Správa o zamestnancovi v skúšobnej dobe. Plánovacia porada, operačná porada, operačná porada

Ministerstvo vnútra

Zamestnávatelia, ktorí uzatvorili alebo ukončili pracovnú zmluvu (dohoda GPC) s cudzí občan, povinný . Výpovedná lehota: do 3 dní odo dňa uzatvorenia (skončenia) pracovnej zmluvy. Formulár dokumentu, ktorý je potrebné zaslať orgánom činným v trestnom konaní, je stanovený nariadením Ministerstva vnútra Ruska zo dňa 10. januára 2018 č. 11.

Vojenský registračný a zaraďovací úrad

Ak je do organizácie prijatý občan povinnej vojenskej služby, ktorý je v zálohe,... Na jeho prípravu máte 2 týždne. Obdobnú výpoveď je potrebné zaslať v určenej lehote, ak sa skončí pracovný pomer s osobou povinnou vojenskou službou v zálohe (príloha č. 9 k Metodické odporúčania o vedení vojenskej evidencie v organizáciách, schválené. Ruské ministerstvo obrany 7.11.2017). Okrem toho zákon vyžaduje zasielanie informácií o zmenách rodinný stav, vzdelanie, konštrukčná jednotka organizácia, funkcia, bydlisko alebo miesto pobytu, zdravotný stav zamestnanca podliehajúceho vojenskej evidencii (príloha č. 13).

Služba zamestnanosti

Aké správy predkladá oddelenie ľudských zdrojov, ak sa plánuje likvidácia organizácie alebo sa plánuje zníženie počtu zamestnancov? Prvá vec, ktorú o tom potrebujete vedieť, je. Termín - najneskôr 2 mesiace pred začiatkom príslušných podujatí. Lehota 3 mesiacov sa poskytuje pre prípady, keď zatvorenie organizácie povedie k hromadnému prepúšťaniu pracovníkov. Ak dôjde k likvidácii jednotlivého podnikateľa, musí byť o nadchádzajúcom zrušení upovedomený najneskôr 2 týždne vopred.

Okrem toho je potrebné odovzdať službe zamestnanosti údaje o zavedení pracovného dňa na čiastočný úväzok (zmena) a (alebo) pracovného týždňa na čiastočný úväzok, ako aj o prerušení výroby. Na prípravu informácií sú poskytnuté 3 dni. Vyplýva to z.

Mesačné správy o ľudských zdrojoch v roku 2019

Služba zamestnanosti

Zamestnávatelia sú povinní informovať úrad práce o dostupnosti voľné miesta(). Neexistuje žiadny oznamovací formulár, ale stále existujú určité požiadavky.

Rosstat

Organizácie s viac ako 15 zamestnancami to musia robiť mesačne. Hlásenie je potrebné podať najneskôr do 15. Jeho forma a pravidlá vypĺňania sú predpísané v nariadení Rosstat č. 485 zo 6. augusta 2018 „O schválení štatistických nástrojov na organizovanie federálneho štatistického sledovania počtu, podmienok a odmeňovania pracovníkov“.

Dôchodkový fond

Taktiež do 15. dňa každého mesiaca je potrebné pripraviť a odovzdať. Pravidelne v Dôchodkový fond chcú vedieť o zamestnancoch, s ktorými majú uzatvorenú zmluvu, pokračujú v činnosti alebo s ktorými sú ukončené pracovné zmluvy, občianske zmluvy, autorské zmluvy, zmluvy o odcudzení výhradného práva k dielam vedy, literatúry, umenia, licenčné zmluvy na vydavateľstvo. Regulačné akty, ktoré zavádzajú a popisujú formulár SZV-M, — Uznesenie Rady Dôchodkového fondu Ruskej federácie zo dňa 01.02.2016 č. 83p a Uznesenie Rady Dôchodkového fondu Ruskej federácie zo dňa 07.12.2016 č. 1077p.

Prečítajte si o funkciách vyplnenia tohto prehľadu v našom výbere.

Štvrťročné správy

Rosstat

organizácie, priemerný počet zamestnanci, ktorých počet nepresahuje 15 osôb, musia byť štvrťroční. Lehota na podanie výkazov je najneskôr do 15. dňa mesiaca nasledujúceho po vykazovanom období. Pravidlá plnenia boli schválené v nariadení Rosstat č. 485 zo 6. augusta 2018 „O schválení štatistických nástrojov na organizovanie federálneho štatistického monitorovania počtu, podmienok a odmeňovania pracovníkov“.

Navyše všetci právnických osôb(okrem malých podnikov), ktorých priemerný počet zamestnancov presahuje 15 osôb (vrátane brigádnikov a štátnych zamestnancov), je potrebné štvrťročne zasielať štatistickým úradom informácie o podzamestnanosti a pohybe pracovníkov (formulár č. P-4 (NZ)). Správa a pravidlá na jej vyplnenie boli schválené aj príkazom Rosstat č. 485 zo 6. augusta 2018. Informácie však musia byť predložené najneskôr do 8. dňa po vykazovanom štvrťroku.

Výročné správy

Vojenský registračný a zaraďovací úrad

V septembri (konkrétny dátum nie je stanovený) by mali byť vojenskému registračnému a náborovému úradu zaslané zoznamy mužov vo veku 15 a 16 rokov a pred 1. novembrom zoznamy mužov podliehajúcich prvotnej vojenskej registrácii v budúcom roku.

Forma ohlasovacích zoznamov je uvedená v prílohe č.11 k Metodickým odporúčaniam schváleným MO SR dňa 11.7.2017.

Pred 1. decembrom každého roka je potrebné odovzdať a pripraviť osobné preukazy zamestnancov vojenskému komisariátu na overenie s poverovacími listinami vojenského komisariátu.

Dôchodkový fond

Zamestnávatelia musia predložiť najneskôr do 1. marca roku nasledujúceho po roku vykazovania. Upozorňujeme, že ak je zamestnanec prepustený alebo má v úmysle odísť na dovolenku, tento dokument musí byť zaslaný Dôchodkovému fondu Ruskej federácie do troch dní odo dňa podania žiadosti zamestnancom. Samotná správa bola schválená uznesením Rady Penzijného fondu Ruskej federácie zo dňa 6.12.2018 č. 507p a je tu uvedený aj postup pri jej vypĺňaní.

