Popis práce manažéra tendrových úverov. špecialista na výberové konania

POPIS PRÁCE

TENDER SPECIALISTA

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1.1. Špecialista na výberové konanie je klasifikovaný ako špecialista.

1.2. Do funkcie špecialistu výberového konania je vymenovaná osoba s vyšším odborným vzdelaním.

1.3. Špecialista výberového konania sa vymenúva do funkcie a odvoláva z nej príkazom Generálny riaditeľ organizácií.

1.4. Špecialista na výberové konanie by mal vedieť:

§ federálne zákony a iné legislatívne predpisy, učebných materiálov o účasti vo výberových konaniach;

§ základné princípy a metódy propagácie produktov prezentovaných na komunálnych a rozpočtových trhoch;

§ Špecifiká propagácie produktu na komerčnom trhu;

§ platformy pre výberové konania, verejnú súťaž, elektronické aukcie;

§ Pravidlá pre odpovedanie na žiadosti o cenové ponuky a návrhy

§ Metódy práce s médiami;

§ základné technologické a konštrukčné charakteristiky a spotrebiteľské vlastnosti predávaných výrobkov;

§ Základy cenovej a cenovej politiky;

§ Podmienky dodania, skladovania a prepravy produktov;

§ metódy organizácie účtovníctva a výkazníctva o realizácii plánov predaja a predaji produktov;

§ Postup pri zabezpečovaní organizačných, administratívnych a iných dokladov pre účasť na súťažiach;

§ Interné pravidlá pracovné predpisy;

§ pravidlá a predpisy na ochranu práce;

§ Etika obchodnej komunikácie.

1.5. Špecialista výberového konania sa pri svojej činnosti riadi týmto popisom práce.

1.6. Tender špecialista je priamo podriadený generálnemu riaditeľovi.

1.7. V čase neprítomnosti špecialistu výberového konania vykonáva jeho úlohy osoba určená príkazom generálneho riaditeľa. Táto osoba získava zodpovedajúce práva a nesie zodpovednosť v súlade s týmito pokynmi.

PRACOVNÁ NÁPLŇ

1.8. Monitorujte špecializované webové stránky, obchodné platformy na vyhlasovanie verejných a komerčných otvorených súťaží, tendrov a elektronických aukcií.

1.9. Posúdiť ekonomickú realizovateľnosť účasti v tendroch a na základe výsledkov pripraviť informácie a podklady pre rozhodnutie o účasti v tendroch.

1.10. Vyžiadajte si potrebnú súťažnú dokumentáciu a preštudujte si jej náležitosti. V prípade potreby požiadať o vysvetlenie a zohľadniť zmeny v súťažných podkladoch.

1.11. Okamžite pripravte kompletný balík dokumentov.

1.12. Komunikujte s manažérmi a vedúcimi oddelení o špecifikách a cenách ponúkaných produktov a technickej časti aplikácií.

1.13. Analyzovať technickú časť žiadostí z hľadiska súladu s platnou legislatívou (FZ-94).

1.14. Pripravte súťažné aplikácie.

1.15. Viesť rokovania a korešpondenciu s organizátormi súťaže.

1.16. Vykonajte niekoľko projektov súčasne.

1.17. Poskytnite včas všetky potrebné informácie o dodacích podmienkach, zárukách, certifikátoch.

1.18. Uzatvárajte dohody a zmluvy.

1.19. Ak je to potrebné, zúčastňujte sa aukcií v mene spoločnosti, počas postupov otvárania ponúk, vypracovávajte sťažnosti na FAS Rusko a jeho územné orgány, zastupujte záujmy spoločnosti pri posudzovaní týchto sťažností.

1.20. V prípade potreby sledujte svoj návrat Peniaze prispeli ako zabezpečenie aplikácií.

1.21. Udržiavať zavedené výkazníctvo.

Špecialista na výberové konanie má právo:

2.1. Žiadosť od manažérov štrukturálne členenia spoločnosti, špecialistom a ostatným zamestnancom informácie a dokumenty potrebné na jej splnenie Pracovné povinnosti.

2.2. V prípade potreby zastupuje organizáciu vo vzťahoch s inými organizáciami za účelom urýchleného riešenia otázok výrobnej a hospodárskej činnosti v rámci jej pôsobnosti.

4. ZODPOVEDNOSŤ

4.1. Za neplnenie alebo nesprávne plnenie svojich povinností ustanovených v týchto Pokynoch - v súlade s aktuálnym pracovnou legislatívou.

4.2.Za priestupky spáchané počas doby jej činnosti - v súlade s platnou občianskou, správnou a trestnou legislatívou.

4.3 Za spôsobenie materiálnej škody - v súlade s platnou legislatívou.

5. ĎALŠIE PODMIENKY

5.1. Tento popis práce je oznámený špecialistovi výberového konania proti podpisu. Jedna kópia pokynov sa uchováva v osobnom spise zamestnanca.

Prečítal som si pokyny

a zaväzujem sa splniť: ______________________________________________

Popis práce vedúci odboru výberových konaní a vládne dodávky[názov organizácie, podniku, inštitúcie] Táto pracovná náplň bola vypracovaná a schválená na základe pracovná zmluva s vedúcim odboru tendrov a vládnych dodávok, v súlade s Zákonníka práce Ruská federácia, iné regulačné právne akty upravujúce pracovnoprávne vzťahy.

