Nič osobné, len predmet kontroly."

Presne tam, kde pôsobia „neosobné zákony“ manažmentu a kde sa do popredia dostáva FUNKCIA, sa rozširuje oblasť ADMINISTRATÍVY.

Stalo sa, že sa často riadime svojím postojom k tomu, čo robíme. A konfrontovaný aspoň raz s chladom a bezcitnosťou nejakého manažéra-administrátora, pre ktorého „papier dôležitejšie ako človek“, navždy si zafixujeme v mysli negatívne vnímanie pojmu „administratíva“. A definície v slovníkoch len posilňujú náš postoj:

SPRÁVA:

formálne byrokratické riadenie, vykonávané len prostredníctvom príkazov a príkazov, príkazov, ignorujúc úlohu más v riadení [ 4 ];
"(z lat. administro - riadiť, riadiť) byrokratický spôsob riadenia prostredníctvom velenia" [ 5 ];
každodenný a s negatívnou konotáciou názov štýlu činnosti akéhokoľvek orgánu, úradníka, ktorý sa vyznačuje najmä vydávaním direktívnych aktov, príkazov, príkazov [ 6 ].

Nebuďme však v negatívnom postoji k administratíve až takí kategorickí a obráťme sa k dejinám manažérskych vied, ktoré nám odkrývajú jedinečný svet výskumu, ktorý sa začal koncom 19. storočia a začiatkom 20. storočia obohatil ľudstvo. s dielami klasickej školy manažmentu.

Woodrow Wilson, predtým ako sa stal 28. prezidentom Spojených štátov amerických, bol profesorom histórie a politológie. Svojou prácou z roku 1887 Štúdiou o správe položil základ teoretického rozvoja problematiky správy a verejnej správy.

Henri Fayol sa z banského inžiniera stal zakladateľom klasickej školy manažmentu. Keď v roku 1888 viedol banskú spoločnosť, ktorá bola na pokraji bankrotu, za tridsať rokov z nej urobil jeden z najprosperujúcejších podnikov vo Francúzsku. Na základe dlhoročných pozorovaní a zovšeobecnení praxe vytvoril Fayol „teóriu správy“. Jeho prvý článok na túto tému bol publikovaný v roku 1900 a kniha „Všeobecný a priemyselný manažment“ - v roku 1916.

(Henry Fayol. Administration Industrielle et Generale, 1916. Henri Fayol. Všeobecný a priemyselný manažment. Preklad do ruštiny: B.V. Babin-Korenya. - M.: 1923)

Klasická škola sa tak volá preto, lebo položila nielen základy moderného manažmentu, ale predstavila zákony a princípy manažmentu, ktoré dodnes fungujú a fungujú a predstavujú oporu (základ, základ) každého manažmentu.

Aby v našom vnímaní vznikol tento obraz opory, zoberme si ako príklad známu detskú pyramídu, v ktorej sú na tyči navlečené krúžky rôznych farieb a priemerov. Práve tento „prút“ stelesňuje tie klasické základy riadenia, čo sú princípy a vzory, ktoré dnes nestratili svoj význam.

V prvom rade hovoríme o jadre 14 zásad riadenia A. Fayola: Deľba práce. Moc. Disciplína. Jednota velenia (velenie). Jednota vedenia. Podriadenie súkromných záujmov všeobecným. Odmena. Centralizácia. Hierarchia. Objednať. Spravodlivosť. Stálosť zloženia kádra. Iniciatíva. Personálna jednota [ 7 ].

Je nepravdepodobné, že niekto z nás, ktorí sú spojení s manažmentom, bude môcť povedať, že tieto princípy sú za 100 rokov zastarané. A v každej vzdelávacej organizácii a v každom orgáne štátneho a samosprávneho riadenia školstva sú tieto princípy relevantné pri budovaní sektorového a vnútroorganizačného riadenia.

Upozorňujeme, že A. Fayol označil za prvý princíp DELENIE PRÁCE, výsledkom čoho je „špecializácia funkcií a deľba moci“, ktorá zabezpečuje rozdelenie pracovníkov podľa pozícií a funkcií (funkčných) s vymedzením tzv. oblasť zodpovednosti.

Opäť upozorňujeme na skutočnosť, že administratíva je „neosobné“, čisto funkčné riadenie, ktorého hlavnou úlohou je optimálne rozloženie práce na splnenie úloh a dosiahnutie cieľov organizácie. A v tejto „neosobnosti“ s touto komplexnou manažérskou úlohou nie je nič negatívne, keďže rozprávame sa o budovaní racionálnej štruktúry organizácie a riadiacej štruktúry, ktorá optimálne rozptyľuje zdroje pre ciele.