Rosstat

Štatistické úrady čakajú do 21. januára nasledujúceho roka po vykazovaní. Len malé podniky by to nemali brať. Ostatným odporúčame prečítať si príkaz Rosstat č.485 zo dňa 6.8.2018 a preštudovať si aj materiály, ktoré sme k tejto téme pripravili. Upozorňujeme, že ak spoločnosť určitú časť vykazovaného obdobia nevykonáva obchodnú činnosť, vyplní a odošle formulár vo všeobecnosti, pričom uvedie dátum, kedy sa práca nevykonala.

Personál je dnes jedným z hlavných zdrojov spoločnosti, ktorej riadenie a rozvoj do značnej miery určuje stav organizácie ako celku. Práca s ním si vyžaduje efektívnu politiku riadenia, v podstate jedinečnú pre každý podnik.

Jedným z problémov práce s personálom je fluktuácia zamestnancov. Môže to viesť k strate zisku, strate kvalifikovaných pracovníkov, zníženej kvalite výrobkov, nárastu chybných výrobkov a zvýšenej absencii. Ak chcete kontrolovať opotrebovanie a pochopiť, ako si udržať svojich najlepších zamestnancov, musíte identifikovať dôvody, prečo ľudia opúšťajú spoločnosť. Študovať motívy odchodu veľký význam zbiera a analyzuje informácie o nich. V prvom rade ide o informácie o celkovom počte odchádzajúcich, podiele zamestnancov rôznych vekových kategórií, o nízko a vysokokvalifikovaných pracovníkoch, ako aj o ich pracovných skúsenostiach a vzdelaní.

Na štúdium problémov personálneho manažmentu možno použiť nasledujúce metódy:

Hodnotenie stavu personálnej štruktúry. Analýza personálnej štruktúry nám umožňuje vyvodiť závery o vplyve konkrétnej kategórie na celkovú produktivitu a výsledky spoločnosti; identifikovať potreby expanzie, určiť potrebný počet zamestnancov a ich odborné a kvalifikačné zloženie.
- Kvalifikačné zloženie.
- Dynamika náboru.
- Vekové zloženie.
Posúdenie príčin dočasnej invalidity. Dočasná invalidita je neschopnosť zo zdravotných dôvodov vykonávať prácu počas relatívne krátkej doby. Analýza tohto ukazovateľa nám umožňuje určiť príčiny a načasovanie dočasnej invalidity, identifikovať sezónne závislosti a znížiť náklady na kompenzačné platby.
Štúdium pohybu personálu:
- Posudzovanie fluktuácie zamestnancov. Nadmerná strata personálu vedie k dodatočným nákladom spojeným s nákladmi na doplnenie počtu, zaškolenie nových zamestnancov a odstraňovanie nedostatkov v dôsledku nekompetentného konania. Často sa používa na meranie fluktuácie zamestnancov miera fluktuácie zamestnancov- je to pomer počtu prepustených zamestnancov podniku, ktorí odišli za určité obdobie z dôvodu obratu (napr. na želanie, za absenciu, za porušenie bezpečnostných predpisov, neoprávnený odchod a pod.), do priemerného počtu zamestnancov za rovnaké časové obdobie. Tekutosť môže byť prirodzená alebo nadmerná. Prvý prispieva k obnove tímu (napr kancelárskych pracovníkov zvyčajne sa pohybuje od 3 do 5 %). Tento proces prebieha nepretržite a nevyžaduje žiadne mimoriadne opatrenia zo strany personálnych služieb a manažmentu. Druhý vedie k ekonomickým stratám, destabilizuje podnikanie a ovplyvňuje produktivitu nielen zamestnancov, ktorí chcú odísť, ale aj tých, ktorí pokračujú v práci.
- Štúdia grafu prepúšťania a krivky prežitia. Hlavným problémom pri analýze údajov o prepúšťaní je schopnosť odhadnúť trvanie práce zamestnanca od jeho nástupu do funkcie. Okrem toho manažéra zaujíma, v akom časovom okamihu by mal zamestnanec očakávať odchod. Na analýzu sa používa: kumulatívny podiel zostávajúcich zamestnancov - hodnotenie funkcie prežitia, to znamená pravdepodobnosť, že zamestnanec bude v organizácii pracovať viac ako t rokov, a hustota pravdepodobnosti - hodnotenie prípadný odchod zamestnanca v danom intervale.
- Zisťovanie ekonomickej škody spôsobenej fluktuáciou zamestnancov. Pri odchode zamestnancov vznikajú nielen straty spojené s odchodom vysokokvalifikovaného personálu, ale aj značné finančné náklady. Ekonomické škody tvoria náklady na vyplácanie prepúšťacích dávok, nábor nových zamestnancov, náklady spojené s defektmi vo výrobe pri získavaní pracovníkov s nízkou odbornou úrovňou atď.

Existuje riešenie

Väčšina organizácií počas svojej práce hromadí obrovské množstvo informácií o zamestnancoch. Na jeho získanie a spracovanie sa často používa rôzny softvér. Okrem toho môže mať spoločnosť vzdialené pobočky. To všetko vedie k ťažkostiam pri pokuse o prepojenie údajov. Optimálnym riešením je v tomto prípade použitie špecializovaných systémov zameraných na riešenie problémov konsolidácie dát. Takéto komplexy umožňujú zbierať informácie z rôznych zdrojov, zjednocovať prezentáciu a vymazávať nadbytočné a nesprávne informácie. Pre zachovanie konzistencie dát a vysokej rýchlosti získavania dát je vhodné implementovať dátový sklad. Analytická platforma Deductor obsahuje všetko, čo potrebujete na implementáciu takýchto úloh a zostavenie kompletných riešení.

Konsolidované údaje sa najčastejšie používajú na získanie rôznych správ, vrátane prvotnej analýzy personálu. Deductor podporuje mnoho vizualizačných metód vo forme rôznych tabuliek, grafov, tabuliek, máp...

Posúdenie stavu personálnej štruktúry a príčin dočasnej invalidity

Reporting je súborom viacrozmerných tabuliek, krížových grafov a grafov, strom reportov je znázornený na obr. 2.