1. Všeobecné ustanovenia 1.1.Vedúci oddelenia tendrov a vládnych dodávok patrí do kategórie manažérov a je priamo podriadený [názov funkcie]. 1.2. Osoba, ktorá má vyššie vzdelanie a zložil kvalifikačnú skúšku v špeciálnom programe [uveďte podľa potreby] a pracoval v odbore zodpovedajúcom profilu katedry minimálne [hodnota] rokov. 1.3. Vedúci oddelenia verejných súťaží a vládnych dodávok je menovaný a odvolávaný príkazom [názov funkcie vedúceho]. 1.4. Vedúci oddelenia verejných súťaží a zásobovania musí vedieť: - všeobecné zásady zadávanie zákaziek pre štátne a komunálne potreby; - základné princípy a koncepcie objednávkového systému pre potreby štátu a samosprávy; - hlavné procesy a prostriedky objednávkového systému pre potreby štátu a samosprávy; - systém zadávania štátnych a obecných zákaziek v kontexte sociálnych, politických a ekonomických procesov Ruskej federácie; - regulačný právny rámec pre zadávanie štátnych a obecných zákaziek; - Ústava Ruskej federácie; - medzinárodné normy pre zadávanie vládnych objednávok; - ruská legislatíva o organizácii zadávania objednávok na dodávku tovaru, výkon práce, poskytovanie služieb pre štátne a komunálne potreby; - regionálne regulačné právne akty súvisiace so zadávaním zákaziek pre štátne a komunálne potreby; - protimonopolné právne predpisy Ruskej federácie; - postup zadávania štátnych a obecných zákaziek; - plánovanie zadávania štátnych a obecných zákaziek; - postupy zadávania štátnych a obecných zákaziek prostredníctvom otvorených a uzavretých výberových konaní; - oznamovací postup, súťažná dokumentácia, postup pri podávaní žiadostí o účasť v súťaži, otváranie obálok so žiadosťami o účasť v súťaži a otváranie prístupu k žiadostiam predloženým formou elektronických dokumentov, posudzovanie žiadostí, hodnotenie a porovnávanie žiadostí o účasť v súťaži zlyhali dôsledky uznania súťaže; - kritériá hodnotenia žiadostí o účasť vo výberovom konaní, komparatívna analýza metódy hodnotenia žiadostí o účasť vo výberových konaniach; - postup zadávania štátnych a obecných zákaziek; - notifikačný postup, súťažná dokumentácia, postup pri podávaní prihlášok, posudzovanie prihlášok, vykonávanie, zhrnutie, dôsledky uznania za neúspešné; - vlastnosti tendrov a vládnych dodávok v elektronickej forme; - zadanie objednávky vyžiadaním cenových ponúk, a to aj za účelom poskytnutia humanitárnej pomoci alebo odstraňovania následkov mimoriadnych udalostí prírodného alebo človekom spôsobeného charakteru, od jediného dodávateľa (realizátora, dodávateľa) výmenného tovaru na komoditných burzách; - efektívnosť zadávania zákaziek pre štátne a komunálne potreby; - kontrola dodržiavania právnych predpisov Ruskej federácie o zadávaní štátnych a obecných zákaziek.Zodpovednosť za porušenie pri zadávaní a vykonávaní objednávok na dodávku tovaru, výkon prác, poskytovanie služieb pre štátne a komunálne potreby; - zabezpečenie ochrany práv a záujmov účastníkov pri zadávaní objednávok, odvolacie konanie; - informačná podpora štátnych a obecných zákaziek; - štruktúra a vlastnosti štátnych a komunálnych zmlúv; - riadenie plnenia štátnych a komunálnych zákaziek, účtovanie zákaziek; - špecifiká zadávania zákaziek pre štátne a komunálne potreby; - vlastnosti zadávania štátnych a obecných objednávok na dodávku tovaru; - vlastnosti zadávania štátnych a obecných objednávok služieb; - vlastnosti zadávania štátnych a obecných zákaziek pre rôzne druhy Tvorba; - občianska, správna, pracovná legislatíva z hľadiska regulácie činnosti [organizácií, inštitúcií]; - základy manažmentu, personálny manažment; - základy projektového manažmentu; - vnútorný pracovný poriadok [organizácie, inštitúcie]; - pravidlá ochrany práce, požiarnej bezpečnosti, priemyselnej hygieny.1.5. Profesionálne dôležité vlastnosti: [uveďte vlastnosti]. 1.6. V jeho neprítomnosti plní povinnosti vedúceho oddelenia verejných súťaží a zásobovania [doplňte podľa potreby]. 2. Pracovné povinnosti Vedúci oddelenia verejných súťaží a zásobovania má pridelené tieto pracovné povinnosti: 2.1. Riadi činnosť odboru výberových konaní a štátneho obstarávania. 2.2. Organizuje aktuálne a dopredné plánovaniečinnosti útvaru s prihliadnutím na ciele, zámery a smery, na realizáciu ktorých bol vytvorený, zabezpečuje kontrolu plnenia plánovaných úloh, koordinuje prácu zamestnancov útvaru. 2.3. Poskytuje metodickú a praktickú pomoc pracovníkom rezortu pri príprave a účasti v tendroch a vládnych dodávkach. 2.4. Predkladá návrhy na zlepšenie pracovného procesu a riadenia odboru výberových konaní a vládneho obstarávania. 2.5. Podieľa sa na výbere a umiestňovaní pracovníkov oddelenia, na organizovaní zvyšovania ich kvalifikácie a odborných zručností. 2.6. Podieľa sa na príprave a certifikácii zamestnancov oddelení. 2.7. Zabezpečuje včasnú prípravu vytvorenej reportovacej dokumentácie. 2.8. Sleduje tendre, súťaže, aukcie v médiách a na internete. 2.9. Podieľa sa na príprave súťažných podkladov. 2.10. Zastupuje záujmy [organizácií, inštitúcií] pri realizácii súťažných postupov. 2.11. Podieľa sa na tvorbe predpisov a metodické pokyny Autor: elektronické tendre a vládne dodávky. 2.12. Predkladá vedeniu [organizácie, inštitúcie] návrhy na skvalitnenie práce zamestnancov oddelení. 3. Práva zamestnanca Vedúci oddelenia výberových konaní a verejného obstarávania má právo: 3.1. Vyžadovať a dostávať potrebné informácie a dokumenty súvisiace s problematikou jej činnosti. 3.2. Navrhovať priamemu nadriadenému zlepšiť prácu súvisiacu s povinnosťami stanovenými v tomto popise práce. 3.3. Zadávajte príkazy podriadeným zamestnancom a sledujte ich plnenie. 3.4. Predkladať vedeniu nápady na odmeňovanie alebo trestanie zamestnancov pod jeho velením. 3.5. Podpíšte a potvrďte dokumenty vo vašej kompetencii. 3.6. Zapojiť špecialistov zo všetkých štrukturálnych divízií [organizácií, inštitúcií] do riešenia úloh, ktoré mu boli zverené. 3.7. Požadovať od vedenia, aby mu poskytovalo pomoc pri plnení svojich profesionálnych povinností a práv. 3.8. Pre všetky sociálne záruky stanovené zákonom. 3.9. Ďalšie práva ustanovené pracovnou legislatívou. 4. Zodpovednosť zamestnanca Vedúci odboru verejnej súťaže a zásobovania je zodpovedný za: 4.1. Za neplnenie alebo nesprávne plnenie pracovných povinností uvedených v tomto popise práce - v medziach stanovených platnou pracovnou legislatívou Ruskej federácie. 4.2. Za spôsobenie materiálnej škody zamestnávateľovi - v medziach stanovených platnou pracovnou a občianskou legislatívou Ruskej federácie. 4.3. Za trestné činy spáchané pri výkone ich činnosti - v medziach stanovených platnými správnymi, trestnými a občianskymi právnymi predpismi Ruskej federácie.