Efektívna realizácia deľby práce a výkon ich funkcií zamestnancami priamo závisí od moci, jednoty vedenia, disciplíny a poriadku. Úprimne povedané, každý z nás vie a každý deň cíti, že leví podiel manažérskeho času pripadá na udržiavanie jednoty riadenia a nastolenie disciplíny a poriadku v mimovládnej organizácii. A v tom nám pomáha hierarchia a centralizácia riadenia v OO.

Možno práve preto, poznajúc alebo nepoznajúc „základné základy“ manažmentu, usilovne dávame veci do poriadku v organizácii, snažíme sa, aby naše príkazy a pokyny vykonávali tí, ktorí sú nižšie v hierarchii riadiacej štruktúry, a konáme podľa „vzorec“ správy: „kto je Leo, ten má pravdu“, bez toho, aby sme si niekedy všimli, ako sa z nás stávajú skutoční byrokrati. Ale veľmi dobre chápeme a cítime, ako tento vzorec ovplyvňuje tých, ktorí sú na spodku hierarchického rebríčka riadenia, keď my sami sme podriadení a zodpovedáme vyšším orgánom za vykonávanie ich príkazov.

A potom môžeme len dúfať v implementáciu takých Fayolských princípov správy, ako je „Spravodlivosť. Iniciatíva. Jednota personálu“ a očakávajte, že nový šéf bude férový, bude podporovať iniciatívu a spájať ľudí pri riešení spoločných problémov... a čo je najdôležitejšie, bude nás vnímať ako ľudí, nie „chodiacich funkcií“.

Problém však spočíva v tom, že životom a konaním iba podľa zákonov správy sa nám to sotva podarí, keďže v tejto oblasti funguje „vzorec“ anonymného, či skôr neosobného riadenia. zvládanie.

Ľudia sú len pracovným zdrojom, zamestnancami, ktorých povinnosti zahŕňajú výkon určitých funkcií (S = F), ktorých riadny výkon celku zabezpečuje fungovanie organizácie.

Najčastejšie takto vnímame administratívu, keď sa s ňou stretneme „z očí do očí“, resp. zoči-voči, ktorej nositeľom je ten, s kým služobne komunikujeme, prípadne ho oslovujeme ako úradníka. Stáva sa to najčastejšie tam, kde čakáme na ľudskú participáciu na našom probléme, pochopenie, sympatie, podporu, šikovnú radu a pod., no namiesto toho sa stretávame s odpoveďami: „toto nie je v mojej / nie vo vašej kompetencii“, „toto nie je súčasťou mojich pracovných povinností“, „Nemôžem vám pomôcť, nemáte požadované dokumenty““, „Nevidím problém, pretože pokyny predpisujú konať týmto spôsobom“, atď., atď.

Ale poznáme aj iné príklady a chceme, aby bol manažment „s ľudskou tvárou“!

Kým však prejdeme k rečiam o takomto hospodárení, zastavme sa a ... rehabilitujme administratívu.

A tejto zložke riadenia môžeme vzdať hold, ak si predstavíme hypotetický obraz riadenia bez administratívy, v ktorom:

neexistujú šéfovia a podriadení, ale iba spoločníci;
neexistujú žiadne popisy práce, ale existuje oblasť činnosti, v ktorej môže každý ukázať svoje schopnosti a talent;
neexistujú žiadne príkazy a pokyny, ale iba žiadosti, ktorých splnenie závisí od želania oslovenej osoby;
neexistujú žiadne riadiace funkcie, ktoré by každého nudili (a najmä analýza, plánovanie a kontrola, ktoré sa nám nepáčia), ale existuje kreatívny proces tvorby;
nedochádza k zhonu a mobilizácii všetkých a všetkého na splnenie úlohy, ale prebieha odmeraný priebeh udalostí a spoločné riešenie vzniknutých problémov s tými, ktorí ich riešiť chcú;
neexistujú žiadne monitorovania, hodnotenia, hodnotenia, ale iba chvála a vďačnosť...

Chceli by ste viesť organizáciu, v ktorej pôsobí len takýto manažment? A ak by ste chceli, dokázali by ste organizáciu efektívne riadiť?

Tu je odpoveď na našu otázku. Bez administratívy neexistuje efektívne riadenie.