Personálna dynamika umožňuje identifikovať vekové zloženie zamestnancov, úroveň ich kvalifikácie, hlavné príčiny invalidity a pod. Nižšie sú uvedené príklady zostáv vytvorených pomocou Deductor Studio.

Štúdium pohybu personálu

Medzi dĺžkou práce ľudí v spoločnosti a dôvodmi ich prepustenia existuje vzťah, ktorý možno zistiť preskúmaním tabuliek prepúšťania.

Fáza potvrdenia. Na základe štatistických údajov najväčší počet k prepúšťaniu dochádza v počiatočnej fáze práce (od jedného roka do jedného a pol roka). Hlavnými príčinami vysokej fluktuácie zamestnancov sú nekompetentnosť personálu (nedostatok vedomostí, skúseností, zručností), neakceptovanie organizačnej alebo podnikovej štruktúry a neadekvátne uvedenie na pozíciu. Vo väčšine prípadov v tejto fáze odchádzajú zamestnanci so slabou motiváciou a nízkym rozvojovým potenciálom.

Fáza konsolidácie. Počas druhého a tretieho roku práce sú dôvodmi prepustenia: nespokojnosť s technickými zdrojmi, systémami materiálnych a morálnych stimulov, nedostatok kariérnych vyhliadok. V tejto fáze odchádzajú zamestnanci s vysokým rozvojovým potenciálom v tejto spoločnosti.

Štádium nového impulzu. Z organizácie odchádzajú zamestnanci, ktorých dlhodobé plány sa nerealizovali, nedochádza k povýšeniu, nezvyšovaniu zárobkov a mzdy sú nižšie ako v iných spoločnostiach zaoberajúcich sa podobnou činnosťou. Personálne straty v tomto období sú obzvlášť nežiaduce, keďže kľúčoví zamestnanci odchádzajú z firmy, do rozvoja ktorej už bolo investované značné úsilie a prostriedky.

Analýza miery fluktuácie vám umožní vytvoriť personálnu štruktúru založenú na:

špecifiká odvetvia;
kvalifikácia personálu;
sezónnosť výroby;
vlastnosti organizačnej štruktúry (štýl riadenia, personálna politika, postoj k prijímaniu a prepúšťaniu personálu zo strany manažmentu).

Miera fluktuácie poskytuje len zovšeobecnený výsledok pre celú organizáciu. Podrobnejšia analýza nám umožňuje zistiť, či koeficient charakterizuje celú spoločnosť, pokrývajúce pozície a zamestnancov, alebo či je jeho vznik do značnej miery ovplyvnený len malou kategóriou zamestnancov.

Takáto analýza pomôže manažérovi identifikovať pozície, ktoré zažívajú najväčšiu fluktuáciu. Podobne môžete posúdiť, v akom veku a kvalifikácii zamestnanci s najväčšou pravdepodobnosťou odídu z firmy. To všetko vám umožní včas prijať opatrenia na udržanie najcennejších zamestnancov.

Vďaka výsledným grafom je možné vyvodiť závery o tom, kedy je pravdepodobnosť prepúšťania maximálna.

Na predpovedanie správania zamestnancov sa používa parameter miery fajčenia alebo riziková funkcia, ktorá ukazuje pravdepodobnosť, že zamestnanec skončí v nasledujúcom vykazovanom období za predpokladu, že pôvodne pracoval pre spoločnosť.

Stanovenie ekonomických škôd spôsobených fluktuáciou zamestnancov

Na určenie výšky ekonomickej škody z fluktuácie zamestnancov sa používajú nasledujúce výpočty.

Straty spôsobené postupom prepúšťania

Výplaty odstupného odstupujúcim zamestnancom (ak nejaké boli). Tu môžete vziať do úvahy aj legislatívne prvky výpočtu platieb uskutočnených z rôznych dôvodov prepustenia. V prípade zníženia počtu zamestnancov a dobrovoľného prepustenia budú sumy platieb odlišné. Právny servis (právnik) podniku môže poskytnúť poradenstvo v týchto otázkach. Na základe získaných informácií môžete vypočítať „preplatené“ prostriedky a zahrnúť ich do strát.

Straty z právnych nákladov spojených s nezákonným prepustením, následným vrátením do zamestnania a zaplatením času nútenej neprítomnosti

Ak sa prepustenie alebo preloženie na inú pozíciu považuje za nezákonné, orgán, ktorý posudzuje individuálny pracovný spor, musí zamestnanca vrátiť do jeho predchádzajúcej práce. Môže sa tiež rozhodnúť, že zamestnancovi vyplatí priemernú mzdu za celé obdobie nútenej neprítomnosti alebo rozdiel v mzde za celé obdobie vykonávania slabšie platenej práce.

Táto strata môže byť veľmi významná, pretože... šanca, že sa vrátite do predchádzajúceho zamestnania, je veľmi vysoká.

Straty spôsobené postupom pri prijímaní pracovníkov na voľné pracovisko

náklady na vyhľadávanie kandidátov (inzeráty v médiách, na billboardoch a pod.);
výdavky na výber kandidátov (pracovný čas vynaložený na vedenie výberového konania - testovanie, pohovory, prezeranie dotazníkov a pod. a na nábor personálu vrátane podávania náborových inzerátov a platenie za služby personálnych agentúr, t.j. finančné, neznižujú zdaniteľný zisk, ak v dôsledku týchto činností nedôjde k náboru zamestnancov);
náklady spôsobené registráciou prijatých zamestnancov (pracovný čas zamestnancov HR oddelenia a finančné náklady na tento postup);
priame náklady na vyhľadávanie, výber a spracovanie kandidátov formou úhrady za služby poradenských, personálnych, personálnych agentúr.

Straty z prerušenia podnikania

Spôsobujú ich prestoje na pracovisku medzi prepustením zamestnanca a prijatím nového. Sú definované ako súčin troch ukazovateľov: priemerného denného výkonu na zamestnanca, priemerného trvania prestávok v práci spôsobených fluktuáciou a počtu zamestnancov, ktorí odišli z dôvodu fluktuácie:

Npr = W*T*Vt,

kde B je priemerný denný výkon na osobu;

T je priemerné trvanie prestávky spôsobenej obratom;

T - počet ľudí odchádzajúcich z dôvodu fluktuácie.