Špecialista na výberové konania sa zaoberá odborným obstarávaním v záujme spoločnosti a podieľa sa aj na vyhľadávaní, organizácii a vedení výberových konaní.

Tender manager je pomerne mladá špecializácia, ktorá sa stala populárnou vďaka vzniku a rozvoju elektronických aukcií. Bez skúseného manažéra sa firma len ťažko plnohodnotne zapojí do výberového konania. Preto je takýto špecialista užitočným a potrebným zamestnancom, ktorý ovplyvňuje rozvoj firmy. Práca, ktorú vykonáva, je veľmi zodpovedná a komplexná, vyžaduje si zručnosti, rozsiahle znalosti a solídne skúsenosti s predajom. Neúspech výberového konania nie je len ušlý zisk, ale aj vážny zásah do imidžu spoločnosti.

Funkčné povinnosti manažéra výberového konania:

Monitorovanie webových stránok, obchodných platforiem zapojených do konania vládnych a komerčných tendrov;

vyhľadávanie a výber ponúk v súlade s charakteristikami činnosti spoločnosti;

Registrácia na obchodných platformách;

Analýza ekonomických výhod účasti vo výberovom konaní;

Informačná podpora;

Diplomatická korešpondencia, rokovania s organizátormi tendrov, objasňovanie dokumentácie;

Informačná podpora a účasť na príprave balíka dokumentov (technických);

Spolupráca s oddeleniami na špecifikách a cenách ponúkaných produktov;

Analýza žiadostí o ich súlad s platnou legislatívou (FZ-94, FZ-223) a následná evidencia;

Informovanie o dodacích podmienkach, zárukách, potrebných certifikátoch, licenciách na účasť vo výberových konaniach;

Práca na elektronických obchodných platformách;

Sledovanie priebehu výberového konania v každej fáze (vrátane on-line): posúdenie žiadostí účastníkov, zhrnutie výsledkov, podpis zmlúv;

Podávanie správ o výsledkoch výberového konania.

Nájsť správneho špecialistu na ponuky je dosť ťažké. Mnoho veľkých spoločností však takýchto zamestnancov potrebuje. Ak chcete nájsť vhodnú prácu, stačí do vyhľadávača zadať „manažér výberového konania“.

Ak sa chcete stať špecialistom na výberové konanie, môžete absolvovať špecializované kurzy, po ktorých je už osoba pripravená.

Tendrové oddelenie je efektívnym nástrojom pre tendrový predaj najmä v nestabilnej ekonomickej situácii. Navyše, každá spoločnosť skôr či neskôr čelí potrebe rozšíriť možnosti marketingu svojich produktov/služieb. Efektívnym nástrojom na rozšírenie predajných kanálov je rozvoj tendrov. Účasť na výberových konaniach a v prípade víťazstva uzatváranie zmlúv s vládnymi a komerčnými dodávateľmi.

Osobitný význam má vývoj verejných súťaží a výberové oddelenie najmä v čase krízy, keď obchodné spoločnosti výrazne znižujú svoje rozpočty alebo úplne odmietajú uzatvárať zmluvy v mnohých nepodstatných oblastiach. Štát aj počas krízy nakupuje a bude nakupovať práce, tovary a služby potrebné pre normálne fungovanie celej krajiny. Okrem toho je vláda spoľahlivým klientom, ktorý platí účty.

Tender oddelenie: úlohy

Hlavné úlohy oddelenia tendra, ktoré stojí za to zdôrazniť, sú:
zabezpečenie účasti spoločnosti vo výberových konaniach
podieľanie sa na vytváraní a udržiavaní imidžu spoločnosti
získavanie nových zákaziek prostredníctvom systému výberových konaní a získavanie nových klientov, ako aj udržanie / návrat starých klientov

Predpokladom efektívnej činnosti v tomto smere je vytvorenie výberového oddelenia s kvalifikovaných špecialistov motivovaní k výsledkom. O tom sa bude diskutovať v článku.