Ale manažment nemôže byť reprezentovaný len administratívou. Ako hovoria matematici, táto podmienka potrebné, ale nie dostatočné.

Už to nestačí, pretože hlavná herec v manažmente nie sú funkcie, ale ľudia vykonávajúci tieto funkcie. A ľudia sú rôzni...

A najčastejšie administratíva, taká dôležitá zložka riadenia, vďaka ktorej sú v organizácii pravidlá a poriadok, naráža na to, čo sa bežne nazýva „ľudský faktor“:

Akonáhle prejdeme do oblasti interakcie, kde sa vzťah medzi účastníkmi manažmentu stáva významným, prejdeme na stranu manažmentu.

Čo je „MANAGEMENT“ a ako sa manažment líši od administratívy?

O tom si povieme nabudúce.

Literatúra

[1 ] Franchuk V.I. Základy všeobecná teória sociálny manažment./ Inštitút organizačných systémov. - M., 2000., - 180 s., C.14.

[2 ] Afanasiev V.G. Manažment // TSB.

[3 ] Slepenkov I.M., Averin Yu.P. Základy teórie sociálneho manažmentu: Návod pre univerzity. Moskva: Vyššia škola, 1990.

[4 ] Veľká sovietska encyklopédia. - M .: Sovietska encyklopédia 1969-1978;

[5 ] Politológia: Dictionary-reference comp. Prednášal prof. polit. Vedy Sanzharevsky I.I. 2010;>

[6 ] Právny slovník//http://enc-dic.com/legal/Administrirovanie-913.html

[7 ] Henri Fayol. Všeobecné a priemyselné riadenie. Časť II. Princípy a kontroly. Kapitola 1. Všeobecné zásady manažment//http://gtmarket.ru/laboratory/basis/5783/5787

Pre väčšinu veľkých a serióznych spoločností je zavedenie pozície office manažéra dlhodobo nevyhnutným opatrením pre úspešné fungovanie. Navyše väčšina firiem patriacich do kategórie stredných a malých podnikov to dnes čoraz viac zavádza konštrukčná jednotka. Popis práce vedúceho kancelárie, ktorý plne odhaľuje funkčnosť tohto zamestnanca, je preto v poslednej dobe čoraz relevantnejší.

Aká je úloha office manažéra?

Voľné miesto vedenia akejkoľvek spoločnosti často zahŕňa výkon mnohých rôznych funkcií. Preto je často potrebné ako dodatok k pracovnej zmluve vypracovať taký dokument, akým je popis práce vedúceho kancelárie, v ktorom sú jasne uvedené všetky povinnosti takéhoto zamestnanca. V prvom rade je potrebné pochopiť, že hlavnými požiadavkami na takéhoto zamestnanca sú riadenie a kontrola administratívneho členenia spoločnosti. „Kancelária“ teda neznamená konkrétnu miestnosť, ale oddelenie podniku, ktorého špecialisti sa zaoberajú implementáciou administratívnych a manažérskych funkcií. Popis práce vedúceho kancelárie by mal pokrývať celý rozsah kontrolných povinností pridelených príslušnému špecialistovi. Môžu zahŕňať najmä tieto funkcie:

plánovanie činnosti zamestnancov administratívnej jednotky;
tvorba a implementácia firemnej kultúry a etiky komunikácie s protistranami spoločnosti medzi odborníkmi spoločnosti;
organizácia a kontrola fungovania systému kancelárskej práce, vytvoreného medzi divíziami spoločnosti;
neustála kontrola dostupnosti materiálov potrebných na plné fungovanie úradu;
príprava správ pre manažment vo vopred stanovených formách.

Rozdiel medzi office managerom a administrátorom

Náplň práce office manažéra môže byť podľa uváženia vedenia spoločnosti rozšírená a doplnená o všetky potrebné povinnosti, ktoré je špecialista na príslušnej pozícii povinný vykonávať pre bežné fungovanie existujúcej administratívnej jednotky. Takýto dokument sa tvorí trochu inak ako popis práce správcu kancelárie. V druhom prípade by mal byť odborník spravidla poverený ekonomickými funkciami súvisiacimi s organizáciou práce jednotky. Je potrebné pripomenúť, že manažér vykonáva predovšetkým povinnosti spojené s riadením činnosti zamestnancov.

Administrátor je zodpovedný za organizáciu podmienok, ktoré umožnia všetkým špecialistom plne implementovať funkcie, ktoré im boli pridelené.