Straty v dôsledku potreby zaškolenia a preškolenia nových zamestnancov

Tieto straty ukazujú náklady na adaptáciu zamestnancov, školenia na pracovisku a náklady na školenia mimo pracoviska. Vypočítajú sa ako súčin objemu finančných prostriedkov vynaložených na školenia, podielu obratu na celkovom počte absolventov, vydeleného koeficientom zmeny počtu zamestnancov vo vykazovanom roku v porovnaní so základným rokom:

P o = Z o *D a *K i,

kde Z o - náklady na školenie a rekvalifikáciu;

D a je podiel nadmerného obratu;

K a je koeficientom zmeny počtu zamestnancov vo vykazovanom období.

Straty spôsobené poklesom produktivity práce medzi pracovníkmi pred prepustením

Určujú náklady na stratené produkty a vypočítajú sa ako súčin koeficientu zníženia produktivity práce, jej priemernej dennej úrovne a počtu dní pred prepustením zamestnancov, ktorí odišli z dôvodu fluktuácie:

P spt = C rv * K sp * Ch u,

kde Crv je priemerný výkon;

K sp - koeficient zníženia produktivity práce pred prepustením;

Ch y - počet dní pred prepustením, kedy došlo k poklesu produktivity práce.

Straty spôsobené nedostatočnou produktivitou práce novoprijatých pracovníkov

Sú definované ako súčin počtu zamestnancov, ktorí odišli z dôvodu fluktuácie, súčtu súčinov priemerného denného výkonu zamestnanca v každom mesiaci adaptačného obdobia, mesačných mier zníženia produktivity práce a počtu dní v príslušnom mesiac:

N pr = z priekopy *K m *H m,

kde C priekopa je priemerný denný výkon pracovníka v každom mesiaci adaptačného obdobia;

K m - mesačný koeficient zníženia produktivity práce počas adaptačného obdobia;

H m - počet dní v príslušnom mesiaci.

Náklady na nábor v dôsledku obratu

Z org = (Z n * D t) * K zmena,

kde Z n - náklady na nábor;

Zmeniť - koeficient zmeny počtu zamestnancov, ktorý sa rovná pomeru počtu na konci obdobia k počtu na začiatku obdobia;

Dt je zlomok tekutosti.

Straty z defektov medzi novoprijatými pracovníkmi

Vypočítajú sa ako súčin nákladov na nábor a podielu fluktuácie na celkovom počte odchádzajúcich, vydelený koeficientom zmeny počtu zamestnancov:

Pbn = (O b * D br) / K meas.

kde P bn - straty z manželstva medzi nováčikmi;

O b - celkové straty z manželstva;

Dbr - podiel strát z manželstva medzi osobami, ktoré pracovali menej ako jeden rok;

Vývoj takýchto systémov je neoddeliteľný od štúdia špecifík práce konkrétnej organizácie. Okrem toho, použitie KPI umožní včas odhaliť odchýlky a identifikovať „slabé miesta“ v obchodných procesoch. Dynamický indikátorový model pomôže upraviť smer vývoja spoločnosti.

závery

Takáto analýza pomôže predchádzať vyššie uvedeným problémom a vytvorí efektívnejšiu a holistickejšiu personálnu stratégiu zameranú na udržanie špecialistov. Fluktuáciu zamestnancov možno predvídať, čo umožní včasné opatrenia na udržanie hodnotných zamestnancov. To poskytuje dôvod na najefektívnejšie personálne zmeny. Štúdium výkazníctva umožňuje zistiť, čo je spoločné medzi zamestnancami, ktorí meškajú do práce, alebo aké sú dôvody dočasnej invalidity, aké vlastnosti majú spoločné dobrí vrcholoví manažéri. Dôkladná analýza predchádzajúcich skúseností napríklad odhalí, k čomu meškania vedú mzdy. Poznatky získané takýmto výskumom pomôžu lepšie vybrať kandidátov na voľné pozície a investovať peniaze do vzdelávania najperspektívnejších zamestnancov.

Osobné informácie:

Poradenstvo v oblasti bežného riadenia viac ako 70 spoločností: od 10 do 9 000 ľudí (vrátane: holdingových spoločností, obchodných reťazcov, tovární, servisných spoločností, stavbárov, vládnych úradníkov, webových agentúr, internetových obchodov). Žiak Alexandra Friedmana.

Jeden zo spoluautorov knihy "Sociálne technológie Tallinnskej školy manažérov. Skúsenosti s úspešným využitím v biznise, manažmente a súkromnom živote": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

CEO

Presnosť je zdvorilosťou kráľov, ale povinnosťou pre ich poddaných

Ľudovít XVIII

komu: majitelia, vrcholoví manažéri

Ako môže manažér prijať simuláciu hektickej činnosti ako výsledok práce

„Čo dnes robili moji podriadení? Aké úlohy splnili? Ako dlho to trvalo a aké výsledky sa dosiahli?“- takéto vzrušujúce myšlienky často prenasledujú vodcu. Odkiaľ by prišli?

Z vonkajšej strany je všetko skvelé. Len čo šéf vstúpi do kancelárie, všetci sú hneď zaneprázdnení: reči sa končia uprostred vety, niekto začne horúčkovito písať do počítača, iní usilovne prenášajú papiere z jedného miesta na druhé, ďalší okamžite obvolávajú všetkých dodávateľov za sebou. Prečo takýto blažený obraz vyvoláva „vzrušujúce myšlienky“?

Faktom je, že skúsený vodca dokonale rozumie rozdiel medzi „faktami“ a „názorom na fakty“. Aby sme však pochopili, čo robili jemu zverení podriadení, je potrebné zabezpečiť podrobné ústne vypočúvanie „čo“, „ako“, „kedy“, s „akými výsledkami“ a „kto“ to urobil. To zaberá veľa času manažérovi aj zamestnancovi. Preto manažér rieši tento problém podľa zvyškového princípu. A kto sa bude pýtať, kým bude na dovolenke alebo práceneschopnosti?

Tento článok bude diskutovať o nástroji, ktorý vám umožňuje oddeliť „fakty“ od „názorov na fakty“ a merať efektivitu a produktivitu podriadených. Stretni ma. Denné pracovné výkazy vo formalizovanej forme pre každého zamestnanca.