Typická organizačná štruktúra oddelenia výberového konania

Pozrime sa na typickú štruktúru výberového oddelenia. Okamžite urobím výhradu, že štruktúra, ktorú zvážime, je typická. IN veľké spoločnosti zodpovednosti môžu byť pridelené jednotlivému špecialistovi, v malé spoločnosti Povinnosti celého výberového oddelenia môžu byť prerozdelené medzi jedného alebo dvoch zamestnancov.
Vedúci odboru výberových konaní
Zástupca vedúceho / Hlavný špecialista
manažér /
Zástupca manažéra/sekretárka

Reťazec príkazov vyzerá takto:

Rozdelenie zodpovedností zamestnancov tendrového oddelenia a štandardná náplň práce

Jednou zo štandardných chýb, ku ktorým dochádza pri vytváraní a rozvoji oblasti tendra, je prerozdelenie funkcií a zodpovednosti za prípravu tendrov medzi špecialistov, ktorí sa tým predtým nezaoberali a nemajú v tejto oblasti dostatočné znalosti.

Napríklad advokát okrem hlavných funkcií dostáva aj rozvoj oblastí pre výberové konania. V niektorých spoločnostiach to nemusí byť právnik, funkcie prípravy ponúk sú prenesené na sekretárku, asistenta manažéra alebo účtovníka. Ide o neefektívny prístup, ktorý v konečnom dôsledku ovplyvňuje výsledky práce v tendroch.

Na efektívnu účasť vo výberových konaniach sú potrebné znalosti v tejto oblasti, ako aj skúsenosti. Najracionálnejším a najefektívnejším prístupom je vytvorenie výberového oddelenia, ktoré počiatočná fáza môže pozostávať z jedného špecialistu. Ale tento špecialista musí byť vyškolený v oblasti výberových konaní a mať príslušné praktická skúsenosť. Činnosť oddelenia výberového konania by mala smerovať len k dosiahnutiu jediného cieľa: efektívnej účasti spoločnosti vo výberových konaniach a získavania nových zákaziek pre spoločnosť prostredníctvom ponukového systému.

Typické je aj rozdelenie zodpovedností v rámci oddelenia výberových konaní, ktoré s vami zvážime a môže sa líšiť v konkrétnej organizácii.

Vedúci oddelenia výberových konaní:
2.1. Sleduje oznámenia o výberových konaniach v rôznych zdrojoch.
2.2. Koordinuje účasť vo výberových konaniach s riaditeľom Spoločnosti alebo vedúcimi oddelení podľa špecifík činnosti oddelení.
2.3. Analyzuje účasť konkurentov vo výberových konaniach a poskytuje informácie vedeniu oddelení potrebné pre tvorbu finančných návrhov.
2.4. Spolu s právnym oddelením sa podieľa na vypracovaní žiadostí o objasnenie obstarávacej dokumentácie;
2.5. Odpovedá na aktuálne otázky týkajúce sa prípravy dokumentácie pre účasť vo výberových konaniach pre zástupcov rezortov a organizátorov výberových konaní.
2.6. Plánuje činnosť zamestnancov oddelenia.
2.7. Kontroluje prípravu návrhov (finančných a technických) pre výberové konania, odhady a harmonogramy prác špecialistami Spoločnosti a určuje termíny poskytovania dokumentácie odborníkmi Spoločnosti, menovanými vedúcimi oddelení, do výberového oddelenia;
2.8. Sleduje prípravu balíkov podkladov do výberových konaní pracovníkmi oddelení.
2.9. Podieľa sa na vypĺňaní formulárov dokumentov v súlade s dokumentáciou obstarávania;
2.10. Pripraví balík podkladov pre strategicky dôležité tendre v súlade s požiadavkami dokumentácie obstarávania.
2.11. Kontroluje predkladanie dokumentov do výberových konaní;
2.12. Vypracúva ohlasovaciu dokumentáciu a predkladá ju riaditeľovi spoločnosti.
2.13. V prípade víťazstva vo výberovom konaní poskytuje potrebné informácie na uzatvorenie zmluvy zamestnancom Spoločnosti. Zodpovednosť za zmeny v kalendárnych plánoch, technických návrhoch a pod., ktoré sú potrebné na uzatvorenie zmluvy, nesú špecialisti oddelení, ktoré vyhrali aukciu.
2.14. Informuje právne oddelenie o potrebe vystavenia bankových záruk a lehotách na predloženie dokladov.
2.15. Poskytuje účtovnému oddeleniu informácie potrebné na úhradu zabezpečenia žiadostí o účasť vo výberových konaniach a informácie o termínoch podávania platobných príkazov na výberové konanie.
2.16. Sleduje zmeny v legislatíve, právnom rámci pre prípravu súťažných podkladov, verejného obstarávania a oboznamuje s týmito informáciami zamestnancov oddelení.
2.17. Riadi činnosť podriadených, prijíma opatrenia na zabezpečenie ich dodržiavania interných pracovnoprávnych predpisov.
2.18. Predkladá návrhy na odmeny alebo tresty pre zamestnancov oddelení a pomáha zvyšovať ich kvalifikáciu.

No a teraz sa pozrieme na typické povinnosti tendrového špecialistu.