Zodpovednosti špecialistu na ľudské zdroje

Okrem toho existuje aj taký dokument, ako je popis práce personálneho oddelenia. Povinnosti predpísané v tomto príspevku súvisia aj s organizáciou práce personálu. Rozdiel spočíva v tom, že pracovník personálneho oddelenia je primárne zodpovedný za prijímanie zamestnancov, kontroluje pracovné pohyby špecialistov v rámci spoločnosti. Medzi jeho povinnosti nepatrí organizácia práce v oblasti zamestnancov.

Administrátor kancelárie je zaradená manažérska pozícia personálne obsadenie veľa veľkých spoločností. Zistite, ako ovplyvňuje prácu úradu, v čom sa líši od obyčajnej sekretárky a čo všetko zahŕňa jeho povinnosti.

Z článku sa dozviete:

Jedným z hlavných trendov modernej kancelárskej práce je rastúce tempo automatizácie. Moderné technológie výrazne zjednodušiť prácu tajomníka. Mnoho rutinných a dokonca intelektuálnych funkcií je teraz možné vykonávať pomocou počítačovej technológie. Jediné, čo sa stroje ešte nenaučili, je aktívne sa podieľať na riadení podniku. Veľké firmy sa zatiaľ nezaobídu bez správcu kancelárie, ktorý ich prácu koordinuje a vytvára pre ňu optimálne podmienky.

Aký je rozdiel medzi správcom kancelárie a sekretárkou a manažérom kancelárie?

Podobná pozícia sa v domácom biznise objavila pomerne nedávno. Jeho zavedenie sa stalo nevyhnutným opatrením pre úspešné fungovanie väčšiny veľkých spoločností. Spravidla sa pri otváraní voľného miesta na miesto správcu kancelárie uvádzajú rovnaké požiadavky ako na uchádzačov o miesto vedúceho kancelárie resp. :

prax v administratívnej a ekonomickej práci a zručnosti v personálnom manažmente;
dodatočné vzdelanie v oblasti manažmentu;
znalosť kancelárskeho vybavenia;
vedomosti cudzie jazyky;
pochopenie špecifík spoločnosti;
obchodné komunikačné schopnosti a znalosť obchodnej etikety;
presnosť, efektívnosť, odolnosť voči stresu;

Medzi týmito dvoma profesiami sú však rozdiely. Správca kancelárie často vystupuje ako konateľ, t.j. riadi administratívne členenie organizácie. Oveľa širší je rozsah jeho právomocí, ako aj zoznam povinností. Obsahuje množstvo manažérskych a dokonca aj kontrolných funkcií. Tomuto zamestnancovi, ako aj vedúcemu kancelárie, môžu byť pridelené ekonomické funkcie, nie sú však prioritou.

Od manažéra kancelárie po projektového administrátora: Profesijné trendy

V súčasnosti v administratívnej činnosti pracovníkov úradu došlo . Z pomocných funkcií sa postupne presúva do kategórie manažérskych činností.

Čoraz častejšie sú administratívnym pracovníkom prideľované tradičné povinnosti projektového administrátora:

Plánovanie a realizácia špecifických projektov;
Účasť na činnosti rôznych výborov komisií vytvorených na riešenie strategických otázok spoločnosti;

Správca projektu je zamestnanec zodpovedný za vedenie dokumentácie, podporu činnosti projektového manažéra, z hľadiska plánovania a kontroly prác, poskytuje účastníkom informácie potrebné pre úspešné ukončenie prác. Mnohí manažéri vo veľkých organizáciách sú v centre križovatky informačných tokov a vykonávajú operatívnu činnosť informačnú podporu manažér a zamestnanci spoločnosti.

Popis práce správcu kancelárie

Hlavným miestnym regulačným dokumentom, ktorým sa riadi práca správcu kancelárie, je popis práce. Definuje to jasne úradné povinnosti, práva a povinnosti. Okrem toho tento dokument predpisuje požiadavky na kandidáta vo vzťahu k úrovni vzdelania a odborných zručností.

V mnohých spoločnostiach sa popisy práce vypracúvajú na základe existujúcich pokynov pre sekretárku a manažéra kancelárie a dopĺňajú ich , ktorá popisuje administratívne funkcie tohto pracovníka. Podstatný rozdiel medzi manažérom je v tom, že má množstvo manažérskych právomocí: riadi kancelárskych pracovníkov, kancelárske práce a logistika.