Pracovné správy: popis technológie a výhod

Technológia pracovných správ je jednoduchá ako dva a dva. Každý zamestnanec na konci svojho pracovného dňa musí predložiť správu s úplný zoznam splnené úlohy a čas strávený na každej z nich spolu s odkazom na výsledok práce.

Dovoľte mi pripomenúť, že pracovné výkazy sú súčasťou rozsiahlejšej technológie – „Organizácia práce zamestnancov s prihliadnutím na pracovný čas podľa úloh pomocou plánov a správ a ich analýzy manažérom“. Všeobecná technológia pozostáva z nasledujúcich prvkov:

Denné plánovanie pre zamestnancov: požiadavky na organizáciu a formát. Prečítajte si viac v článku „“.
Analýza, hodnotenie a úprava plánov zamestnancov, prerokovanie plánov s manažérom. Pozri článok „“.
Denné výkazy pre zamestnancov: požiadavky na organizáciu a formát. To je to, o čom hovorím v tomto článku.
Analýza, hodnotenie a závery zo správ zamestnancov. Viac podrobností v „“.

Kľúčové princípy pracovných výkazov

Zamestnanci musia denne podávať správy o svojej práci bez ohľadu na ich kvalifikáciu, pozíciu alebo akékoľvek iné faktory.
Hlásenia musia byť odoslané striktne na konci aktuálneho dňa (ktorému hlásenie zodpovedá)
Správu je potrebné predložiť na v elektronickom formáte a uložené tak, aby ho manažér mal možnosť podrobne analyzovať.
Každý vyšší manažér by mal mať možnosť prezerať si správy všetkých svojich podriadených.
Správa by mala byť taká podrobná, ako je potrebné, aby sa zabezpečila transparentnosť vykonanej práce bez ďalšej diskusie so zamestnancom.
Manažér si vyhradzuje právo analyzovať správu, klásť otázky o spôsobe plnenia úloh a hodnotiť kvalitu a efektivitu vykonanej práce.

Výhody denných správ pre manažérov

100% transparentnosť konania každého zamestnanca na základe výsledkov pracovného dňa, týždňa, mesiaca atď. Teraz už nie je potrebná ústna otázka: „Čo si urobil?
Možnosť odloženého overenia činností zamestnanca. Nie vždy je možné skontrolovať všetkých naraz. Teraz si môžete otvoriť pracovné výkazy a zistiť, čo robil manažér Ivan Petrov za posledné 2 týždne počas každého pracovného dňa.
Hmatateľné zvýšenie produktivity zamestnancov, pretože teraz môžete požiadať o každých „desať minút“ 8-hodinového pracovného dňa.
Významná úspora času pre manažéra aj podriadeného vďaka absencii hodinových prieskumov „kto čo urobil“.
Rýchla príležitosť vyradiť slabých, nezvládajúcich a málo pracovitých zamestnancov spomedzi novoprijatých zamestnancov a zamestnancov v skúšobnej dobe. Teraz sú ich výsledky „v úplnom zobrazení“ na základe výsledkov každého dňa.
Oddýchnuť si a zaspať na vavrínoch nebudú môcť ani „starobylí“ spoločnosti. Všetko za nich povedia ich pracovné výkazy.
Zníženie úrovne stresu manažéra z dôvodu „neschopnosti vykonať kontrolu“, pretože Teraz môžete vyhodnotiť výsledky každého zamestnanca vo vhodnom čase.

Výhody denných správ pre podriadených

Neustály proces získavania vedomostí a skúseností od vášho manažéra. Výsledkom je prudký rozvoj profesionálnych aj osobných zručností. V skutočnosti sa vodca stáva učiteľom-mentorom, s ktorým pravidelne spoločne premýšľate: o novom a ďalšom efektívnymi spôsobmi riešenie problémov; ako ďalej rozvíjať svoje „rastové body“ a posilňovať „slabé miesta“; o urobených chybách a predchádzaní vzniku nových.
Zvyk pracovať „profesionálne“, ktorý je na trhu práce vždy vysoko cenený: zlepšujú sa plánovacie schopnosti, riadenie času a miera zodpovednosti za svoje činy.
Schopnosť nezávisle posúdiť vašu efektivitu. Zamestnanec si môže kedykoľvek pozrieť svoj pracovný výkaz, analyzovať ho a načrtnúť kroky pre svoj ďalší rozvoj.
Rýchlejšie kariéra ktorí sú pracovití a robia kvalitnú prácu. Jasná a transparentná demonštrácia výsledku manažérovi. Teraz s ním nie je potrebné pravidelne piť pivo a parný kúpeľ, aby ste hovorili o svojich úspechoch - všetko je jasne viditeľné. Systém podávania správ v organizácii výrazne znižuje vplyv majstrov skrytých hier a „obľúbených“.

Požiadavky na zostavenie pracovnej správy

Názov dokončenej úlohy. Malo by byť jasné, aká práca bola vykonaná. Napríklad: „Zaplaťte účet za nákup kancelárskeho vybavenia pre účtovné oddelenie.“
Dosiahnutý výsledok. (príklad: „Faktúra bola čiastočne uhradená, pretože predajca nemal na sklade dva skenery“). Ak sa výsledok NIE JE dosiahnutý, potom by vedľa informácie o výskyte a reakcii na vzniknutý problém/úlohu mala byť informácia o tom, ako a kedy sa tento problém plánuje riešiť a ako sa mu v budúcnosti vyhnúť. Je tiež potrebné uviesť, ktoré predpisy/normy vyžadujú doplnenie/zmeny/vytvorenie, a okamžite nastaviť príslušné úlohy vo svojom pláne. Nové úlohy musia mať ako základný zdroj prepojenie na aktuálnu.