Špecialista na výberové konania:
2.1. Podieľa sa na monitorovaní vyhlásení výberových konaní v rôznych zdrojoch
2.2. Odpovedá na aktuálne otázky týkajúce sa prípravy dokumentácie pre účasť vo výberových konaniach pre zástupcov rezortov a organizátorov výberových konaní.
2.3. Pripraví balík dokumentov v súlade s požiadavkami súťažnej dokumentácie:
 vypracúva návrhy (finančné a technické) poskytované odbornými pracovníkmi útvaru v súlade s normami dokumentácie;
 požaduje finančné údaje a dokumenty týkajúce sa Spoločnosti od účtovného oddelenia;
 požaduje (v závislosti od požiadaviek obstarávacej dokumentácie) certifikáty od rôznych vládnych agentúr v rámci prípravy súťažných podkladov vo svojej oblasti zodpovednosti;
 v zastúpení vedúceho oddelenia vypĺňa formuláre dokladov v súlade s dokumentáciou obstarávania;
 v mene vedúceho oddelenia zbiera dokumenty (ustanovujúce dokumenty, preukazy, diplomy, odborné osvedčenia, kópie zmlúv, aktov a pod.)
 skenuje a kopíruje dokumenty potrebné na prípravu prihlášky do výberového konania.
 organizuje notárske overenie dokumentov potrebných na prípravu balíka dokumentov do výberového konania
2.4. Špecialista na výberové konanie pripraví balík dokumentov, ktoré sú súčasťou prihlášky do výberového konania, spôsobom určeným organizátorom obstarávania a v súlade s požiadavkami na dokumentáciu.
2.5. Organizuje zasielanie dokumentov do výberových konaní a monitoruje ich príjem Zákazníkmi;
2.6. V prípade potreby výroby vykonáva kuriérske funkcie.
2.7. Štruktúruje informácie o obchodovaní na elektronických a papierových médiách.
2.8. V mene vedúceho oddelenia pripravuje listy, žiadosti a iné dokumenty.
2.9. Pripravuje odpovede na listy a otázky v oblasti svojej pôsobnosti
2.10. Vykonávať pokyny vedúceho oddelenia v oblasti jeho pôsobnosti.

Oddelenie výberových konaní a riadenie procesov

Vedúci (vedúci) oddelenia tendra riadi proces, vykonáva plánovanie, monitorovanie, kontrolu, analýzu a akceptáciu manažérske rozhodnutia. V rôznych spoločnostiach je možné zorganizovať výberové konanie a proces riadenia rôzne možnosti. Budeme však uvažovať o štandardnej možnosti, keď funkcie riadenia odboru tendra vykonáva vedúci oddelenia tendra.

Vedúci odboru výberového konania plánuje priebeh procesu v súlade s počtom dohodnutých ponúk s použitím nasledujúcich informácií:
informácie o vyhlásených tendroch,
požiadavky organizátora obstarávania uvedené v súťažnej dokumentácii,
informácie o výsledkoch účasti na aukcii

Vedúci odboru výberového konania eviduje výsledky plánovania v interných dokumentoch odboru. V praxi si môžete prípravu ponúk plánovať pomocou Excelu. To znamená, viesť tabuľku s informáciami o zákazníkovi, predmete kúpy, počiatočnej (maximálnej) cene, účastníckej cene, termíne pre akceptovanie dokumentov, termíny sčítania výsledkov a ďalšie informácie, ktoré môžu byť užitočné pri práci. Túto tabuľku je možné použiť na podávanie správ manažmentu.

Alternatívou k tejto možnosti je podávanie správ v špecializovaných službách a programoch.

Tender oddelenie a jeho technológia práce

Pozrime sa na postup práce tendrového oddelenia v dodávateľskej firme a schému interakcie v rámci firmy.

Práce na výberovom konaní sa začínajú získavaním informácií o prebiehajúcich výberových konaniach v súlade s údajmi o potrebe poskytovania služieb prijatých od vedenia spoločnosti. Teda špecialista na výberové konania alebo vedúci odboru výberového konania najskôr vyhľadá ponuky s prihliadnutím na výberové kritériá: cenu, región, predmet výberového konania alebo iné informácie, ktoré pochádzajú od vedenia spoločnosti.

Proces končí za nasledujúcich podmienok:
získavanie informácií o výsledkoch obchodovania
sprostredkovanie informácií zainteresovaným stranám v rámci spoločnosti.

Informácie o výsledkoch sú zverejnené v Unified informačný systém alebo ak ide o obchodnú súťaž, informácie je možné získať ústne od objednávateľa alebo z webovej stránky objednávateľa. Ďalej sú prijaté informácie prenesené na príslušné oddelenie prostredníctvom CRM systému, resp e-mail alebo ústne. V prípade výhry sa dodatočne zasielajú informácie o dátume zverejnenia výsledkov ponukového konania, výške zmluvnej zábezpeky a načasovaní zákazky. Ďalej sa špecialista zodpovedný za uzavretie zmluvy zaoberá vystavením bankovej záruky a uzavretím zmluvy. V praxi sú funkcie uzatvárania zmlúv často zverené firemnému právnikovi alebo špecialistovi na oddelení tendra. Ak sa na uzatváraní zmlúv podieľa špecialista z odboru výberového konania, proces je ukončený v momente uzavretia zmluvy so zákazníkom.

Nevyhnutnou podmienkou pre pokračovanie obchodného procesu výberového oddelenia je včasné schválenie účasti na výberových konaniach s vedením, ktoré zahŕňa primárny výber, sekundárny výber a konečný výber ponúk. V počiatočnej fáze výberu manažér vyberá ponuky s prihliadnutím na kritériá ceny, regiónu a predmetu nákupu. Pri sekundárnom výbere sú vybrané nákupy analyzované vedúcim výberového oddelenia a vedúcimi príslušných oddelení z hľadiska realizovateľnosti účasti. Analyzujú sa kritériá hodnotenia prihlášky, zisťuje sa realizovateľnosť účasti s prihliadnutím na cestovné náklady a s prihliadnutím na možné zníženie cien konkurentov.

V záverečnej fáze odborníci z príslušného oddelenia analyzujú technické požiadavky na nákup a termíny. Vedúci oddelenia tendra analyzuje minulé nákupy zákazníka pri podobných nákupoch, analyzuje ceny konkurentov a vypočíta prognózu možného zníženia ceny. S prihliadnutím na tieto faktory s konečnou platnosťou rozhodne o vhodnosti účasti na aukcii vedenie príslušného oddelenia a v prípade potreby aj vedenie spoločnosti.