Zodpovednosti správcu kancelárie

Povinnosti správcu kancelárie upravuje pracovná náplň. Typicky má široký rozsah právomoci a plní funkcie organizačného a kontrolného špecialistu. V mnohých organizáciách sú funkcie sekretárky, manažéra zásobovania a manažéra spojené na jednej pozícii. Vo veľkých spoločnostiach sa tento špecialista mení na manažéra, ktorému sú podriadení: sekretariát, kuriéri, referenti, obslužný personál.

Ponúkame krátky kontrolný zoznam povinností správcu kancelárie, ktoré môžu byť zahrnuté v jeho popise práce:

Príprava kancelárie na deň

Bežná práca správcu kancelárie začína prípravou kancelárie na nový deň. Po príchode do práce deaktivuje bezpečnostný systém, pripojí kancelársku techniku, skontroluje dostupnosť potrebného spotrebného materiálu a písacích potrieb. Potom musí analyzovať zoznam návštevníkov a pripraviť sa na ich stretnutie: skontrolovať stav recepcie, uistiť sa, že sú k dispozícii reklamné a iné materiály, pripraviť zasadacie a konferenčné miestnosti.

Prečítajte si tiež:

Príprava odhadov na zabezpečenie kancelárie všetkým potrebným pre prácu

Užitočný článok:o, , čítajte v elektronickom časopise.

Môžu to byť pravidelné aj jednorazové potreby, o ktorých je možné získať informácie tromi spôsobmi:

Podľa situácie (nákup písacích potrieb bez zohľadnenia ich výdavkov);

Na základe aplikácie (potreby sú určené zberom žiadostí);

Systémové (zohľadňujú sa nielen požiadavky zamestnancov, ale aj skutočný stav vecí);

Udržiavanie čistoty a poriadku

Správca kancelárie je zamestnanec, ktorého pracovnou náplňou je uzatváranie a obnovovanie zmlúv s upratovacími firmami, koordinácia práce personálu údržby. Musí zvážiť návrhy, dohodnúť sa na výbere spoločnosti s vedením, pripraviť dokumentáciu potrebnú na uzavretie zmluvy. Manažér musí zvoliť vhodnú frekvenciu čistenia, určiť jeho čas a trvanie.

Kontakty na prevádzkové služby

Jednou z povinností predpísaných v popise práce správcu kancelárie je často nadväzovanie kontaktov s prevádzkovými a komunálnymi službami. Závisí to od zásobovania priestorov, včasných opravárenských prác, . Zodpovedá za súlad stavu priestorov s pravidlami a predpismi priemyselnej hygieny a požiarnej ochrany.

Dispečing dopravy

Ak má organizácia dispečing a , odbor dopravy, často prechádzajú na správcu úradu. V niektorých spoločnostiach zamestnanecký holding túto pozíciu, zodpovedá za promptný prenos informácií, optimalizáciu trasy, sledovanie stavu a rozloženie záťaže, t.j. čiastočne plní úlohy logistika.

Organizácia kancelárskej práce

Oblasť zodpovednosti skúseného manažéra často zahŕňa organizáciu kancelárskej práce, t.j. tvorba optimálne podmienky na pohyb, vyhľadávanie a ukladanie dokumentov. Na rozdiel od sekretárky nerieši len tak a správa odchádzajúcich hovorov. Systematizuje, eviduje, kontroluje výkon úradnej dokumentácie.

Správca kancelárie neustále spolupracuje so službou správy kancelárie, v niektorých prípadoch je dokonca jej vedúcim.

Služba pre návštevníkov

Pracovné povinnosti správcu kancelárie často zahŕňajú služby zákazníkom. Je zodpovedný za dohodnutie času návštevy s návštevníkmi, , prijať všetkých, ktorí prišli, zorganizovať recepciu v súlade s pokynmi vedenia.

Personálny manažment kancelárie

Správca kancelárie má množstvo povinností súvisiacich s riadením personálu pod jeho dohľadom. Zaoberá sa výberom a umiestňovaním špecialistov sekretariátu, plánuje stratégiu a taktiku práce, stavia Organizačná štruktúra. Manažér musí ovládať metódy motivácie zamestnancov, poznať metódy zvyšovania produktivity, byť vzorom profesionálnej etiky

Vnútorná kontrola

Správca kancelárie nielen robí množstvo dôležitých manažérskych rozhodnutí, ale aj monitoruje ich plnenie. Medzi jeho povinnosti patrí správa a poskytovanie Pracovný rozvrh a dodržiavanie firemných komunikačných štandardov. Ovláda kultúru reči podriadených pri komunikácii s návštevníkmi, dodržiavanie pravidiel obchodnej etikety.