Základný princíp: každá úloha musí mať výsledok. Ak je to možné, výsledok by mal byť vo formalizovanej forme (napríklad: ak zamestnanec vedie pohovor, potom ako výsledok práce: zoznam vybraných kandidátov a stručná informácia o nich + zoznam tých, s ktorými hovoril).
Ak úloha zahŕňala prácu s dokumentmi, súbormi alebo inými informáciami, musíte poskytnúť priamy odkaz na tieto dokumenty alebo na priečinok alebo miesto, kde sú uložené.
Dôležité pre manažérov! Pri všetkých úlohách súvisiacich s manažmentom (napríklad: štúdium plánov a správ ostatných zamestnancov, kontrola atď.) je nevyhnutné uviesť krátke zhrnutie: úspechy, nedostatky, trendy atď. Príklad „Úloha: Analyzujte správy zamestnanca Ivana Petrova počas 2 týždňov. Závery: „Neexistujú žiadne návrhy na niektoré úlohy na zlepšenie predpisov. Petrov sa zoznámil so závermi a dal sa na to, aby venoval pozornosť a podrobnejšie formuloval svoje návrhy.“
Pri štúdiu akýchkoľvek materiálov, účasti na konferenciách, stretnutí s partnermi a pod. treba vypracovať krátke zhrnutie + v správe uviesť odkaz naň.

Čas strávený nad úlohou. Vedľa každého úspechu musíte v zátvorkách uviesť čas strávený dokončením úlohy.

Ak má účinkujúci pocit, že celkový čas strávený nad úlohou môže u manažéra vyvolať otázku, je potrebné okamžite vysvetliť, „prečo bolo vynaložené toľko času“. (Príklad: Úloha: Vystavenie a odoslanie faktúry Klientovi. Čas: 1 hodina. Vysvetlenie: 1 hodina času bola vynaložená na vystavenie faktúry z dôvodu potreby 3x opätovného odsúhlasenia znenia s klientom z jeho iniciatívy)

Príklad pracovného posudku

Príklad ukazuje zoznam úloh zo správy vyhotovenej v Bitrix24 (systém vám umožňuje pracovať centrálne v rámci spoločnosti a sledovať čas podľa úlohy). Pri správnej organizácii plánovania a zaznamenávania pracovného času podľa úloh sa budú všetky správy generovať automaticky.

Príklad výsledku úlohy

Dodatok k pracovnému posudku

Na konci každého pracovného výkazu je potrebné uviesť nasledujúcu frázu (DD - dátum; MM - mesiac; RR - rok; HH:MM - formát hodín + minút).

Celkom za DD.MM.RR:
1) Pracoval v kancelárii: HH:MM
2) Pracoval z domu: HH:MM
3) Celkom odpracované: HH:MM
4) Pracovná neschopnosť: HH:MM
5) Hodiny na vlastné náklady: HH:MM

Pravidlá pridávania do prehľadu (na príklade mojej spoločnosti)

V rámci jedného pracovného dňa (dňa), „Celkom odpracovaných“ a „Nemocenské“ môže presiahnuť 8 hodín, len ak je nemocenská nula).
V rámci jedného pracovného dňa (dňa) by „Celkový počet odpracovaných hodín“ a „Hodiny na vlastné náklady“ mali poskytnúť spolu 8 hodín, nie viac.
Napríklad som požiadal o voľno o 01:19, obed bol skrátený na 00:25 namiesto 01:00, pracovný čas na konci dňa bolo 07:19. Do „Hodiny na vlastné náklady“ napíšte „00:41“ plus komentár: požiadajte o voľno o 01:19, obed 00:25 namiesto 01:00 (t. j. zaznamenajte všetky odchýlky od noriem pracovného času).
Do riadku „Práca v kancelárii“ sa započítava aj čas strávený na služobnej ceste alebo cestovaní za pracovnými záležitosťami.
V riadku, kde je čas nula, zadajte 0:00
Ak chcete rýchlo pridať frázu, musíte ju skopírovať a prilepiť z predchádzajúcich prehľadov a zmeniť čas.

Postupnosť implementácie pracovných výkazov

Zaviesť denné reporty do každodennej práce oddelenia/spoločnosti bez paralelného projektu zavedenia pravidelného manažmentu môže byť mimoriadne náročné a niekedy aj nemožné. Prečítajte si viac o pravidelnom riadení v článku „.“ Tu stručne načrtnem 2 hlavné fázy:

Prvé štádium(trvanie: 2-3 týždne): zamestnanci sú povinní zaznamenať do správ päť najväčších dokončených úloh s uvedením času pre každú z nich. Implementácia: GoogleDocs alebo textové editory, prípadne systém na nastavovanie úloh.
Druhá fáza(trvanie: 3 týždne a viac): zamestnanci sú povinní zaznamenávať všetky úlohy v správach s uvedením času stráveného. Implementácia: Bitrix24 alebo iný systém nastavenia úloh.

Kedy môže byť pracovný posudok zbytočný

Pre profesie, kde sa vykonáva rovnaký typ opakovateľných akcií, má zmysel zaviesť namiesto výkazu štandard počtu vykonaných úloh. Na začiatku sa odhaduje požadovaný priemerný čas na dokončenie jednej úlohy. Ďalej sa norma vypočíta pomocou jednoduchého postupu:<количестов рабочих часов>rozdeliť podľa<норма времени на выполнение одной задачи>.

Napríklad operátor call centra môže mať štandard: 90 hovorov za deň, 4 predaje atď. V tomto prípade sa manažér pozerá na odchýlku od normy, a nie na pracovný výkaz. Podobne to bude s pracovníkom, ktorý vyrába diely rovnakého druhu.

Pravidelne sa ma pýtajú ďalšia otázka: "Ako často sa odporúča kontrolovať pracovné správy zamestnanca?" Odpoveď je banálna: "Pre spoločnosť a manažéra je prijateľné toľko, koľko je potrebné na zabezpečenie výkonu konkrétneho zamestnanca.".

Zapnuté počiatočná fáza(1-1,5 mesiaca) implementácie, je dôležité kontrolovať pracovné výkazy každý deň pre každého. Následne niektorým zamestnancom stačí kontrola raz za 1-2 týždne, iným každý deň.

Ak osoba pracuje so správami 1 rok a vy ste nútení kontrolovať jej správu každý deň, nepracujete ako manažér: neposkytujete náležitý vplyv na podriadeného alebo si udržujete neefektívneho zamestnanca.

Renomovaný psychológ Dr. David Merrill zistil, že môžete predvídať správanie človeka klasifikáciou všetkých možných typov správania do štyroch štýlov: Doer (chce robiť veci správne), Analytik (chce robiť veci správne), Priateľ (chce byť spolu) , Umelec (chce dotiahnuť veci do konca). aby si ho všimli). Štýl nikoho nie je lepší alebo horší ako ostatní, je len iný. Ale pochopenie týchto rozdielov pomôže manažérovi získať najlepšie skóre od vašich zamestnancov.