Oddelenie výberových konaní: hlavné etapy a princípy práce

Zo štrukturálneho hľadiska je verejná súťaž systém postupných činností zameraných na uspokojenie vopred stanovených požiadaviek a potrieb spoločnosti, vrátane obmedzení načasovania, nákladov, zdrojov, s prihliadnutím na povahu a špecifiká práce pre konkrétnu službu.

Hlavné fázy procesu

Sledovanie oznámení o výberových konaniach v rôznych zdrojoch.
Koordinácia s manažérmi Spoločnosti, vedúcimi oddelení účasti na výberových konaniach v súlade s politikou Spoločnosti a špecifikami činnosti divízií.
Plánovanie prípravy dokumentácie pre účasť vo výberových konaniach v súlade s termínmi predkladania dokladov.
Vytvorenie balíka dokumentácie v súlade s požiadavkami a spôsobom určeným organizátorom aukcie.
Kontrola zhody dokumentácie s požiadavkami.
V prípade potreby oprava dokumentácie.
Pred odoslaním dokumentácie skontrolujte, či boli vykonané nejaké opravy.
Príprava balíka na odoslanie a odoslanie dokumentácie.
Kontrola zasielania dokumentácie organizátorom aukcie.
Sledovanie výsledkov účasti vo výberových konaniach.
Šírenie informácií o výsledkoch obchodovania zainteresovaným stranám v rámci spoločnosti.

Základné zásady vykonávania verejnej súťaže:
Systematickosť– práca je organizovaná a vykonávaná v súlade s internými dokumentačnými štandardmi Spoločnosti a s prihliadnutím na celý súbor požiadaviek na dokumentáciu.
Postupnosť - plánovanie a vykonávanie práce prebieha v prísnej postupnosti, v ktorej nasledujúce úlohy využívajú výsledky predchádzajúcich.
Relevantnosť– dielo musí zodpovedať aktuálnym trendom a požiadavkám stanoveným v obstarávacej dokumentácii a legislatíve.
Efektívnosť– akákoľvek práca je zameraná na dosiahnutie konkrétneho výsledku, ktorý je zase povinnou súčasťou konečného výsledku.
Dôvernosť– všetky materiály prijaté v rámci spoločnosti ako súčasť práce, všetky medziprodukty a konečné výsledky v akomkoľvek formáte prezentácie sú majetkom spoločnosti a ich distribúcia alebo ďalšie použitie v akejkoľvek forme nie je povolené bez osobitného povolenia.

Poznámka: V prípadoch, keď máte podozrenie na bezúhonnosť zamestnancov organizátora výberového konania, napríklad ak existuje dôvod domnievať sa, že dôverné informácie s vaším cenovým návrhom môžu byť prezradené iným účastníkom výberového konania, odporúčame vám zabezpečiť doručenie ponúk na poslednú chvíľu. Na poslednú chvíľu to znamená podať žiadosť niekoľko hodín pred termínom prijímania žiadostí, prípadne podať žiadosť priamo pri otváraní obálok.

Zdroje informácií využívaných pri poskytovaní služieb

prvotné informácie prijaté od organizátorov súťaže (oznámenie na webovej stránke, oznámenie o zmenách súťažných podmienok; dokumentácia pre účasť v súťaži, plán obstarávania, protokol o preskúmaní a hodnotení)
prvotné informácie získané od objednávateľa (v závislosti od podmienok obstarávacej dokumentácie: metodika, metodika, koncept, technický návrh, zoznam špecialistov, informácie o skúsenostiach, kalendárny plán, finančný návrh)
vlastná informačná základňa (vzory firemných dokumentov, formuláre)

Ponukové práce a dokumentácia výsledkov

Dokumentácia prác na príprave dokumentácie uchádzača a jej výsledkov sa vykonáva pomocou štandardných vzorov dokumentov (formát správy). Spoločnosť môže použiť formulár ako ohlasovací dokument, napríklad pripravený v Exceli. Taktiež informácie o pripravovaných tendroch a výsledkoch práce tendrového oddelenia je možné evidovať v CRM systéme alebo iných špecializovaných programoch či službách, napríklad v službe TenderPlan.

Platobný a motivačný systém

Najpopulárnejšie platobné systémy v oblasti výberových konaní sú nasledovné:
1) platba za výsledky
2) pevná platba

V prvom prípade firma motivuje pracovníkov tendrového oddelenia k dosiahnutiu výsledkov, t.j. získanie nových zákaziek pre spoločnosť. V druhom prípade takáto motivácia prakticky chýba.

Možné variácie systému „Platba za výsledky“:
1. Plat + percento vyhratých ponúk
2. Plat + fixný bonus na základe výsledkov výkonnosti
3. Percento víťazných ponúk
4. Platba za každú prijatú žiadosť.
Najbežnejšie možnosti platby pre špecialistov na výberové konania sú 1 a 2 pre špecialistov na diaľku, možnosti 3 a 4. Možné sú aj variácie, keď napríklad nezávislá osoba pripraví iba prvú časť žiadosti o aukciu a ak; prihláška do prvej časti je prijatá, dostáva fixnú mzdu. Druhú časť aplikácie pripravujú špecialisti zákazníka, ktorí dostávajú mzdu a percentá z víťazných ponúk alebo mzdu a fixný bonus.
Nepochybnou výhodou tohto systému odmeňovania je motivácia ku konečnému výsledku. Úrok a výsledky pri takomto systéme odmeňovania sú vyššie ako pri fixnej platbe. Samozrejme za predpokladu, že plat nie je mizerný, ale trhový.

Teraz zvážime možnosti pevnej platby:
1. Fixný plat
2. Pevná platba za každú pripravenú žiadosť
V prvej možnosti sú možné aj rôzne variácie, napríklad keď sa k mzde pripočíta platba za nadčas. V prípadoch, keď je objem pripravených tendrových žiadostí veľký a veľa vybavuje, môže byť významná aj výška platby za spracovanie.