Takže viete, prečo potrebujete reštauráciu - to bolo diskutované v predchádzajúcom článku. Cieľom je vytvoriť úspešný ziskové podnikanie, ktorý dáva stabilný príjem a ktorého hodnota sa zvyšuje. Ako to dosiahnuť?

Pokúsme sa zistiť, ako vyzerá typická schéma riadenia reštaurácie:

Jedálny lístok robí vedúci výroby alebo šéfkuchár.
Účtovník vyžaduje zavedenie kalkulačných kariet, čo robí šéf.
Šéf objednáva produkty a dodávateľ ich podľa svojich možností nakupuje.
Čašníci prijímajú objednávky od hostí a odovzdávajú ich do kuchyne.
Kuchár požaduje výrobky zo skladu, skladník sa ich snaží včas odpísať.
Pokladníčka počíta zákazníkov.
Účtovníčka sa snaží dať dokopy šeky a účtenky za tovar.
Na konci mesiaca sa na žiadosť vlastníka (investora) robia hlásenia.

Tieto správy sa posielajú majiteľovi a ten sa im bolestne snaží porozumieť, aby odpovedal na hlavnú otázku: zarába alebo žerie reštaurácia? Nie je spokojný s výsledkami, snaží sa sprísniť kontrolu nad zamestnancami, podozrieva ich zo sprenevery a nečestného prístupu. Účtovníčka požaduje zvýšenie počtu interných dokladov, sľubuje presné výkazy a vyváženosť skutočnosti. Kuchári, barmani a skladníci sa tomu pochopiteľne bránia.

Menu zároveň odráža túžbu a kvalifikáciu šéfkuchára, ale nie je v žiadnom prípade spojené s koncepciou inštitúcie ani s plánovaným príjmom. Karty s výpočtami sa vyrábajú formálne a nerešpektujú sa, takže každý deň to isté jedlo vyzerá inak a chutí inak. Objednávanie produktov prebieha spontánne podľa princípu „čo nie je v chladničke?“ a dodávateľ nevie, čo je skutočne potrebné a čo je žiaduce. Cena doručenia, mierne povedané, nie je optimálna, otázka pomeru cena / kvalita nestojí za to. Čašníci predávajú to, čo dostanú, nie to, čo potrebujú (výnosnejšie pre reštauráciu). A nemá to nič spoločné s ich príjmami. Nikto nevie, koľko jedla ide nazmar a nikto sa to nesnaží kontrolovať. Finančné výkazy odrážajú všetko, len nie skutočný stav vecí. Skladové účtovníctvo odráža stav z predchádzajúceho týždňa a na žiadosť účtovníka sa neustále mení. A nikto nie je zodpovedný za celý obchod. Toto je chaos, nie kontrola.

Ako napraviť tento stav?
Nemali by ste kupovať videokamery a inštalovať ich všade - aj tak si nebudete môcť prezerať všetky záznamy v reálnom čase.
Lepšia otázka, ktorú si treba položiť, je, kto presne bude riadiť firmu? Buď vy sami, alebo najatý manažér, no pod vašou neustálou kontrolou.

Teraz môžete stanovovať ciele, formulovať úlohy a čo je najdôležitejšie, určiť pracovné povinnosti manažéra. Najprv však musíme zodpovedať ďalšie dve otázky.

Ako sa manažér líši od správcu?
To, čo spravuje, a správca zabezpečuje, aby bolo všetko „dobré“. Presnejšie: manažér urobí rozhodnutie a správca môže kontrolovať proces jeho vykonávania.
Rozhodnutie môže byť správne alebo nesprávne, ale v čase prijatia rozhodnutia to nie je známe. Manažment je teda mechanizmus spätnej väzby: po určitom čase môžeme skontrolovať správnosť rozhodnutia a v závislosti od toho ho zrušiť, urobiť nové rozhodnutie, ktoré opraví predchádzajúce, alebo ho ponechať v platnosti.
Ak si rozoberiete pracovné povinnosti administrátora (na internete je ich veľa), potom je ľahké zistiť, že administrátor nie je zodpovedný za finančné výsledky, rovnako ako kuchár alebo účtovník.
Preto je za výsledky reštaurácie zodpovedný manažér.