Váš zamestnanec je vykonávateľ

Konatelia sa zameriavajú na podnikanie, majú vysokú vytrvalosť a nízku schopnosť reagovať, radšej sa spoliehajú na rozumné predpoklady a intuíciu ako na fakty. Oni chcú rýchla akcia, hmatateľné výsledky, sú netolerantní, hovoria presvedčivým tónom a uprednostňujú ústnu komunikáciu pred písomnou. Rozhodnosť je najvýraznejšou črtou Kona. Je schopný zastrašiť každého menej odhodlaného člena vášho tímu.

Problém

Riadenie Doers nie je jednoduché, pretože vás chcú ovládať. Konateľ môže vykonať veľký kus práce krátky čas. Ale ak má pocit, že je nútený alebo odosobnený, celý proces bude iluzórny. Ak nie je inšpirovaný alebo neochotný, váš projekt bude sabotovaný.

Ako pracovať s Doerom

Robiaci preferujú zmeny a inovácie, takže najlepšie miesto pre nich sú to nové projekty, v ktorých môžu realizovať svoje nápady. Víťazstvo ich motivuje najviac. Pri komunikácii s Doerom sa striktne držte faktov, sústreďte sa na úlohy, nie na pocity. Musíte preukázať, že vaše odporúčania sú výlučne realizovateľné; tu nebudú fungovať žiadne vymyslené metódy. Rešpektujte potrebu Vysokej sebaúcty.

Váš zamestnanec je analytik

Analytik má nízku vytrvalosť aj schopnosť reagovať. Spolieha sa len na fakty a detaily. Dobre organizovaný, úhľadný, mlčanlivý, preferuje písomnú komunikáciu, vždy ho nájdete na jeho pracovisku. Rád pracuje sám. Často stanovuje vysoké štandardy (predovšetkým pre seba) a je pripravený urobiť akúkoľvek prácu, aby ich splnil. Mám tendenciu hovoriť štruktúrovane, presne a vážim svoje slová.

Problém

Analytik je posadnutý zbieraním informácií, má problémy s rozhodovaním, neustále sa obáva, či robí správnu voľbu. Snaží sa vyhýbať konfliktom. Ak sa účastník rozhovoru poddá emóciám, analytik sa stiahne do vlastných myšlienok a stane sa emocionálne necitlivým, pretože verí, že racionálny prístup môže prehriatu situáciu schladiť. Pravda, efekt je často opačný.

Ako pracovať s analytikom

Analytici oceňujú presnosť, presnosť a organizáciu. Pri komunikácii s nimi vyjadrujte svoje myšlienky jasne a systematicky, študujte každý detail. Analytik ocení, že aj pri rozhovoroch jeden na jedného máte napísaný program. Je lepšie mu to dať vopred, aby mal čas si všetky záležitosti premyslieť. Apelujte na jeho potrebu presnosti a logiky. Váš prístup musí byť jasne stanovený a zdokumentovaný.

Váš zamestnanec je priateľ

Priatelia majú nízku vytrvalosť, ale vysokú schopnosť reagovať. Odrážajú pocity iných ľudí, majú veľkú trpezlivosť a veria, že je dôležité venovať čas budovaniu vzťahov. Uprednostňujú priamu osobnú komunikáciu pred telefonickou alebo písomnou komunikáciou. Ku klientom sa pristupuje dôsledne a metodicky. Pravda, stanovovanie cieľov a plánovanie nie je ich vecou.

Problém

Priatelia sa vyjadrujú neisto, radšej sa vo všetkom držia osvedčených ciest a rozhodnutie často odkladajú. Majú tendenciu nechávať si svoje názory pre seba.

Ako pracovať s priateľom

Priatelia sú výborní tímoví hráči. Aby ste si s nimi vybudovali vzťah, musíte prejaviť citlivosť k ich pocitom, byť trpezliví a nájsť si čas na komunikáciu s nimi. Apelujte na ich potrebu posilniť vzťah. Priatelia sú zvyčajne najužitočnejší ľudia. Často zanechajú všetko, čo robia, aby pomohli kolegovi. A veľmi ocenia, že im podáte pomocnú ruku, keď sa ocitnú v ťažkej situácii.

Váš zamestnanec je umelec

Umelci sú vytrvalí a citliví. Neváhajú komunikovať svoje pocity a často sa javia ako veľmi nadšení. Sú spoločenskí, okázalí, majú sklony k dráme a užívajú si, že sú v centre pozornosti. Radšej spolupracujú s ostatnými, sú výborní v networkingu a vždy to tak bolo veľké množstvo kontakty, ktoré im môžu pomôcť dosiahnuť ich ciele.

Problém

Umelec je veľmi impulzívny a často najskôr niečo urobí a až potom premýšľa. Radšej pracuje podľa dostupnej príležitosti a nie podľa plánu a len veľmi zriedka vie, ako si naložiť s časom. A hoci je zvyčajne dobrým motivátorom, keď je na emocionálnej úrovni, častejšie ako ostatní končí v pasci. Umelec má veľa nápadov, no často ani netuší, ako ich zrealizovať.

Ako pracovať s umelcom

Pri komunikácii s Umelcom ukážte, že sa o neho zaujímate predovšetkým ako o človeka. Majte na pamäti, že sa často správa dramaticky a prehnane. Umelci sú rojkovia. Podporte ich nápady a sny a zároveň im ukážte, ako premeniť konverzáciu na činy. Veľmi pomáha odkaz na názory ľudí, ktorých si Umelec váži.

Táto technika je opísaná v najpredávanejšej knihe Davida Maistera First Among Equals.

Pracovný proces pozostáva zo zadávania úloh manažérom a ich vykonávania zamestnancom spoločnosti. Každý zamestnanec z času na čas napíše správu o vykonanej práci. Frekvencia závisí od interné pravidlá podniky, ako aj formu. Nepodceňujte dôležitosť tohto dokumentu pre manažment.

V tomto článku sa pozrieme na to, ako správne pripraviť správu o vykonanej práci, vzor vyplnenia dokumentu a niekoľko tipov na jeho vypracovanie.