Výhody a nevýhody podpory tendra

Firmy a podnikatelia, ktorí práve vstupujú na trh štátnych zákaziek, robia jednu častú chybu. Všetky tendrové činnosti spoločnosti sú kompletne outsourcované spoločnosti, ktorá poskytuje podporu v oblasti tendrov. Hlavná a hlavná chyba je, že žiadna iná spoločnosť ako vaša a žiadny špecialista okrem vášho zamestnanca nebude mať taký záujem o výsledok.

Prvé mínus prilákanie outsourcingovej spoločnosti do výberových konaní je:
- slabý záujem o výsledok pracovníka, ktorý vám žiadosť pripraví. Ak aj zaplatíte slušný poplatok outsourcingovej spoločnosti, s najväčšou pravdepodobnosťou to nebude mať veľký vplyv na výplatu konkrétneho zamestnanca, ktorý vám žiadosť pripraví.
Druhé mínus To nie je vždy vysoká úroveň gramotnosti vo vašej oblasti u zamestnancov outsourcingovej spoločnosti, ktorí pripravia žiadosť.
Tretie mínus Ide o slabú kontrolu činnosti zamestnancov pripravujúcich žiadosti o výberové konanie. Nemôžete vždy presne vedieť a pochopiť, či zamestnanec outsourcingovej spoločnosti pracuje na vašom tendri a v akom štádiu sa projekt nachádza.

Výsledkom je, že po zaplatení slušných peňazí za prácu sa môžete dostať do situácie, v ktorej nie je záujem o výsledok práce, interpret nie je vysoko profesionálny vo vašom predmete a chýba kontrola.

Preto sa dôrazne neodporúča outsourcovať všetky oblasti výberových konaní. Prilákať outsourcingové spoločnosti na podporu tendrov a freelancerov je možné a potrebné, stačí však delegovať niektoré úlohy a kontrolovať proces prípravy žiadostí.

To znamená, že vo firme potrebujeme špecialistu na výberové konania, ktorý by bol motivovaný dosahovať výsledky v tendroch, niektoré funkcie vykonávať sám, iné delegovať. Napríklad prípravou prvých častí aukcií môže byť poverená spoločnosť na podporu tendra alebo freelancer. Hlavná vec je, že odborníci majú dostatočné praktické skúsenosti vo vašej téme.

Dôrazne sa neodporúča delegovať funkcie vyhľadávania ponúk, pretože ak chcete vybrať skutočne sľubné a zaujímavé obstarávania vo vašej oblasti, musíte tejto téme dobre rozumieť a byť schopní analyzovať a vypočítať vyhliadky na účasť. Špecialista, ktorý nerozumie vašej téme, to nedokáže efektívne.

Hlavnou výhodou najatia freelancera alebo spoločnosti na podporu tendra je skrátenie času na rutinné operácie. Ušetrený čas je možné využiť efektívnejšie na získanie najlepšie výsledky. Napríklad venujte viac času analytike. Taktiež je možné zvýšiť počet spracovaných a pripravených ponúk.

Hľadanie nových príležitostí na predaj tovaru/služieb počas nestabilnej ekonomiky je naliehavé pre všetky organizácie, ako pre veľké korporácie, tak aj pre zástupcov stredných a malých podnikov.

V súčasnosti pokračuje trend rozvoja hospodárskej krízy. Problém predaja tovaru a služieb je akútny. V období šetrenia sa škrtajú rozpočty a množstvo spoločností úplne odmieta uzatvárať životne dôležité zmluvy. Všetky štátne organizácie, ako aj čoraz väčší počet súkromných spoločností a individuálnych podnikateľov aktívne využívajú bezplatné tendre v režime akútneho šetrenia.

Pre nových záujemcov o výberové konanie môžete využiť služby outsourcingovej spoločnosti, ktorá sa špecializuje na podporu výberových konaní, alebo si môžete sami vytvoriť výberové oddelenie.

Výhody outsourcingu:

Rýchle výsledky s minimálna investícia financie - možné, ak účasť na výberových konaniach nie je systematického charakteru.

Nevýhody outsourcingu:

Žiadna outsourcingová spoločnosť nepozná špecifiká vašej práce tak dobre, ako ju poznáte vy.

Zvýšenie poplatkov za outsourcingové služby je slabým argumentom pre osobu, ktorá priamo dohliada na vašu organizáciu.

Slabá kontrola nad zamestnancom outsourcingovej spoločnosti. Nemôžete posúdiť situáciu - ako presne vzdialený pracovník, ktorý vedie váš projekt, rozumie danej úlohe a v akom štádiu vývoja sa projekt nachádza.

Ak chcete, aby bola práca vykonaná dobre, urobte to sami. Máte záujem o 100% výsledky. Ste odhodlaní vyhrať. Ak prehráte, stratíte oveľa viac ako špecialista na outsourcing.

Racionálnym riešením hľadania nových spôsobov predaja tovarov a služieb je vytvorenie tendrového oddelenia. V prvom rade to neprefukujte veľký personál zamestnancov. Na začiatok stačí začať s jedným alebo dvoma zamestnancami, ktorí absolvujú špeciálne školenie. Myšlienka preniesť organizáciu nákupov ponúk na sekretárku, účtovníka alebo právnika je zlá, pretože nikto nezruší hlavnú prácu a spracovanie informácií o ponukách, príprava dokumentácie, analýza minulých predajov je seriózna práca, ktorá si vyžaduje zodpovedné, kompetentné prístup. Včasné spracovanie informácií o dostupných partiách na bezplatných elektronických platformách alebo nesprávne sledovanie tendrov povedie k strate potenciálne ziskovej zákazky. Implementácia špeciálny program vyhľadávanie tendrov vám výrazne zjednoduší prácu.