„Podľa štúdie Next Top je priemerný vek manažérov moskovských reštaurácií 34 rokov, z toho 11 pracovali v reštaurácii. 40 % manažérov začalo svoju kariéru ako čašníci. 70 % opýtaných si plánuje otvoriť vlastnú reštauráciu.
Najčastejším dôvodom zmeny miesta pôsobenia medzi manažérmi je priame zasahovanie majiteľov do práce reštaurácie.. 42 % opýtaných uviedlo, že sú pripravení zmeniť prácu vzhľadom na to, že reštaurátori často potláčajú ich nové ponuky, stanovujú si neprimerane vysoké finančné plány, či vnucujú do procesu riadenia svoje vlastné názory. Spomedzi tých manažérov, ktorí ohodnotili svoje pracovné podmienky ako neuspokojivé, je 61 % nespokojných s príliš rušivým zapojením majiteľov do každodenných aktivít reštaurácie.“

Páči sa ti to! Úlohy preto musia byť presné, zrozumiteľné a je potrebné mať jasné kritériá na ich realizáciu.

Prečo nemôže účtovník viesť reštauráciu?
Pretože účtovník je človek, ktorý sa pozerá do minulosti. A aby sme to zvládli, musíme poznať prítomnosť a pozerať sa do budúcnosti. Hlavným "zákazníkom" účtovníka sú externé organizácie - daňový úrad, banka - a nie účastníci podnikania. Tieto výsledky vo forme reportov sa objavujú s veľkým časovým oneskorením a nemožno ich použiť ako „spätnú väzbu“ pre manažment, pretože neodrážajú aktuálny reálny stav vecí.
Hospodárska súvaha sa líši od účtovnej, preto sa vedie oddelene. Hlavnými dokumentmi v ňom sú aj konsolidovaná súvaha a výkaz ziskov a strát, no forma a čísla v nich sa môžu výrazne líšiť.

Takže odpoveď je prijatá: manažér riadi reštauráciu. Priamo v súlade s názvom svojej funkcie riadi manažér: tovar, peniaze, personál a zákazníkov. Tieto štyri zdroje úplne vyčerpávajú rozsah jeho povinností.

Manažment je remeslo, nie umenie. Nejde o tance s tamburínou, ale o jasný sled operácií vykonávaných každý deň, každý týždeň, každý mesiac, každý rok.
Aké sú tieto operácie? Na čo by ste si mali dať pozor? Ako si rozložiť čas a energiu? Odpovede na tieto otázky budeme hľadať v nasledujúcich článkoch.

Na trhu práce Ukrajiny pracujúci prof. Sféry "Administratívny personál" sú žiadané vždy a všade. Zamestnávatelia aktívne hľadajú office manažérov, sekretárky, administrátorov. Niekedy nie je ľahké orientovať sa v množstve ponúk a správne určiť, ktoré zručnosti by mali byť uvedené vo vašom životopise. Aby sme odpovedali na najpálčivejšie otázky uchádzačov, analyzujeme požiadavky na uchádzačov o pozíciu office manager.

Čo je to office manager?

Táto profesia je pomerne mladá. Z pozície administrátora „vyrástla“, osvojila si nové funkcie a špecifiká. Aj keď v mnohých smeroch povinnosti vedúceho kancelárie pretínajú s tými, ktoré sú uvedené v popisy práce sekretárka, administrátor a dokonca aj personálny manažér, no medzi týmito profesiami je stále veľa rozdielov.

Podstatu práce office manažéra prezrádza už samotný názov. Slovo „manažér“ v preklade z angličtiny znamená manažér. Manažér kancelárie je v skutočnosti manažérom kancelárie, zastáva vedúcu pozíciu a medzi jeho hlavné povinnosti patrí koordinácia práce všetkých služieb na podporu pracovného toku. Na rozdiel od vedúceho kancelárie sekretárka a správca nepatria k zamestnancom s právomocou. Títo špecialisti sú často podriadení manažérovi kancelárie. Do kategórie manažérov patrí aj pozícia HR manažéra. Zaoberá sa však výberom personálu a nie ekonomickými činnosťami.

Vedúci kancelárie najčastejšie podlieha priamo CEO alebo viceprezident pre ľudské zdroje.

Čo robí manažér kancelárie?

Čím lepšie tento zamestnanec pracuje, tým menej problémov s fungovaním úradu. Preto, ak sa manažér kancelárie vyrovná so všetkým s ranou, jeho prítomnosť je takmer nepostrehnuteľná. Ale ak dôjde k prepichnutiu ... Ani ten najtrpezlivejší zamestnanec kancelárie neodolá, aby sa nesťažoval na nedbalú "hostesku".