Prečo musíte vedieť správne podávať správy o svojej práci

Pracovný postup môže byť reprezentovaný ako zložitý mechanizmus, v ktorej je každý zamestnanec firmy kolieskom. V tomto príklade vedúci organizácie vystupuje ako inžinier, ktorý je zodpovedný za to, aby všetky mechanizmy fungovali hladko a čo najrýchlejšie.

IN skutočný život Pre šéfov je dosť ťažké posúdiť, ako dobre si zamestnanci robia svoju prácu, ak nevidia výsledky svojej práce. Preto takmer vo všetkých podnikoch vedenie zaväzuje každého zamestnanca, aby pravidelne pripravoval správu o vykonanej práci. Tento dokument sa často vytvára v intervaloch 1 týždňa. Týmto spôsobom môže manažment vidieť, čo zamestnanci robili, ako aj to, akí užitoční boli pre podnik.

Nesprávny príklad

Dokument je vyhotovený vo voľnej forme. Možno aj preto existuje veľké množstvo hlásení, ktoré manažmentu nič nehovoria alebo ho nútia myslieť si, že pracovník nezvláda funkcie, ktoré mu boli pridelené. Zároveň môže byť konkrétny zamestnanec skutočným pracantom a prekročiť svoj plán. Na vine je nesprávne zostavený protokol o vykonanej práci. Vzor takéhoto dokumentu je uvedený nižšie.

Typ dokumentu: správa o vykonanej práci za obdobie od 15.02.2016 do 19.02.2016.

Urobilo sa nasledovné:

pracovná doba výrobnej dielne bola časovo vymedzená;
zahrnuté v pracovný program výsledky načasovania;
boli vypočítané nové časové normy;
reagovali na požiadavky inšpektorátov bezpečnosti práce, ako aj viacerých klientov;
sa zúčastnil na konferencii o zvyšovaní efektivity práce v podniku.

Dátum zostavenia: 19.02.2016

Podpis: Petrov Yu. R."

Ak zamestnanec vypracuje správu o takto vykonanej práci, vedenie bude mať za to, že nie je dostatočne zaneprázdnený.

Aké sú chyby?

Vyššie uvedený príklad jasne ukazuje štandardné chyby pri zostavovaní dokumentov tohto druhu.

Hlavné sú:

Vyššie uvedené požiadavky je potrebné použiť tak pri príprave týždenných formulárov, ako aj pri generovaní výkazu o vykonanej práci za rok.

Vhodná možnosť

Je pravdepodobné, že nebudete môcť vytvoriť vysokokvalitnú správu na prvýkrát. Aby sme vám to uľahčili, uvádzame príklad, ako bolo potrebné napísať manažérovi správu o vykonanej práci, ako je uvedené v prvom príklade:

„Komu: Vedúci oddelenia plánovania Ivanov P.M.

Od: Ekonóm I. kategórie oddelenia plánovania Yu. R. Petrov.

Správa o výsledkoch práce za (02/15/16-02/19/16)

Počas reportovacieho týždňa mi boli pridelené tieto úlohy:

Všetky zadané úlohy boli splnené, a to:

Uskutočnilo sa 5 skúšok časovania a bol vypracovaný rovnaký počet nových noriem pre prácu výrobnej dielne;
sa konferencie zúčastnil, v prílohe je memorandum s návrhmi.

Pracovalo sa aj s prichádzajúcou dokumentáciou, a to:

Boli zostavené 2 odpovede na požiadavky IOT.
Odpovede na listy gr. Yuryeva A. A., Zhakova S. I., Mileeva K. B.

Pracovná cesta je naplánovaná na obdobie od 22.02.2016 do 26.02.2016 na kontrolu práce stavebnej jednotky pobočky Pečersk.

Dátum zostavenia: 19.02.2016

Podpis: Petrov Yu.R.”

Súhlaste s tým, že táto verzia správy sa lepšie číta a manažment môže vidieť, ako dobre pracuje jeden zo zamestnancov.

Ako písať správy na dlhšie obdobia?

Samozrejme, nie je ťažké napísať na papier krásne obdobie jedného týždňa. Náročnejšie je pripraviť správu o vykonanej práci za šesť mesiacov alebo dokonca rok. Je to však jednoduchšie, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať. Ak máte napríklad týždenné prehľady za požadované obdobie, pokojne ich môžete použiť.

Maximálny objem - 1 list formátu A4

Zároveň stojí za to skúsiť informácie o niečo zväčšiť, aby sa výsledok zmestil na 1-2 strany. V prípade, že organizácia nedrží týždenné výsledky, ale musíte vytvoriť správu o vykonanej práci za rok, neprepadajte panike a nebuďte hysterickí.

Všetky informácie sú okolo vás: pozrite si históriu správ v protokoloch alebo prihláseniach dokumentov e-mail, otvorte priečinok s vašimi správami, preštudujte si cestovné listy. To všetko vám pomôže spomenúť si na výkony, ktoré ste dosiahli počas pracovného roka.

Poďme si to zhrnúť

Vyššie sme uviedli niekoľko príkladov, ako napísať správu o pokroku. Hlavnou vecou je uviesť vykonané operácie s uvedením kvantitatívne charakteristiky(toľkokrát alebo taký a taký počet kusov atď.). Týmto spôsobom dáte vedeniu presne vedieť, koľko práce ste dokončili.

Nesmieme zabudnúť uviesť na začiatku správy zoznam konkrétnych úloh, ktoré ste mali splniť. Dôležitou súčasťou je vyplnenie správy. Určite si napíšte, čo chcete v práci v blízkej budúcnosti zaviesť. To ukáže, že sa pozeráte širšie než len na oblasť vašich bezprostredných povinností a funkcií, ktoré je potrebné vykonávať podľa popisu práce.

Môžete tiež zvážiť vyššie uvedený príklad.

Na uľahčenie prípravy takýchto správ si môžete denne vykonanú prácu zapisovať do zošita alebo elektronického dokumentu. Touto maličkosťou strávite len 3-5 minút denne. Nie je to až tak veľa. Vďaka takýmto záznamom si však jednoducho vytvoríte report o svojej práci za akékoľvek obdobie v budúcnosti.