Hierarchia oddelenia výberových konaní

Takže rozhodnutie padlo! Potreba vytvorenia tendrového oddelenia je zrejmá. Vynára sa otázka: ako racionálne organizovať prácu v rámci oddelenia? To závisí od veľkosti organizácie a rozsahu jej činností. Ako už bolo spomenuté, v prvej fáze nemá zmysel zvyšovať počet zamestnancov. Je oveľa jednoduchšie niekoho zamestnať, ako ho neskôr prepustiť. Je potrebné premyslieť jasnú hierarchiu podriadenosti a vypracovať popisy práce. Môžete to urobiť sami alebo uzavrieť dohodu s organizáciou, ktorá sa špecializuje na plánovanie štruktúry oddelenia výberových konaní. Ak si nie ste istí, že dokážete kompetentne zorganizovať štruktúru a premyslené popisy práce každého člena oddelenia, špecialisti to za vás urobia za poplatok. Na internete nie je ťažké nájsť ponuky na tento typ služieb.

Existuje niekoľko možností organizácie práce oddelenia výberových konaní. Najbežnejšia hierarchia je nasledovná:

vedúci oddelenia verejnej súťaže;

námestník oddelenia výberového konania;

Manažér výberového konania (špecialista na výberové konanie), môže ich byť niekoľko;

asistent manažéra výberového konania (kuriér);

Vedúci oddelenia tendra je prostredníkom medzi vedením organizácie a zamestnancami oddelenia, riadi prácu celého oddelenia, vedie analytiku a koordinuje technické a finančné aspekty procesu.

Zástupca vedúceho - pravá ruka vedúci oddelenia je plne spôsobilý zastupovať vedúceho zamestnanca v čase jeho neprítomnosti na pracovisku z jedného alebo druhého dôvodu.

Manažér výberového konania vyhľadáva ponuky, pripravuje podklady potrebné pre účasť na aukcii, v neprítomnosti asistenta doručuje zhromaždenú dokumentáciu k výberovým konaniam a sleduje ich príjem objednávateľom, vykonáva pokyny manažéra v rámci svojej pôsobnosti a monitoruje včasnosť vyhotovenia/obnovenia dokumentácie.

Právnik vo vysoko špecializovanej oblasti musí mať právny rámec a dôkladne ho poznať federálny zákon 44-FZ, ako aj ďalšie zákony súvisiace s úpravou procesov účasti na výberových konaniach, sledovať zmeny a doplnenia zákonov a predkladať záujmy organizácie Federálnej protimonopolnej službe.

Hlavné úlohy oddelenia tendra

Rozšírte svoju zákaznícku základňu, uzatvárajte nové zmluvy, udržujte zavedené predajné cesty a obnovte spojenia so starými zákazníkmi;
Udržiavať imidž spoločnosti, vytvárať si povesť spoľahlivého zákazníka/dodávateľa;
Pripraviť súťažnú dokumentáciu, vyhľadať ponuky na všetkých lokalitách, zabezpečiť účasť vo výberových konaniach;
Obhajovať záujmy v prípade porušení, včas podať sťažnosť na FAS;
Vykonajte analýzu predajov/nákupov formou výberového konania.

Funkčné povinnosti zamestnancov

Vypracovanie potrebnej dokumentácie pre účasť vo výberových konaniach, kontrola dokladov zhody s požiadavkami;

Sledovanie aktuálnych informácií o obchodovaní z rôznych zdrojov;

Koordinácia účasti na výberových konaniach a cenovej politiky s vedúcim spoločnosti v súlade so špecifikami činnosti;

Plánovanie prípravy podkladov pre nadchádzajúce aukcie, včasná úprava dokumentácie;

Príprava dokumentov na odoslanie a sledovanie ich odoslania;

Vypracovanie dokumentácie na podávanie správ;

Analýza uskutočnených nákupov/predajov;

Uchovávanie dokumentácie súvisiacej s výberovým konaním po dobu piatich rokov.

Odmeňovanie a motivácia pracovníkov tendrového oddelenia

Každý človek potrebuje motiváciu, aby dosiahol výsledky. Výnimkou nie sú ani zamestnanci oddelenia tendrov. Existuje niekoľko spôsobov, ako motivovať zamestnancov.

Fixný plat + bonus za úspešnú transakciu
fixný plat + percento zo sumy vyhratého tendra
Pevná platba za každú pripravenú žiadosť je možná vo veľkých štruktúrach, ako je napríklad Moskovské ministerstvo zdravotníctva alebo obstarávanie Lukoil, keď počet žiadostí o účasť vo výberových konaniach dosiahne značnú veľkosť.

Zhrnutie

Pre jednorazové víťazstvá na elektronických platformách stačí využiť outsourcingové tendrové spoločnosti.

Padlo rozhodnutie vytvoriť oddelenie výberového konania – nie je potrebné spočiatku zvyšovať počet zamestnancov na oddelení.

Prácu s výberovými konaniami by ste nemali delegovať na právnika, účtovníka alebo sekretárku. Ak budete prenasledovať dvoch zajacov, nechytíte ani jedného. Účinnosť bude nulová.

Od práce nového oddelenia by ste nemali očakávať veľkú návratnosť. Najprv musíte analyzovať smer rozvoja organizácie, premyslieť funkčnosť oddelenia, rozdeliť zodpovednosti medzi zamestnancov, definovať ciele a zámery a tiež vykonať školenia pre zamestnancov, ktorí budú poverení úlohou zúčastniť sa výberových konaní.

Ste odhodlaní dosiahnuť výsledky – zaradiť sa medzi víťazov tendrov. Dobrým motivátorom na dosiahnutie cieľa je odmeňovanie zamestnancov za úspešne zrealizované transakcie.