Konkrétne pracovné povinnosti office manažéra závisia od veľkosti spoločnosti. Model riadenia, smerovanie podniku, spôsob správy dokumentov - to všetko zanecháva odtlačok v popise práce.

Vzhľadom na voľné pracovné miesta upozorňujeme: v malých podnikoch má činnosť office manažéra svoje špecifiká. Manažérske právomoci sú často obmedzenejšie. Možno, že zamestnanec bude musieť zároveň vykonávať funkcie iných odborníkov. Napríklad vykonávať kancelárske práce, primárne účtovníctvo, hľadať zamestnancov atď.

Pracovné úlohy:

Povinnosti vedúceho kancelárie sú podmienene rozdelené do piatich oblastí:

Kontrola
Administrácia
Podpora domácnosti
ovládanie
Nahlasovanie

V oblasti manažmentu musí office manažér ukázať zázraky v schopnosti zaviesť procesy. Úspešný žiadateľ by mal byť schopný vykonávať tieto úlohy:

zefektívnenie práce úradu ako celku;
práca s pracovníkmi kancelárie (administrátori, sekretárky, upratovačky, vodiči, kuriéri);
organizovanie stretnutí a brífingov;
plánovanie činností na zabezpečenie bezpečnej prevádzky kancelárie.

V oblasti administratívy sa obavy týkajú takých oblastí, ako sú:

organizácia štruktúry úradu;
organizovanie kancelárskej práce;
distribúcia dokumentácie podľa oddelení;
organizovanie prijímania a distribúcie obchodnej korešpondencie.

V oblasti ekonomickej podpory si budete musieť poradiť s množstvom org. otázky sa týkajú napríklad:

organizovanie nákupu materiálu a vybavenia;
poskytovanie všetkých potrebných kancelárskych pracovníkov;
práce na inštalácii zariadenia a zabezpečenie jeho údržby;
uloženie cenností.

V oblasti kontroly vedúci kancelárie vykonáva:

audit, inventarizácia hmotného majetku;
certifikácia zamestnancov;
kontrola stavu kancelárskeho vybavenia a komunikačných prostriedkov.

V oblasti spravodajstva hlavnou zodpovednosťou bude príprava správ pre vyšší manažment.

Kto sa môže uchádzať o pozíciu?

Analýza voľných pracovných miest ukazuje, že požiadavky na uchádzačov sú pomerne vysoké.

Manažér kancelárie musí poznať základy riadenia a kancelárskej práce, poznať pravidlá používania kancelárskej techniky a bezpečnostné normy, rozumieť princípom zásobovania a metódam plánovania. K takejto batožine sa samozrejme nedostanete bez problémov – výhodu budú mať kandidáti s pracovnými skúsenosťami.

Jednou z hlavných požiadaviek na office manažéra je mať vyššiu alebo neúplnú vyššie vzdelanie. Zamestnávatelia však len zriedka špecifikujú špecifické požiadavky na špecializáciu. Aby ste zvýšili svoje šance na získanie miesta veľká spoločnosť, odporúčame absolvovať špecializované kurzy, ktoré poskytnú potrebné vedomosti a praktické zručnosti.

Osobné vlastnosti sú veľmi dôležité: zodpovednosť, vysoký stupeň sebadisciplína, pracovitosť, vytrvalosť, erudícia, trpezlivosť, odolnosť voči stresu. Zamestnávatelia často spomínajú požiadavky na vzhľad uchádzačov – žiadajú zaslať životopis s fotografiou.

A ešte jeden dôležitý bod: bez vynikajúcej znalosti jazyka, vysoký stupeňústnu a písomnú gramotnosť dobré miesto Nie som si istý, či sa to stane. Robí Obchodná korešpondencia, kancelárska práca, komunikácia s návštevníkmi zaväzujú manažéra kancelárie mať tieto vlastnosti. Pre tých, ktorí vedia po anglicky, sú aj voľné miesta. Zárobky môžu byť zároveň výrazne vyššie ako priemer v odvetví.

A o zárobkoch. Výška odmeny office manažéra závisí od veľkosti firmy, profesijnej oblasti a regiónu. Rozsah platov pre office manažérov je pomerne široký. Priemerná mzda na Ukrajine je asi 5 000 UAH, v Kyjeve - viac ako 6 000 UAH. Pri zverejňovaní životopisu vám odporúčame skontrolovať platové trendy, aby ste správne zhodnotili svoje kompetencie a nepredávali príliš lacno.